Communicatie is een belangrijk (en vaak onderschat) onderdeel van een event. Je kunt een mooi event neerzetten op een prachtige locatie, maar zonder de juiste doelgroep, op de juiste plaats en met de juiste boodschap, is er slechts een kleine kans dat je event uiteindelijk een succes wordt. Zonde!
De communicatie rondom een event is meer dan alleen een uitnodiging en een registratiepagina. Wil je je doelstellingen behalen? Vertel dan je bezoekers waarom ze het event niet mogen missen, waar het plaats vindt en en hoe de dag eruit ziet. En dit alles het liefst in een strak uitziende, aantrekkelijke én goedwerkende website.
Wat zet je in een event website?
De registratie pagina blijft natuurlijk een belangrijk onderdeel. Je genodigden zullen zich alleen aanmelden als alle elementen van het event helder en aantrekkelijk zijn. Maar er zijn meer zaken van belang. Momice geeft een handig overzichtje van wat volgens hen in een event website thuishoort:
- Algemene informatie
Wat maakt het event bijzonder? Wat zijn de highlights? Sprekers? Thema? En minstens zo belangrijk: waarom wordt het event georganiseerd? Hoe duidelijker dit is voor je genodigden, hoe groter de kans dat ze komen.
- Locatie
De locatie van een event roept altijd vragen op. Wees dus heel gedetailleerd: Wat is het adres? Hoe kom je er met OV en/of auto? Waar kan men parkeren? Is parkeren betaald of gratis? Zijn er andere bijzonderheden?
- Sprekers
Sprekers zijn vaak een belangrijke publiekstrekker. Promoot je sprekers daarom goed met een foto, biografie en geef aan wat hun belangrijkste boodschap zal zijn.
- Programma
Maak het programma interessant genoeg om je genodigden nieuwsgierig te maken, zonder te veel te verklappen. Een duidelijk overzicht van dagen, tijden en de verschillende onderdelen mag natuurlijk niet ontbreken.
- Gastenlijst
Netwerken is een belangrijke reden om naar een event te komen. Activeer de gastenlijst, zodat je genodigden kunnen zien wie er nog meer komen - en bied mogelijkheden om met elkaar in contact te komen, zodra ze zich hebben aangemeld.
- Social media
Je bestaat pas écht wanneer jouw content wordt gedeeld. Zorg ervoor dat je er genoeg reuring rondom je event ontstaat en deel nieuwe content via diverse kanalen. Maak de content feed van Twitter en Instagram zichtbaar op je event website, zodat je bezoekers meteen zien wat er leeft.
- Sponsors & partners
Wordt jouw event mede mogelijk gemaakt door sponsors en partners? Zet ze in het zonnetje op je event website, inclusief een omschrijving en link naar de bedrijfspagina's.
- Plattegrond
Organiseer je het event op een grote locatie? Voeg dan een overzichtelijke plattegrond toe met daarop de entree, zalen en andere belangrijke plekken, zodat je bezoekers niet verdwalen.
- Foto & video
Zorgt een professionele fotograaf of video team voor mooie beelden van je event? Toon die dan op een aparte foto en video pagina. Je kunt ook aan je bezoekers vragen om hun beleving te delen en zelf foto’s toe te voegen tijdens het event. Maximale betrokkenheid!
- Bijlagen
Maak een aparte pagina voor presentaties en andere belangrijke documenten. Dan weet je zeker dat je bezoekers altijd over de meest recente bijlagen beschikken.
- Contact / FAQ
Probeer zoveel mogelijk standaard antwoorden te geven op een Frequently Asked Questions (FAQ) pagina. Dat scheelt al snel 80% van de mails en telefoontjes. Geef je bezoekers wel altijd de mogelijkheid om contact op te nemen met de organisatie voor overige vragen.
- Registreren
Last but not least: de registratie pagina. Bedenk goed welke gegevens je nodig hebt voor, tijdens en na het event en onthoud: hoe minder vragen, hoe groter de kans op registratie!
Pak het slim aan: kies de juiste event software
- Werk efficiënt en voorkom fouten
Event professionals zijn geen webdevelopers. Je hebt vaak weinig tijd, weinig geduld en bovendien 1000 andere dingen te doen. Toch biedt een event website biedt veel voordelen, voor het stroomlijnen van de communicatie met je bezoeker. Bovendien is het maken van een website vaak de efficiëntste oplossing - en de kans op fouten minimaal.
- Kies de juiste software
Het maken en bijhouden van een website hoeft niet ingewikkeld te zijn; het is helemaal afhankelijk van hoe flexibel en gebruiksvriendelijk jouw CMS is. Er zijn duizenden website templates die zeggen overal geschikt voor te zijn, maar voor events gelden heel specifieke regels. Zoek daarom event software die bij jouw wensen past.
Voorkom het gebruik van veel verschillende systemen en kies software waarbij de event website gekoppeld is aan de mail, registratie en enquête. Zo sla je meerdere vliegen in één klap, en heb je al je communicatie mooi bij elkaar. Handig voor je bezoekers... En voor jou!
