Dit is de waarheid waarvan bezoekers niet willen dat je hem kent: voedsel is een krachtige incentive. Durf lunchpauzes te schrappen van de agenda en je zult zien dat de populariteit van je evenement een vrije val maakt.
Alle gekheid op een stokje: de kwaliteit van de catering is van grote invloed op de algemene bezoekersbeleving. Zoals Joe Goldblatt, hoogleraar aan de Queen Margaret University in Edinburgh notes: "historisch gezien worden evenementen geassocieerd met eten en drinken."
En wat kan een beter bewijs zijn voor die theorie dan de grote hoeveelheid cateringstijlen die een eventmanager kan kiezen voor zijn of haar evenement? Van staande buffetten tot korte cocktailrecepties, er is een uitgebreid scala aan opties om aan je behoeften en doelstellingen te voldoen. En laten we niet de grote hoeveelheid menu's, trends en voedselpresentaties vergeten. Zoals je zult begrijpen moet je 100% bewust zijn van je keuzes, wanneer het aankomt op wat en hoe je gasten zullen eten tijdens het evenement.
Het managen van cateringgerelateerde logistiek kan echter een moeilijke taak zijn, zeker als je weinig ervaring hebt. En het probleem is niet welke cateringstijl je kiest of van welk menu de bezoekers meer zullen genieten; de echte uitdagingen komen wanneer je de cateringzone moet opzetten. De positieve beleving van je bezoekers hangt namelijk niet alleen af van de kwaliteit van het voedsel, maar ook van de manier waarop het gepresenteerd en aangeleverd wordt. Met andere woorden: als je niet weet hoe je een cateringzone kunt opzetten, zal je lunchpauze of cocktailreceptie mislukken. En het maakt niet uit of je de beste koks in de stad hebt ingehuurd; jouw bezoekersbeleving zal afhangen van hoe goed je de cateringzone hebt georganiseerd.
Hoewel de meeste cateringleveranciers je prima kunnen ondersteunen, is dat zoals Joe Goldblatt aangeeft niet altijd het geval: "de eventcateraar heeft misschien veel ervaring met het werken op vaste locaties, maar wanneer gevraagd wordt om elders diensten te verlenen, kan het zijn dat hij of zij zich niet bewust is van de aanvullende uitdagingen van de evenementenlocatie."
Dat is waarom we een paar tips hebben opgesteld om je te helpen begrijpen op welke aspecten je je moet concentreren wanneer je een prettige cateringomgevingen wilt opzetten. Dus gebruik de volgende ideeën, vooral wanneer je een staand buffet wil plannen.
Snelle tip #1. Zorg voor meerdere tafels met alleen drankjes
In plaats van alle dranken op één grote tafel te zetten, vraag je je cateraar om kleinere tafels neer te zetten in verschillende hoeken van de ruimte. Op die manier voorkom je dat een menigte zich vormt en zullen je bezoekers meer ruimte hebben om te netwerken en van hun drankjes te genieten.
Snelle tip #2. Streef naar een optimale doorstroom
Zoals je al weet, hebben de locatie en het bezoekersaantal invloed op de manier waarop je de tafels met eten plaatst. Om de doorstroom van je gasten te optimaliseren, moet je het slim aanpakken. Afhankelijk van de indeling van de cateringzone, moet je beslissen waar je de uitgiftepunten neerzet zodat mensen zich vrij rond kunnen bewegen. En zoals Joe Goldblatt aanraadt: "plaats geen foodcorners in gebieden die moeilijk te bevoorraden zijn. Grote menigten kunnen ervoor zorgen dat personeel de foodcorners moeilijker kunnen bevoorraden."
Snelle tip #3. Bepaal of je zelfservice wil
Dit is een moeilijke keuze. Als je de zelfservice-optie kiest voor dranken, bijvoorbeeld, kun je wat kosten besparen. Geen personeel nodig, betekent meer besparingen. "Maar hoe moet het dan met de drankkosten? Wat als de bezoekers in plaats van twee glazen wijn ineens negen zullen drinken?" denk je misschien. Maak je daar maar geen zorgen over. Er zullen misschien twee of drie 'dorstige' bezoekers zijn, maar de meeste mensen drinken gewoonlijk met mate op zulke aangelegenheden.
Afhankelijk van je doelstellingen, zul je echter voor de tweede optie kiezen. Dus als er een beperkte tijdspanne is, of als het bezoekersaantal verhoogt, is de beste optie om te vragen om hulp van het cateringpersoneel.
Lees zeker ook onze post met tips over hoeveel drank en hapjes je best voorziet voor jouw evenement.
Snelle tip #4. Bepaal hoe snel je de hapjes opdient
Laten we zeggen dat je in plaats van een buffet ervoor kiest om slechts hapjes of tussendoortjes op te dienen. Als je voor deze optie gaat, zal het cateringpersoneel zich tussen de bezoekers mengen, waarbij ze verschillende canapés of andere hapjes aanbieden. Deze actie zal zich een aantal keren herhalen, afhankelijk van het aantal hapjes dat je hebt besloten op te dienen. Als je met deze zaken rekening houdt, is het belangrijk om de snelheid van ieder opgediend gerechtje te bepalen. Als je met tijd in de knel dreigt te raken, kun je het cateringpersoneel vragen om ieder gerechtje snel op te dienen, of slechts één keer. Aan de andere kant, als het je doel is om een ontspannen netwerkomgeving te creëren, zul je het langzamer willen aanpakken.
Snelle tip #5. Bepaal het loopschema van het cateringpersoneel
Naast het bepalen van hoe snel het cateringpersoneel de bezoekers zal bedienen, moet je ook hun loopschema uitstippelen. Er is niets zo vervelend voor bezoekers dan te zien dat het cateringpersoneel slechts drie meter verderop loopt, maar dat niemand hen benadert met hapjes. Zorg ervoor dat je gasten niet achter hun eten aan hoeven rennen. Zorg ervoor dat het cateringpersoneel alle plekken afgaat en dat ze iedere gast iets te eten aanbieden.
Conclusie
Als het aankomt op de cateringindeling op evenementen, is het gemakkelijk om overweldigd te raken door de grote hoeveelheid aan opties. Afgezien van de complexiteit van dit onderwerp, is het echter jouw hoofddoel om je te concentreren op de beleving van de bezoeker.
Om een aangename cateringomgeving op te zetten, moet je altijd denken vanuit het perspectief van je gasten. Zullen ze zich comfortabel voelen? Hebben ze het naar hun zin? Lijkt iets ze dwars te zitten? Hou ook rekening met de doelstellingen van je evenement. Wil je dat je bezoekers een prettige ruimte hebben om te netwerken? Is het je bedoeling om de interactie onder je bezoekers te verhogen? Of wil je ze gewoon alert houden? De antwoorden op deze vragen helpen je om op efficiënte wijze een vriendelijke cateringomgeving op te zetten.
