Hoe veel geef jij om jouw evenementen? Laat me je helpen met het antwoord. Hoe meer je geobsedeerd bent met het voorkomen van voorgaande planningsfouten, hoe toegewijder je bent.
Er zijn echter een aantal fouten die wij, als eventmanagers vaak herhalen, zonder het ons zelfs te realiseren. Waarom gebeurt dit? Naast concrete fouten, zoals het budget overschatten of de nieuwste updates niet kunnen bijhouden, zijn er vele andere soorten fouten. Laten we ze 'kernfouten' noemen.
Dit type fouten gaat om het vermogen van een eventmanager om iedere actie die hij of zij maakt bij het plannen van een evenement te analyseren, begrijpen en argumenteren. Met andere woorden: als het een planner aan een visie ontbreekt, zou hij of zij de volgende fouten kunnen herhalen:
Fout #1: focussen op logistiek, in plaats van op de ervaring
Het makkelijkste om te doen tijdens het evenement is verdwaald raken in de enorme hoeveelheid 'nog-te-doen'-lijsten en evenement-spreadsheets. Je zal ongetwijfeld het protocol moeten opvolgen en alle logistieke taken moeten volbrengen. Maar vergeet niet wáárom je dat doet. Een evenement plannen gaat om veel meer dan alleen het regelen van de logistiek; je creëert ook nieuwe, gedenkwaardige belevingen voor de bezoeker.
Als je te veel focust op de logistiek, vergeet je de algemene visie. Als je merkt dat je je in deze situatie bevindt, stop je en kijk je nog eens goed naar de doelen van het evenement. Vraag jezelf ook af hoe je bezoekers zich zullen voelen. Ga dan nog eens je beslissingen na en kijk of ze overeenkomen met je algemene visie.
Hoe je deze fout kunt voorkomen:
Voordat je begint te plannen, stel je heldere doelen vast voor je evenement. Bepaal welk type beleving je wil dat je bezoekers zullen hebben en hoe dit de logistiek zal beïnvloeden. Elke keer dat jij een beslissing maakt die te maken heeft met je evenement, moet je jezelf afvragen: "waarom doe ik dit?"
Fout #2: dingen moeilijk maken voor de bezoekers
Wat makkelijk en eenvoudig lijkt voor jou, kan moeilijk en verwarrend zijn voor je publiek. Bezoekers hebben duidelijke uitleg nodig over hoe ze dingen moeten doen. Je denkt misschien dat iedereen wel begrijpt hoe je je online voor het evenement moet inschrijven, maar ga er niet vanuit. Als je ruimte overlaat voor twijfels, dan zullen er hoogstwaarschijnlijk bezoekers zijn die het verkeerd doen.
Stel bijvoorbeeld dat je wil dat het publiek van punt A naar punt B gaat, van het ene gebouw naar het andere. Wat doe je dan? Zeg je ze gewoon: "ga naar punt B. Ik zie je daar?" Natuurlijk niet. Als je dit doet, riskeer je dat je mensen kwijtraakt tijdens de reis, of dat ze zich op zijn minst ongemakkelijk zullen voelen vanwege het gebrek aan duidelijke aanwijzingen. Om ze te helpen om van het ene punt naar het andere te komen, is het belangrijk om veel pijlen op te hangen en als het kan een aantal vrijwilligers die de juiste kant op wijzen. Zo zorg je ervoor dat iedereen elkaar begrijpt en dat er geen ruimte overblijft voor misverstanden.
Hoe je deze fout kunt voorkomen:
Voordat je een beslissing neemt die het gedrag van het publiek beïnvloedt, moet je jezelf afvragen: "zullen de bezoekers begrijpen wat ik wil dat ze doen?" Iedere keer dat je jezelf zegt: "natuurlijk begrijpen ze dat, want ze zijn niet dom". Moet je nog eens stoppen en goed nadenken. De beste aanpak is om jouw aanwijzingen uit te testen met je collega's om te zien of zij je aanwijzingen kunnen begrijpen en opvolgen.
Fout #3: eventtechnologie gebruiken voor de verkeerde redenen
Denk je erover na hoe je avatars, live polls en draagbare technologie allemaal tegelijkertijd kunt gebruiken? Zo ja, hou dan op.
Je stelt de verkeerde vraag. Wij als eventmanagers worden overspoeld met applicaties, platforms en technologietools die "positief het ROI zullen beïnvloeden". Het is dus begrijpelijk als je je overweldigd voelt en alles tegelijkertijd wilt uitproberen. De enige reden dat we echter apps en gadgets nodig hebben wanneer we een evenement plannen is om problemen op te lossen. Bijvoorbeeld door een live enquête-app te gebruiken om bezoekers meer te engageren. Of door een RFID-systeem te gebruiken wanneer je een hoog bezoekersaantal hebt en je alles zo snel mogelijk moet authentiseren. Gebruik deze tools niet alleen maar voor de 'wow'-factor.
Hoe je deze fout kunt voorkomen:
Vraag jezelf opnieuw af waarom je een specifieke technologietool wilt gebruiken. Welke planningsproblemen heb je die niet op een andere manier opgelost kunnen worden? Als je eventapplicaties of -platforms gebruikt, moet je jezelf afvragen waarom je voor deze koos en niet een alternatieve. Iedere keer dat je een evenement runt, identificeer je de positieve en negatieve aspecten van het gebruiken van een bepaalde tool. Maak aantekeningen, kijk of het je planningsprobleem oploste en beslis of je het de volgende keer zult gebruiken.
Conclusie
Wees niet bang om fouten te maken wanneer je evenementen plant. Het is de beste manier om te leren en verbetering aan te brengen. Je moet je echter altijd van alles bewust zijn. Rechtvaardig iedere beslissing die je maakt en zorg er altijd voor dat je handelt in overeenstemming met de doelen van het evenement en de behoeften van de bezoekers. Je zult met elk evenement beter worden. Constante oefening en bewustzijn zijn de beste methodes om minder fouten te maken.
