Heb je ooit de opdracht gekregen om een space-only-meeting te boeken? Zo ja, dan mijn complimenten voor je inspanningen. Zo niet, dan staat je nog een flinke worsteling te wachten! Het hoeft echter niet zo lastig te zijn.
Veel planners zien het boeken van space-only-meetings als een van de grootste worstelingen, maar met een paar tips van de insider kun je het gemakkelijker maken om het hotel en de vergaderruimte te boeken die je nodig hebt. Laten we beginnen met de PRVR, Principes Rondom Vergaderruimtes.
Principe 1: ruimte is het belangrijkste vermogen
Hotels kunnen hun slaapruimtes niet verhuren als ze niet genoeg vergaderruimte hebben om de beschikbaarheid te matchen. De vergaderruimtes van een hotel zijn belangrijker dan hun slaapruimtes, dus houd dat in je achterhoofd.
Principe 2: geen ere wie ere toekomt
De GSO (Global Sales Office) of verkoper in onroerend goed krijgt niet betaald voor jouw space-only-programma. Dat betekent dat zij geen hemel en aarde zullen bewegen om jou die roadshow te helpen neer te zetten, maar het is goed om je hiervan bewust te zijn.
Principe 3: timing is van het uiterste belang
Wanneer jij jouw space-only-meeting boekt, is het van ontzettend belang of je succesvol bent of niet. Je kan zelfs verder van tevoren een vergadering boeken als je weet welke vragen je moet stellen.
Nu dat je de PRVR kent, volgen hier wat tips over hoe jij jouw space-only-meeting voor kunt leggen aan:
1. Weet wat 'Free Sell' betekent
Dit is een term die wordt gebruikt om een datum te beschrijven waar de cateringafdeling de verkoop van vergaderruimtes overneemt en het kan verkopen zonder goedkeuring (of in ieder geval minder barrières die tussen jou en goedkeuring liggen). Dat kan 90 dagen, 120 dagen of zelfs maar 30 dagen betekenen.
2. Je bent wat je eet
In plaats van kamerhuur te betalen, kun je beter een maaltijd of twee met wat koffiepauzes inlassen. Vaak zullen hotels huurprijzen laten vervallen, in ruil voor een goed voedsel- en drankenpakket. Wil je je kansen van het verkrijgen van die ruimte vergroten? Boek er een bar bij.
3. Wees flexibel als het gaat om data
Wanneer je met je contactpersoon van het hotel spreekt, geef je een aantal mogelijke data op. Je wil je best doen om te passen waar ze je nodig hebben. Dit zal een grote rol spelen bij de kostenbesparing. Oh, en sta open voor een weekend.
4. Boek zo dicht mogelijk op de vergaderdatum
Naarmate de tijd verstrijkt, wordt het voor hotels moeilijker en moeilijker om hun vergader- en slaapruimtes te verkopen. Hier kun je je voordeel uit doen, aangezien hotels overgaan van spaarzaam zijn met hun ruimte naar een regelrechte executieverkoop.
5. Als je verder van tevoren moet boeken, probeer dan dagen te boeken net voor of na een feestdag
Als je niet wil wachten tot vlak van te voren om je vergaderruimte te boeken, probeer dan data rondom een feestdag te vinden. Hotels willen graag de ruimte vlak voor of na de 'spits' opvullen.
