Er zijn genoeg artikels die je vertellen hoe je zoveel mogelijk uit je congresbezoekern kunt halen. Een snelle zoekopdracht op Google levert tientallen pagina's met tips over hoe je de beste congressen uitzoekt of hoe je goed gebruik kunt maken van koffiepauzes om te netwerken. Er is echter één advies waar deze artikels het meeste over gaan: hoe kun je leren en kennis opdoen door congressen te bezoeken. Niets ongebruikelijks aan, toch? Totdat je daadwerkelijk die artikelen leest.
In een artikel van INC stond bijvoorbeeld: "van tijd tot tijd ga je met goede hoop naar een sessie, maar je komt erachter dat het niet de juiste inhoud heeft of niet aan je verwachtingen voldoet, dus neem een kijk in de agenda en kies degenen uit waarvan je denkt dat ze het best bij je passen. Als ze niet aan je vereisten voldoen, verlaat dan gerust de sessie. Je hebt betaald om daar te zijn en moet er het meeste van maken."
Science Magazine publiceerde echter een aantal algemene getuigenissen van congresbezoekers. Eén van die getuigenissen luidde: "als er twee sessies tegelijkertijd plaatsvonden, ging ik heen en weer, van de ene naar de andere. Dat was een gruwelijke fout. Het was helemaal niet productief, en ik ging er moe en gestrest bij weg."
Deze artikels en ook anderen duiden op een aantal leerproblemen waarmee bezoekers te maken kunnen hebben, zoals het omgaan met een overdaad aan informatie, moeten kiezen tussen even interessante sessies, of passief luisteren in plaats van actief handelen.
Aangezien, volgens Hubspot, "84% van de respondenten vindt dat het bezoeken van evenementen een belangrijk onderdeel van hun werk is, en 79% er specifiek heengaat om iets te leren", is het belangrijk om iets te veranderen aan de educatieve waarde van congressen.
Eén manier om de educatieve laag van je congressen opnieuw uit te vinden en te verbeteren, is door verschillende progressieve pedagogische technieken in te zetten, die voornamelijk focussen op persoonlijke ervaring en leren door te doen. Maar hoe doe je dat?
Tip 1. Ontwerp een context voor de ontwikkeling van vaardigheden
We kennen allemaal wel de multi-track congressen waar bezoekers moeten kiezen tussen de verschillende lezingen die ze willen bezoeken. Eventprofessionals presenteren deze dynamiek vaak als een coole manier om gasten in staat te stellen om hun congreservaring te personaliseren.
Het kan echter aardig tegenvallen als een bezoeker moet kiezen uit tientallen even aantrekkelijke sessies. Daarnaast wordt de bezoeker zo opnieuw in de positie van passieve luisteraar geplaatst. Bovendien kiest de bezoeker er misschien voor om van sessie naar sessie te 'hoppen', zonder op iets in het bijzonder te focussen.
Dus waarom zou je niet de format van je congres veranderen door een algemene plenaire sessie te bieden, waarbij een algemeen onderwerp wordt uitgelegd, en waarna je gasten kunnen kiezen uit een aantal workshops waar ze verschillende vaardigheden kunnen leren die te maken hebben met het algemene onderwerp?
Laat je publiek weten dat zodra ze hun workshop hebben uitgekozen, ze het niet kunnen veranderen, aangezien het een volledige toewijding vereist. Op die manier kun je kennis- en trainingssessies mixen. Daarnaast moedig je je bezoekers aan om te focussen op hun leren en om hun nieuwe vaardigheden daadwerkelijk te oefenen.
Tip 2. Bied stap-voor-stap handleidingen
In plaats van je bezoekers met samenvattende handouts of ander drukmateriaal te bombarderen, kun je ze ook een aantal praktische handleidingen aanbieden. Als je bijvoorbeeld van plan bent om een evenement voor jonge tech-ondernemers te plannen, zou je waardevolle informatie kunnen verzamelen over waar ze investeerders kunnen vinden of over hoe ze hun bedrijf beter kunnen marketen. Daarna kun je in een handige brochure een aantal tips geven waardoor ze echt iets nuttigs kunnen leren.
Tip 3. Voorkom een overdaad aan informatie
Soms kun je meer bereiken met minder. Probeer je evenementagenda niet vol te proppen met alles wat je maar kunt bedenken. Als je congres bijvoorbeeld over marketing gaat, probeer dan niet ieder aspect van dit domein te bespreken. Focus je in plaats daarvan op iets concreets, zoals inbound marketing. Vervolgens stel je een lijst met sprekers op waarvan je denkt dat die dit specifiek type marketing kunnen bespreken vanuit verschillende perspectieven. Door je bezoekers niet te bedelven met informatie, kunnen ze hun aandacht op één onderwerp focussen en een diepgaande leerervaring hebben.
Tip 4. Betrek de bezoekers bij een lopend project
Een krachtige leerervaring op een congres komt met een mogelijkheid om te werken aan iets groters, door de krachten te bundelen met andere bezoekers. Daarnaast kan je je publiek helpen om hun nieuwe vaardigheden buiten het congres te oefenen door (groepsgewijs) verschillende projecten te ontwikkelen die ze tijdens het evenement kunnen starten. Vervolgens kun je een datum aankondigen waarop de inzendingen voor het project de strijd aangaan (bijvoorbeeld drie maanden na de het congres) en kun je je bezoekers waardevolle prijzen aanbieden, zoals een korting voor het congres van volgend jaar of zelfs de kans om te mogen presenteren op het volgende evenement.
Tip 5. Eindig met een evaluatiesessie
Moedig je bezoekers aan om alles wat ze geleerd hebben nogmaals door te nemen tijdens het congres en de contexten waar zij hun nieuwe vaardigheden kunnen toepassen. Zet een algemene evaluatiesessie op, waar mensen samen kunnen komen om de belangrijkste bevindingen van het congres te discussiëren.
Conclusie
Leren is één van de belangrijkste redenen waarom mensen congressen bezoeken. Dat is precies waarom je extra bewust moet zijn van de behoeften van je bezoekers, als je hun leerproces ontwerpt. Progressief onderwijs kan je daarbij helpen door de nodige gereedschappen te bieden om een verschillende educatieve strategie op te zetten.
Help je bezoekers door hen de mogelijkheid te bieden om hun vaardigheden te oefenen en om de nieuwe kennis die jouw congressprekers hen hebben geboden toe te passen. Help je publiek een handje door hen een organische, educatieve beleving te bieden, die daadwerkelijk een positieve invloed heeft op hun professionele of persoonlijke levens.
