Er is geen twijfel over mogelijk: gastsprekers zijn de sterren van jouw evenement. Niets zal het bezoekersaantal of de stemming van je publiek meer beïnvloeden dan je gastsprekers.
Zij zijn het die de meeste waarde toevoegen door hun kennis, gedachten en vaardigheden met de bezoekers te delen. Kortom: ze kunnen de algehele beleving ontzettend beïnvloeden. Dus het is niet verwonderlijk dat je enorm veel tijd en moeite erin wil steken om de logistieke stappen te nemen waardoor je gastsprekers je evenement kunnen bezoeken. Het is ook volledig begrijpelijk dat je niet te opdringerig wil zijn door je gastsprekers te vragen om je beurs te promoten of om hun toespraak aan te passen om aan bepaalde criteria te voldoen.
Maar door je verlegenheid, gebrek aan ervaring of onvermogen om efficiënt te communiceren, kun je een grote kans missen om een potentiële samenwerking met de gastsprekers in te zetten. Zoals Joe Goldblatt, hoogleraar aan de Queen Margaret University in Edinburgh aangeeft: "Alle sprekers vereisen een investering van tijd, en tijd is geld. Om zoveel mogelijk uit je investering te halen, dien je helder en vaak met de sprekers te communiceren over wat je wil dat ze bereiken. Stel vast of ze ook andere taken kunnen uitvoeren op je evenement."
Jouw gastsprekers zijn werkelijke goudmijnen wat betreft eventmarketing, eventbeleving en interactie met het publiek. Daarom is het jouw taak als eventmanager om een efficiënte en samenhangende communicatie op te stellen, waar jullie beiden iets aan hebben.
Hoe je dat doet, lees je hier.
Tip #1. Zijn je gastsprekers social media influencers?
Verricht onderzoek om uit te zoeken of de sprekers die je hebt uitgenodigd op je evenement bekende online figuren zijn. Je kan dit gemakkelijk nagaan door de social media accounts van je gastsprekers te analyseren.
Hoeveel volgers hebben ze? Zijn ze actief op social media? Zijn ze interactief met andere mensen? Zo ja, aarzel dan niet om ze te vragen of ze wat informatie over jouw evenement willen delen. Je kan ze ook aanmoedigen om berichten over jouw evenement te plaatsen op hun social media, en om specifieke hashtags te gebruiken. Je moet natuurlijk niet te opdringerig zijn en inschatten of dit verzoek niet voor ongemak zorgt. Spreek je verzoek alleen uit als ze aangeven met je samen te willen werken.
Tip #2. Stuur je gastsprekers richtlijnen voor de presentatie
Hoe vaak heb je wel niet bezoekers in slaap zien vallen of op hun smartphone bezig gezien, terwijl een topspreker spreekt over trendy onderwerpen, in de vorm van een extreem saaie presentatie?
Te vaak om op te noemen, nietwaar?
Eén van de oplossingen is om je sprekers verstandig uit te zoeken. Maar wat kun je doen als een topprofessional, die erg veel waarde over kan dragen aan je bezoekers, geen flauw idee heeft hoe hij een aantrekkelijke presentatie in elkaar moet zetten? De enige optie is hem of haar te helpen door presentatierichtlijnen aan te bieden, waarbij je de spreektijd, het slide-formaat, aanbevelingen en best practices kunt aangeven. Inspireer je gastsprekers om geweldige presentaties te geven. Help ze hun toespraken te verbeteren en bespaar je bezoekers dodelijk saaie praatsessies.
Tip #3. Bespreek de bezoekersbelevingsstrategieën met je gastsprekers
Alhoewel je waarschijnlijk een goede moderator hebt ingehuurd die weet hoe je met het publiek moet omgaan, zou je dieper moeten graven. Praat met je sprekers over de bezoekersbelevingsstrategieën die je zou kunnen inzetten.
Wat dacht je van live enquêtes, quizzen en toetsen? Of wat dacht je van het plannen van een interactievere presentatie, waar de eventbezoekers de mogelijkheid hebben om meer te onderbreken dan gebruikelijk? Bespreek al deze aspecten met je gastsprekers en beslis welke strategie het beste werkt.
Tip #4. Ontwerp samen een Q&A-sessiedynamiek
Q&A-sessies zijn een geweldige mogelijkheid voor de bezoekers om de presentatie beter te begrijpen of om mogelijke twijfels weg te werken. Een slecht dynamisch ontwerp zal echter de tussenkomst van je publiek beperken.
Dus neem de tijd om te praten met je gastsprekers over de manier waarop je de Q&A-sessies zou moeten organiseren. In plaats van een traditioneel format, zou het misschien activerender zijn om gesprekken rond een vuur in te plannen, of een Q&A midden in de presentatie. Een ander idee kan zijn om de bezoekers aan te moedigen hun vragen te stellen via een online platform. Op die manier zullen zelfs de meest verlegen gasten willen deelnemen.
Tip #5. Promoot je sprekers
Het zou niet eerlijk zijn om je gastsprekers te vragen om je event te promoten, of om extra moeite en tijd in de voorbereiding van hun presentatie te steken, zonder iets terug te geven. Dus wat dacht je ervan om bijvoorbeeld een aantal interviews met plaatselijke journalisten te regelen? Door dit te doen, help je je gastsprekers om zichzelf te promoten, en zorg ervoor dat je aangeeft dat jouw evenement de reden was dat ze naar je stad toekwamen.
Conclusie
Wanneer je een aanvankelijke communicatie opbouwt met je gastsprekers, aarzel dan niet om iets verder te gaan en te kijken naar een potentiële samenwerking op het gebied van promotie, eventbeleving of interactie met het publiek.
Kijk of de sprekers erin geïnteresseerd zijn om het goede woord over jouw evenement op social media te verspreiden. Loop ook met ze de interactie met het publiek bij langs, door te praten over zaken zoals strategieën om de interactie met het publiek te vergroten, door het juiste Q&A-sessieontwerp te bieden en door activerende presentaties op te leveren.
Zoek tot slot een manier om je gastsprekers waarde te bieden door ze te promoten. Een efficiënte en coherente communicatie met de gastsprekers zal absoluut de kwaliteit van je volgende evenement verhogen, dus aarzel niet om het te doen.
