Hier is een universele waarheid: het maakt niet uit hoe vlekkeloos je evenement verloopt, als de audioapparatuur of de projectoren ermee ophouden, heb je een groot probleem!
"Ik zorg er wel voor dat alles werkt", denk je misschien. Nou, veel succes daarmee. Zoals Swarbrooke en Horner opmerken in hun boek Business Travel and Tourism, zijn mankementen met audiovisuele apparatuur één van de meest veelvoorkomende problemen waarmee planners te maken krijgen tijdens het runnen van hun evenement. En er is maar één ding dat je op zo'n moment van wanhoop kunt doen: een audiovisuele technicus vinden en hopen op het beste.
Vanzelfsprekend zijn deze incidenten niet te beheersen en onvermijdelijk. Er zijn echter twee zaken die je wel kunt beheersen; namelijk het correct inschatten van de audiovisuele behoeften van je evenement en het uitzoeken van een betrouwbare eventleverancier. Je hebt misschien niet de vaardigheden om geluidsinstallaties te repareren, maar je kunt wel degelijk evalueren en beslissen welke audiovisuele apparatuur je nodig hebt voor het evenement. Hier zijn een aantal tips over hoe je dat kunt doen.
Tip #1. Bepaal welke audiovisuele apparatuur je nodig hebt
Het format en de dynamiek van jouw evenement bepaalt de audiovisuele behoeften waar je rekening mee moet houden. Verwacht je een grote opkomst? Dat betekent een grotere locatie, waardoor je een krachtiger geluidssysteem nodig hebt. Heb je een Q&A-sessie gepland? Zo ja, dan heb je microfoons nodig? Ga je schermen ophangen? Zo ja, hoeveel en van welk formaat? Misschien ben je van plan om het evenement te livestreamen of op te nemen, of misschien heb je de pers uitgenodigd? Evalueer je evenementagenda en identificeer alle momenten en dynamieken die audiovisuele apparatuur kunnen vereisen.
Tip #2. Evalueer de in-house audiovisuele faciliteiten
Normaal gesproken als je een locatie huurt voor je evenement, heb je ook toegang tot het audiovisuele systeem van de locatie (als dat er is). Maar zoals Tony Rogers opmerkt in zijn boek Conferences and Conventions: A Global Industry, moet je weten of er in-house technisch personeel is om de apparatuur te bedienen, en zo ja, of deze voldoet en de locatie ook extra aanrekent voor deze dienst.
Tip #3. Zoek uit hoe de ruimte en de indeling het audiovisuele systeem beïnvloed
Als je de locatie opnieuw moet indelen om deze te laten voldoen aan de behoeften van het evenement, zoek dan eerst uit wat voor effect deze handeling heeft op de installatie van het audiovisuele systeem. Als je bijvoorbeeld het podium waarop de sprekers zullen optreden verplaatst. Dit kan een geweldige beslissing zijn. Je moet echter wel rekening houden met de eigenschappen van de locatie. Wat als de indeling van het elektrische systeem de technici zal beperken en ze het scherm waarmee de sprekers hun presentatie geven niet (opnieuw) kunnen installeren? Of de akoestiek niet meer optimaal is?
Tip #4. Vraag de behoeften van je gastsprekers
Dit is belangrijk. Zoals Tony Rogers aangeeft: "het juiste gebruik van audiovisuele technologie moet besproken worden met de sprekers, die doorgaans hun eigen ideeën hebben over hoe je het beste presentaties kunt geven." Aan de andere kant, als het mogelijk is, "moeten sprekers deelnemen aan repetities, zowel om te wennen aan de ruimte en aan de gebruikte technische apparatuur."
Tip #5. Zoek een goede manier om de bezoekers te betrekken
Gebruik werpbare microfoons om real-time polls onder het publiek te houden. Er zijn meerdere manieren om je gasten te activeren. Al deze methoden vereisen echter verschillende audiovisuele apparatuur. Als je besluit om live polls te houden, heb je sowieso grote schermen nodig om de uitslag aan je publiek te tonen. Stem de audiovisuele ondersteuning af met de behoeften van je bezoekers. Zorg er ook voor dat je ze een goede activerende dynamiek biedt. Dit bepaalt hun algemene beleving van het evenement.
Conclusie
Alhoewel je niet het falen van apparatuur kunt beheersen, kun je correct de audiovisuele behoeften van je evenement inschatten. Deze vaardigheid helpt je de kosten van je evenement te ramen en zorgt ervoor dat je de complexiteit van het plannen van logistiek visualiseert. Vergeet ook niet dat je met ieder evenement dat je organiseert meer ervaring krijgt en leert hoe je gemakkelijker met mogelijke audiovisuele kwesties om kunt gaan.
