Als je echt irritant wil zijn tegen een eventprofessional, vertel hem of haar dan om "kalm te blijven en zo door te gaan". Geloof je dat niet? Kijk maar eens naar jezelf. Als je te maken hebt met onbeleefde e-mails van leveranciers of last-minute annuleringen, dan is het moeilijk om dat 'blijf kalm' niet als spottend te zien.
Het maakt niet uit hoeveel keer per dag je tegen de klok aan het racen bent, de gevolgen zijn altijd hetzelfde: hoofdpijn, veel stress en een verlangen om iedereen een klap te verkopen.
Van het boeken van de vluchten van sprekers tot het bepalen van de e-mailmarketingcampagne; ieder onderdeel van je planning kan al snel een nachtmerrie worden. En als dat niet leidt tot een serieuze burn-out, dan kom jij er als eventplanner met geluk vanaf.
Zoals ondernemers Christopher Gergen en Gregg Vanourek aangeven in een Harvard Business Review-artikel: "in de supercompetitieve (en kwakkelende) economie van vandaag de dag, vallen we gemakkelijk ten prooi aan burn-outs. Die worden veroorzaakt door te veel informatie, altijd bezig zijn en altijd onder tijdsdruk staan."
"Dat moet je zien te voorkomen", denk je vast, maar je bedenkt je ook dat eventmanagement op de vijfde plaats staat van de meest stressvolle banen in 2017. Is er, met het oog daarop, een andere manier om niet gek te worden wanneer je een evenement plant onder tijdsdruk? Om je helpen bij het vinden van het antwoord, hebben we een stappenlijst opgesteld die zeker helpt om de stress bij het organiseren van evenementen ietwat te verlichten:
Stap 1. Stel prioriteiten
Soms word je geconfronteerd met meerdere brandjes, en instinctief wil je ze waarschijnlijk allemaal tegelijkertijd blussen. Hierdoor kan je soms overweldigd raken. In plaats van dat je je op iets concreets focust zal je aandacht verstrooid raken, waardoor je minder effectief problemen kan oplossen.
Probeer niet de controle te verliezen, maar stel in plaats daarvan je prioriteiten vast. Bedenk welke kwesties onmiddellijk opgelost moeten worden en welke problemen je kunt overlaten aan je teamleden. Zorg dat je precies weet welke zaken cruciaal zijn voor het soepele verloop van je evenement en welke juist minder belangrijk of gemakkelijker op te lossen zijn. Met deze instelling kun je de druk verlichten als meerdere uitdagingen zich tegelijkertijd voordoen.
Stap 2. Automatiseer logistiek zoveel mogelijk
Vind een slimme manier om van die lastige Excel-spreadsheets af te komen, om met slechts een paar muisklikken e-mailcampagnes op te zetten en om automatisch facturen te genereren. Er is genoeg eventmanagementsoftware en applicaties om je daarbij te helpen. Stel vast wat je grotere logistieke problemen zijn en hoeveel tijd, geld en stress je kunt besparen door het planningsproces te automatiseren.
Stap 3. Bel in plaats van e-mails versturen
Als er iets onverwachts gebeurt en je een bevestiging nodig hebt, is het beter om geen tijd te verspillen aan het schrijven van een e-mail en te wachten op antwoord. Het resultaat is vaak dat je talloze uren je e-mailbox aan het refreshen bent, gespannen wachtend op een antwoord. Doe jezelf een gunst en voorkom deze zenuwslopende aanpak. Pak je telefoon, toets een nummer in, en krijg je antwoord in slechts een paar minuten. Zorg er dus voor dat je de telefoonnummers van al je leveranciers, opdrachtgevers en teamleden hebt.
Stap 4. Doe rustig aan
Heb je ooit iets gehaast proberen te doen? Heb je bijvoorbeeld ooit weleens e-mails geschreven of het eventprogramma op de site aangepast, om pas daarna erachter te komen hoeveel fouten je hebt gemaakt? Laten we zeggen dat je een e-mail hebt verstuurd aan de verkeerde persoon en dat je niet het programma hebt aangepast, maar dat je het per ongeluk hebt verwijderd. Het druist misschien tegen je intuïtie in, maar als je een dringende taak moet volbrengen, kun je het beter rustig aan doen. Haal eerst eens diep adem en voorkom dat je het gehaast afraffelt.
Stap 5. Neem de tijd om te herstellen
Ga naar huis en pak je rust! Zeker wanneer je onder tijdsdruk werkt en te kampen hebt met een grote mate aan stress. Blijf niet tot laat op kantoor en probeer je helemaal van je werk af te sluiten zodra je thuis bent. Probeer thuis niet je e-mail te checken. Je bent immers geen machine, die enorme hoeveelheden informatie kan verzamelen en die altijd 'aan kan staan'. Als je je hoofd niet wil verliezen tijdens een stressvolle periode, moet je iedere dag weer herstellen. Je kan de uitdagingen van de volgende dag alleen aangaan met een goed uitgeruste geest en lichaam. Op die manier blijf je gezond, kan je beter helder denken en heb je meer energie.
Conclusie
Er is geen magische formule om je te beschermen tegen crises of last-minute haastige situaties. Als je echter de hele tijd efficiënt en gebalanceerd wil blijven, moet je weten hoe je op de juiste wijze je prioriteiten vaststelt. Je moet je altijd eerst storten op de problemen die er het meest toe doen. Ten tweede, doe jezelf een gunst en automatiseer de logistiek zoveel mogelijk. Ten derde, als het aankomt op communicatie tijdens kritische momenten, is de telefoon altijd beter dan e-mail. Zorg er ook voor dat je het rustig aan doet en dat je niet in alle haast fouten maakt die later voor nog meer werk zullen zorgen. Herstel tot slot dagelijks om je energie op peil te houden. Succes!
