Er is iets wat je alleen op de harde manier kunt leren: het delegeren van verantwoordelijkheden aan vrijwilligers is slechts de helft van het werk. Naast het overdragen van taken aan, moet je weten hoe je deze verantwoordelijkheden correct kunt communiceren.
Dus als je het niet wil verknoeien, moet je speciale aandacht bieden aan de manier waarop je het werk van de vrijwilligers, die je assisteren tijdens het evenement, aanstuurt. De hulp van vrijwilligers is essentieel, zeker wanneer je grote evenementen runt met honderden gasten.
Zoals Joe Goldblatt, hoogleraar aan de Queen Margaret University in Edinburgh aangeeft: "Vrijwilligers zijn de ruggengraat van vele evenementen en festivals." Goldblatt voegt daaraan toe: "het werven, trainen, coördineren en belonen van vrijwilligers is een essentieel onderdeel van vele Event Management-operaties."
Als je echter vrijwilligers voor je evenement werft, loop je een groot risico. Denk er eens over na: vrijwilligers zijn geen onderdeel van je gebruikelijke team, dus je hebt weinig tot geen ervaring in het samenwerken. Dit kan leiden tot miscommunicatie en misverstanden, wat het runnen van je evenement op negatieve wijze zal beïnvloeden.
Dus afgezien van die paar momenten wanneer je werkt met echt incompetente mensen, zullen de prestaties van de vrijwilligers volledig afhangen van hoe goed je met hen communiceert en hen instrueert. Met andere woorden: als je evenement een mislukking is, geef dan niet de schuld aan de vrijwilligers: jij bent degene die verantwoordelijk is. Om te voorkomen dat dit gebeurt, lees je de volgende tips over hoe je je vrijwilligers op correcte wijze kunt instrueren.
Tip #1. Bespreek alles van tevoren
Er is niets onverantwoordelijker dan de vrijwilligers te vragen 's ochtendsvroeg op te komen draven zonder ze instructies vooraf te geven. Als je denkt dat je de tijd zult hebben om de taken een paar minuten vóór het evenement over te dragen, dan heb je het gruwelijk mis. Het enige waar dit tot zal leiden is verwarring en het laat geen ruimte over voor het bespreken van de details, twijfels of vragen die je vrijwilligers kunnen hebben.
Dus het beste wat je kan doen is een vergadering met de vrijwilligers inplannen, die een paar dagen vóór het evenement plaatsvindt. Op die manier kun je ze ontmoeten in een rustigere omgeving.
Tijdens de ontmoeting bespreek je ieder detail met betrekking tot iedere opdracht. Zoals Judy Allen aangeeft in haar boek over eventplanning: "laat ze weten wat je van hen verwacht (dresscode, protocol, het aantal uren)." Op die manier voorkom je onnodige stress op de ochtend van het evenement. Je zal 100% zeker zijn dat je vrijwilligers voorbereid zijn en de informatie zullen hebben die ze nodig hebben om hun opdrachten te volbrengen.
Tip #2. Schrijf het op
Om te zorgen dat je instructies duidelijker zijn en gemakkelijker terug te vinden zijn, stel je een document samen dat de tijdsplanning bevat, evenals de verantwoordelijkheden van iedere vrijwilliger. Maak kopieën van dit document en zorg ervoor dat iedere vrijwilliger er eentje heeft. Gebruik de geschreven instructies als een draaiboek wanneer je de taken uitlegt. Vergeet ook niet een e-mail te sturen met het document bijgesloten, voor het geval dat de vrijwilligers de kopie verliezen.
Tip #3. Lever gepersonaliseerde instructies aan
Leg aan iedere vrijwilliger de taken uit die hij of zij moet volbrengen tijdens het evenement. Om het gemakkelijk te maken, werk je met kleine groepjes. Je kunt bijvoorbeeld een groep vrijwilligers hebben die zich uitsluitend met het inschrijfproces bezighouden. Andere vrijwilligers kunnen verantwoordelijk zijn voor de vertaalapparatuur.
Bespreek de opdrachtdetails met iedere groep. Loop met hen iedere stap na die ze moeten nemen om hun taken op succesvolle wijze te volbrengen. Benadruk ook mogelijke kwesties waar ze tegenaan kunnen lopen en hoe ze deze problemen kunnen oplossen.
Tip #4. Wijs een verantwoordelijke aan als het contactpunt
Vraag iemand van je team om de bezigheden van de vrijwilligers direct aan te sturen. Zoals Judy Allen aangeeft: "zorg ervoor dat je een lid van het eventplanningscomité hebt aangewezen om hun verantwoordelijkheden met hen door te nemen en om de vrijwilligers tijdens het evenement aan te sturen. Ze hebben een persoon nodig bij wie ze zich kunnen melden met vragen en opmerkingen". Op die manier weten ze tot wie ze zich kunnen richten als iets onverwachts zich voordoet.
Tip #5. Biedt onmiddellijke communicatieopties
Creëer een online chat voor je teamleden en vrijwilligers, zodat ze mogelijke kwesties of incidenten tijdens het evenement kunnen doorgeven. Zorg echter wel dat je strenge parameters vaststelt voor communicatie. Er moeten geen schattige foto's van katten gedeeld kunnen worden via dit kanaal. Als je een evenement aan het runnen bent, kun je je niet laten afleiden door nutteloze informatie of grapjes. Iedereen moet geconcentreerd blijven. Vraag de vrijwilligers om de online chat alleen voor dringende kwesties te gebruiken.
Call to action
Eén van de beste kanten aan event manager zijn is dat je werkt met verschillende mensen naar het volbrengen van een specifiek doel. Dus als je vrijwilligers werft voor je evenement, doe dan extra veel moeite om hun handelingen en inspanningen op één lijn te krijgen.
Plan bovenal een vergadering in vóór het evenement om taken en opdrachten uit te leggen. Vergeet niet om de vrijwilligers kopieën van de instructies te geven, met de meest belangrijke details met betrekking tot wat zij moeten doen. Ten tweede moet je een verantwoordelijk lid van je team aanstellen om de vrijwilligers aan te sturen en hun prestaties te beoordelen. Ten derde moet je een online communicatiekanaal instellen, waar iedereen op kan in het geval van onverwachte incidenten.
Vergeet niet dat het succesvol runnen van jouw evenement afhangt van hoe goed je het team van vrijwilligers organiseert en aanstuurt. Succes!
