Heb je ooit high-profile mensen uitgenodigd op je evenement en... Zenuwachtig bedenk je je dat je niet weet wat je moet doen. Bovendien heb je geen antwoorden op de ongebruikelijke vragen die hun personeel je stelt voor het evenement.
Op welke volgorde zullen de sprekers aan het woord zijn, en wanneer zal het publiek onderbreken? Waar zullen je gasten precies gaan zitten, en wat is de logica achter je keuze? Hoe laat heb je de groepsfoto ingepland? Een event runnen dat gepaard gaat met protocolsituaties kan lastig zijn, zeker als het onbekend terrein voor je is.
Zoals Maria Teresa Otero Alvarado aangeeft in haar boek 'Protocol and event management', betekent protocol de geschreven normen en gebruiken die de ruimtelijke indeling en tijdsplanning beïnvloeding, evenals het gedrag van mensen tijdens bepaalde evenementen.
Als het op officiële gasten aankomt, zoals Judy Allen aangeeft in haar boek, zouden eventmanagers de tijd moeten nemen om aan hun leveranciers en personeelsleden uit te leggen waarom bepaalde dingen gedaan moeten worden. Met andere woorden: als je high-profile mensen hebt uitgenodigd, dan zit er niets anders op dan de regels te volgen en alles volgens het boekje te doen.
Ministers, afgevaardigden, burgemeesters, CEO's, misschien zelfs leden van een koningshuis… Op een dag zul je belangrijke figuren ontvangen op je evenementen. Natuurlijk vereisen deze bijzondere gebeurtenissen een geavanceerde en nauwgezette voorbereiding. Daarnaast zijn er zat redenen waarom je moet weten hoe je met de protocolkwesties omgaat.
Hier volgen een paar:
Reden #1. Om te zorgen dat je de belangrijke persoon op de juiste wijze verwelkomt
Als eventmanager ben je niet geschikt om de officiële gasten te verwelkomen. Deze taak zou uitgevoerd moeten worden door een andere functionaris, CEO of ambtenaar. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je de leiding hebt over het plannen van een internationaal evenement voor een technologiebedrijf en één van je sprekers is de Minister van Communicatie en Informatie van Singapore. Natuurlijk is de meest geschikte persoon om de minister te verwelkomen de CEO van het technologiebedrijf waarvoor je het evenement plant. Het kan ook nodig blijken om andere plaatselijke officiële vertegenwoordigers uit te nodigen, die de speciale gast zouden kunnen verwelkomen.
Zoals je zult begrijpen, is het in dit geval jouw verantwoordelijkheid om de protocolregels te kennen en om te zorgen dat je cliënten of de mensen met wie je werkt goed kunnen omgaan met deze situatie tijdens een evenement.
Reden #2. Om na te gaan waar je speciale gast hoort te zitten
Eén van de belangrijkste protocolgerelateerde zaken is om te weten waar je je officiële gasten moet plaatsen. Als de belangrijke persoon die je evenement bezoekt ook een spreker is, of deelneemt aan een ronde tafel met meerdere gasten, dan moet je exact weten waar hij of zij zou moeten zitten. Aan de sprekerstafel is bijvoorbeeld de ereplaats rechts van de gastheer van het evenement. Als de officiële gast echter slechts in het publiek zit, zal je met iets (normaliter een stukje papier) de exacte locatie moeten aangeven op de eerste rij waar die persoon zou kunnen zitten.
Reden #3. Om te zorgen dat je gast bewust is van de presentatievolgorde
Net zoals de zitplaatsindeling aan de sprekerstafel, moet je weten wie als eerste, tweede, derde praat, etc. Normaliter opent de gastheer van het evenement de sessie en zal hij het woord geven aan de officiële gast, daarna aan de andere gasten die aan dezelfde tafel zitten.
Deze praktijk bestaat omdat functionarissen en andere belangrijke personen een drukbezet schema kunnen hebben, dus ze kunnen wellicht niet de gehele sessie blijven. Het kan gebeuren dat ze na hun toespraak zichzelf verontschuldigen en het evenement verlaten. Er zijn echter verschillende regels die afhangen van de status van de officiële gasten en de eigenschappen van het evenement. Om die allemaal te kennen, zul je op serieuze wijze de eventprotocolregels moeten leren.
Reden #4. Om effectief met de protocolafdelingen te kunnen communiceren
De activiteiten van hooggeplaatste functionarissen en staatsfunctionarissen worden normaliter bepaald door protocolafdelingen. Dus als een functionaris je evenement bezoekt, zal er waarschijnlijk een protocoladviseur contact met je opnemen om de details van het evenement met je te bespreken. Om op efficiënte wijze protocolkwesties te bespreken, zul je moeten weten welke vragen je moet stellen en hoe je potentiële uitdagingen kunt oplossen.
Reden #5. Om te zorgen dat je gast weet waar hij moet staan in de groepsfoto (als er één wordt genomen)
Nee, dat is niet de taak van de fotograaf. Hij of zij zal de foto nemen, maar jij zal moeten bepalen waar de officiële gasten en eventpresentatoren moeten staan op de foto.
Conclusie
Als je een eventmanager bent en je weet niets van protocol, leg dan alles aan de kant en concentreer je zoveel mogelijk op hoe je je officiële gasten behandelt. Iedere handeling die betrekking heeft op hooggeplaatste figuren op jouw evenement dient correct en goed uitgevoerd te zijn. Voorkom gênante momenten en focus je op het onder de knie krijgen van de protocolregels. Door deze regels op te volgen, toon je een uitstekende houding jegens de officiële gasten en zorg je ervoor dat je evenement vloeiend verloopt.
Bekijk ook deze eventplanner.tv afleveringen:
En hebben jullie ook al besproken hoe het gaat bij een eventuele ontruiming, hoe liggen de kaarten dan? En wat wordt er dan van de eventmanager verwacht en wie spreekt er dan achteraf met de pers? Zaken die vooraf wel besproken moeten worden.