Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik krijg altijd de kriebels wanneer ik eventmanagers hoor praten over innovatie. "Hoe kunnen we de Q&A-sessie innoveren?", "Laten we deze event-app kopen; daarmee kunnen we ons interactieproces verbeteren", "Misschien zouden we moeten innoveren?"
Begrijp me niet verkeerd; ik geloof sterk in de 'innoveren of ten onder gaan'-filosofie, maar het doet zeer om te zien hoe weinig duurzaam en incoherent het woord 'innovatie' wordt toegepast in de evenementensector. Soms krijg ik het gevoel dat planners 'innoveren' louter voor het innoveren zelf. En met 'innoveren' bedoel ik het gebruiken van chique event-apps, die zinloze spellen om netwerken op evenementen aan te moedigen, of het gebruiken van TED-achtige sprekers om de bezoekers te vermaken.
Als je écht wil innoveren om je evenementen te verbeteren, moet je een duurzamere aanpak ontwikkelen en rekening houden met bepaalde onderdelen, zoals het verstandig gebruiken van (financiële) middelen, de tijdsplanning en de geanticipeerde resultaten. Met andere woorden: voordat je gaat innoveren, moet je precies weten wat je doelstellingen zijn, hoe je zaken kunt verbeteren met behulp van de tools die je al hebt en de verwachte impact. Als je geen duurzame aanpak jegens innovatie hanteert, riskeer je dat:
- Je ontzettend veel geld verliest;
- Je je waardevolle tijd en energie verspilt;
- Je het potentieel aan middelen dat je al hebt negeert.
- Dus hier volgen een aantal ideeën over hoe je je evenement op een duurzame manier kunt innoveren.
1. Zet een eventplanningsprotocol op om je team te helpen
Het is je eerste verantwoordelijkheid als eventmanager om de manier waarop je team werkt te verbeteren. Je kan dit doen door een protocoldocument op te stellen dat het planningsproces gemakkelijker en sneller zal maken. Dit document moet iedere planningstap in detail bevatten en moet aangeven wie op welke taak wordt gezet.
Alhoewel ieder evenement uniek is en zijn eigen bijzonderheden heeft, blijft het managementproces grotendeels hetzelfde. Een eventplanningsprotocol kan het je makkelijker maken om verantwoordelijkheden te delegeren en om succesvolle actiestappen in kaart te brengen die je kunt herhalen wanneer je toekomstige evenementen ontwerpt.
- Leer van voorgaande ervaringen en vind duurzame oplossingen
Als je wil innoveren en je volgende evenement wil verbeteren, kijk dan naar je vorige evenement. Is er iets dat je zou willen veranderen? Zijn je een aantal planningsfouten opgevallen die je de volgende keer zou kunnen vermijden? Laten we bijvoorbeeld zeggen dat bezoekers tijdens je laatste evenement nul interesse hadden in de Q&A-sessie. Deze situatie kan zeer onaangenaam en ongemakkelijk zijn (vooral voor de spreker), dus is het belangrijk om een manier te vinden waardoor bezoekers actief deel gaan nemen aan de discussie. In de ruimte tussen je vorige en je volgende evenement, heb je tijd om te zoeken naar duurzame oplossingen die dit probleem kunnen aanpakken.
2. Gebruik de middelen die je al hebt door ze een andere betekenis te geven
Zoals de Amerikaanse entertainmentbons Tom Freston aangaf: "innovatie is het nemen van twee dingen die al bestaan en ze op een nieuwe manier samenvoegen". Met andere woorden: innovatie hoeft niets te kosten als je weet hoe je de middelen en tools die je al hebt nieuw leven in kunt blazen. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je interactieve live polls gebruikt om het publiek te activeren tijdens presentaties. Je kunt diezelfde technologie toepassen om de leerprocessen van de bezoekers te verbeteren door kennisquizzen te organiseren. Zoals je ziet, kan dezelfde tool twee verschillende doelen dienen.
3. Focus op benchmarking en het leren van anderen
Een goede manier om duurzaam te innoveren is door naar andere planners te kijken. Bezoek verschillende evenementen en neem bijvoorbeeld een kijkje naar hoe planners hun bezoekers motiveren om meer betrokken en interactiever te zijn. Of bezoek beurzen om te kijken hoe andere planners omgaan met de kwesties rond Q&A-sessies. Maak aantekeningen van alles en analyseer welke goede praktijken jij kunt opnemen en gebruiken voor je evenementen.
Conclusie
- De innovatie van een evenement begint met de manier waarop je het teamwerk organiseert.
- Innoveer om een evenementuitdaging op te lossen, niet omdat je voelt dat je moet innoveren.
- Innovatie hoeft niet luid en gewaagd te zijn. Als je duurzaam wilt zijn, maak dan kleine maar consistente stappen om je toekomstige evenementen te verbeteren.
- Kijk naar fouten die je hebt gemaakt in het verleden en gebruik duurzame innovatie om die fouten te voorkomen wanneer je je volgende evenement plant.
- Zoek naar inspiratie bij anderen en kijk hoe zij oplossingen vinden en innoveren.
- Probeer niet het wiel opnieuw uit te vinden. Hanteer een verstandige aanpak als het gaat om innovatie en gebruik deze om goede oplossingen te vinden om problemen op te lossen.
- Duurzame innovatie kan je tijd, geld en middelen besparen. Maak er dus verstandig gebruik van.
