De customer journey van je event wordt steeds belangrijker: de beleving van jouw gast begint al bij de 'save the date' of uitnodiging. Vanaf de eerste mail moet je genodigde enthousiast worden - en in alle volgende touchpoints moet dit enthousiasme worden vastgehouden: voor, tijdens én na het event. Het is daarom belangrijk om te zorgen voor professionele en goed verzorgde mails.
Vaak worden Mailchimp of Mailplus gebruikt voor het opmaken van de uitnodiging, save the date, of updates over het event. Logisch: met deze speciale mailprogramma's als kun je prachtige emails maken! Echter, deze programma's missen de integratie met andere essentiële onderdelen van je event. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om automatisch de geregistreerde bezoekers te filteren uit je registratie-overzicht voor het sturen van een update.
"Eigenlijk komt het hierop neer: niet alleen in de communicatie vormt mail de rode draad; ook in je software zijn mail, registratie, enquête en zelfs je website nauw met elkaar verbonden. Het belang van geïntegreerde software wordt duidelijk wanneer de belangrijkste 6 contactmomenten worden uitgewerkt", leert het team van Momice ons.
1. Save the date
Dit is de eerste keer dat je jouw contacten vertelt over het event. Je wilt ze nú al het gevoel geven dat ze deze dag niet mogen missen - en een groot kruis zetten in hun agenda. De datum en het thema worden verwerkt in een strak uitziende email, in de huisstijl van jouw event. Verder is het belangrijk om al in deze fase aandacht te besteden aan het inrichten van je database. Vaak heb je als organisator verschillende doelgroepen, die ieder behoefte hebben aan specifieke informatie. In goede event software kun je jouw contacten inladen en verschillende lijsten creëren. Op deze manier kun je iedere doelgroep een aparte mail sturen.
2. Uitnodiging
De uitnodiging is hét moment om je genodigde definitief te verleiden tot registratie. Dit doe je met een korte teaser over het event en een duidelijke call to action: Registreer nu! Zorg voor een duidelijke registratielink die meteen toegang geeft tot het registratieformulier. Als je mailsoftware gekoppeld is aan je registratie-software, wordt automatisch bijgehouden wie zich heeft aan- of afgemeld. Zonder dat je handmatig Excel-lijsten hoeft bij te houden! Ook handig: met sommige software is het mogelijk om automatisch een QR-code en/of e-ticket te sturen naar je geregistreerden.
3. Reminder
Het komt zelden voor dat 100% van je doelgroep direct reageert op de uitnodiging. Daarom is het verstandig om een vriendelijke herinnering te sturen na een aantal dagen. Dit kan eenvoudig door de uitnodiging te dupliceren en met een iets aangepaste introductie te verzenden naar diegenen die nog niet hadden gereageerd. Zonder event-software ben je genoodzaakt om deze personen handmatig te selecteren uit Excel lijsten. Dit is veel werk - en bovendien erg foutgevoelig! Het kan zomaar gebeuren dat je een herinnering verstuurt naar iemand die zich al aan- of afgemeld heeft. Met de juiste event-software kun je eenvoudig de niet-respondenten in je mailprogramma laden.
4. Updates
In de aanloop naar je event, ga je je doelgroep informeren en enthousiasmeren. Je vertelt ze nieuwtjes over je event, of vraagt ze om input. Op deze manier blijf je top-of-mind en vergroot je de kans dat je de geregistreerden ook daadwerkelijk kunt verwelkomen op je event. Om te voorkomen dat jouw update-mails verdwijnen in overvolle mailboxen, is het slim om alleen het onderwerp van de update te communiceren in de mail - en je bezoeker vervolgens naar de event website te sturen. Op deze manier 'leer' je ze waar ze de informatie kunnen vinden. En bovendien hebben ze altijd de meest up-to-date informatie over het event. Uiteraard wil je de updates sturen naar de juiste personen: dus alleen naar de geregistreerden en niet naar de rest! Ook hier weer is het belangrijk dat je database en registratieoverzicht goed op orde zijn.
5. De dag zelf
Het kan prettig zijn om je gasten op de dag van het event nogmaals een mail te sturen met de link naar je event website. De website-link zorgt ervoor dat je bezoeker de juiste, meest up-to-date informatie bij de hand heeft over de locatie (parkeren, adres) en het programma (tijden, sprekers, zalen). Hiermee wordt zelfs een programmaboekje overbodig! Als je beschikt over all-in-one event software, zit ook de website (in de huisstijl van je event) in het pakket.
6. Bedankmail & enquête
De dag zit erop! Uiteraard ben je supertevreden - en hoop je dat je gasten dat ook zijn. Tijd om je aanwezigen om feedback te vragen. Het is slim om dit meteen dezelfde dag nog te doen: dan zit de beleving nog vers in het hoofd van de bezoeker. Als je je bezoekers hebt ingecheckt door hun QR-code te scannen op de dag van het event, kun je met 1 druk op de knop zien wie wel of niet aanwezig waren. Je aanwezigen stuur je een mail met de link naar de enquête. In goede event software is het enquête-programma. Handig: heb je niet nog een systeem nodig voor het opmaken en verzenden van je enquête, maar doe je alles vanuit dezelfde omgeving. Zo houd je alles mooi in één stijl - ook prettig voor je bezoeker!
BONUS: statistieken & resultaten
Goede event-software stelt je in staat om de resultaten van je event achteraf te analyseren. Je kunt bijvoorbeeld precies zien of je database 'schoon' is (bounces, delivery rates), welke update of email het beste heeft gepresteerd (open rates, click rates) en welke updates hebben geleid tot de hoogste bezoekersaantallen op de website (bijvoorbeeld de aankondiging van een spreker). Daarnaast bieden de enquêteresultaten een schat aan informatie. En last but not least heb je natuurlijk een keurige lijst met alle aan- en afwezigen.
Zoals je ziet, staat het verzenden van emails niet op zichzelf. Alle communicatie van een event is met elkaar verweven - en je software dus ook! Jij als eventprofessional wilt zo efficiënt mogelijk werken. Je hebt op zich genoeg te doen, nietwaar? Met slimme event-software minimaliseer je het aantal handmatige acties, voorkom je fouten, werk je sneller en prettiger. En dus houd je meer tijd over voor de productie van je event - en voor persoonlijke aandacht voor je bezoeker!
