Ben jij de gelukkige die zich onderdeel voelt van een eventteam dat handelt als één geheel? Communiceer jij met je team door vlugge blikken en lichte hoofdbewegingen? En het allerbelangrijkste: werk jij graag met deze mensen? Zo niet, dan is dit artikel voor jou bedoeld.
Het runnen van een krachtig eventteam betekent zoveel meer dan het coördineren van de werkzaamheden van vakkundige professionals die hun best doen. Als leider gaan je verantwoordelijkheden verder dan het opstellen van meerdere to-do-lijsten, eindeloze vergaderingen inplannen en het werk in de gaten houden. Je hoort je ook te focussen op het opbouwen van een bevorderende werkcultuur die is gebaseerd op respect, wederzijdse steun en assertiviteit.
In zijn boek EVENTS 2 - Hoe organiseer je een succesvol evenement?, geeft Kevin Van der Straeten aan: "het werken in een team biedt het voordeel dat je kan rekenen op de creatieve en conceptuele input van andere geesten". Om toegang te krijgen tot die input moet je je team op efficiënte wijze beheren.
Bovendien, zoals wordt aangegeven in Joe Goldblatt's boek: "leiderschap vereist vertrouwen en hangt af van integriteit, competentie en vertrouwen. Managers analyseren informatie, trekken daar conclusies uit en nemen beslissingen. Ze zetten middelen in om problemen op te lossen, wijzen taken toe en stellen schema's op. Leiders beïnvloeden en inspireren anderen om een doel te behalen. Leiders motiveren. Leiders evalueren beslissingen, beelden zich de consequenties in en maken noodplannen."
Als je een werkelijk sterk team wil hebben, dan moet je weten hoe je het op efficiënte wijze kan aansturen. Hoe doe je dat? Hier volgt een lijst met tips die je zal helpen:
Tip 1. Zorg dat je je teamleden goed kent
Er zijn mensen die uit zichzelf beter zijn in sommige taken dan anderen. Zelfs in een concreet gebied als eventmanagement zal het je soms verrassen dat er mensen zijn die beter zijn in het maken van een eventplanning, terwijl anderen juist beter met leveranciers kunnen onderhandelen. Als leider moet je meer leren over de krachten en zwaktepunten van ieder teamlid, om hen zo goed mogelijk in te zetten. Zij zullen op die manier op hun beurt meer van hun werk genieten.
Tip 2. Ontwikkel een positieve teamcultuur
Zou je goed in een groep kunnen werken als je het gevoel had dat je niet jezelf kon zijn? Denk je dat je je werk goed zou kunnen doen als je manager je doorlopend op de vingers kijkt? Zou je je veilig voelen in een venijnige werkomgeving? Natuurlijk is het antwoord op al deze vragen: "nee".
Juist daarom zou je extra voorzichtig moeten zijn wat voor teamcultuur je aanmoedigt. Volgens het artikel 'Positive Teams Are More Productive' ('Positieve Teams Zijn Productiever') uit de Harvard Business Review, staat een gezonde en positieve teamcultuur gelijk aan een grotere efficiëntie en productiviteit. Zoals aangegeven in het artikel "verbreedt de aanwezigheid van positieve emoties het vermogen van de werknemers door onderlinge relaties met elkaar te verbeteren en door hun creativiteit en vermogen om creatief te denken te versterken." Je kunt een positieve teamcultuur ontwikkelen door bijvoorbeeld je eventteam uit te nodigen op bijzondere uitstapjes, bootcamps, workshops, teambuildingsessies, etc.
Tip 3. Delegeer verantwoordelijkheid op een gezonde manier
Twee zaken zullen de efficiëntie van een team verminderen: verantwoordelijkheden ongelijk verdelen of niet genoeg verdelen en alles zelf moeten doen. Volgens Jayson DeMers, een ondernemer en schrijver bij Inc., is één van de grootste problemen waar teamleiders tegenaan lopen dat ze "niet weten hoe ze effectief moeten delegeren, of het niet willen doen tenzij het absoluut noodzakelijk is."
Dit kan leiden tot overbelasting voor jezelf of een ander teamlid, die vervolgens ontzettend veel werk moet doen. Begin te leren hoe je verantwoordelijkheden gelijkmatig verdeelt en kijk hoe de efficiënte van je team de lucht in schiet.
Los daarvan, zoals DeMers aangeeft: "vertrouw erop dat je teamlid het uitvoert op zijn of haar manier. Op die manier kan de persoon het werk aanpakken op de manier die voor hem of haar het beste werkt. Wees echter niet bang om zo nu en dan in te grijpen en te kijken of de taak zo verloopt als gepland."
Tip 4. Kies het 'soft power leadership'-model
Planners ervaren al genoeg stress in het opzetten en runnen van evenementen. Niemand wil dan ook nog een strenge baas of teammanager bovenop al die stress. Dus doe je team een plezier en wees geen tiran. Experimenteer in plaats daarvan met het 'soft power leadership'-model (gebaseerd op emotionele intelligentie, empathie, persoonlijke passies en discipline, effectieve communicatie en een inspirerende gemeenschappelijke visie).
Volgens Professor Joseph S. Nye Jr.: "Soft power werkt door het vormen van de voorkeuren van anderen. In de zakenwereld weten slimme bestuurders dat leiderschap niet alleen draait om het geven van bevelen, maar ook om het goede voordeel geven en anderen warm laten lopen voor wat jij gedaan wil krijgen. Deze leiderschapsstijl moedigt een positieve dialoog aan, evenals de persoonlijke groei van werknemers.
Tip 5. Sta altijd klaar voor je team
Als je een evenement aan het plannen of runnen bent, kunnen onvoorspelbare situaties zich voordoen. Juist daarom is het zo belangrijk om je teamleden te laten weten dat ze altijd kunnen rekenen op je steun, hulp of advies. Door er altijd te zijn om teamleden te helpen met problemen of om steun te bieden, versterk je hun zelfvertrouwen en verstevig je de teamdynamiek.
Call-to-action
Als mensen plezier hebben in hun werk, zijn ze vaak veel efficiënter en productiever. De constante groei en verbetering van menselijke relaties onder je werknemers zal niet alleen hun emotionele en professionele welzijn beïnvloeden, maar ook de kwaliteit van je evenementen. Dus begin meteen aan de teamcultuur van je evenement te werken.
Delegeer verantwoordelijkheden op de juiste wijze, waarbij je rekening houdt met de vaardigheden van ieder teamlid. Moedig een positieve werkinstelling aan en plan een serie teambuildingdynamieken die de onderlinge banden en het vertrouwen zullen versterken. Sta tot slot altijd klaar voor je team (per telefoon of online berichten), en laat ze weten dat je ze vertrouwt en dat je er bent om onverwachte problemen op te lossen.
