Als het aankomt op besparen bij het organiseren van een evenement, zijn er twee types eventprofessionals: de 'vindingrijke' en de 'slimme' eventplanner.
De vindingrijke planners proberen wanhopig de kosten te verminderen door te besparen op planningstools of personeel, marketing, catering, audiovisuele apparatuur, ... Hun belangrijkste filosofie berust op het idee: "waarom zou je geld uitgeven aan iets dat je zonder hulp kunt klaarspelen. Van het maken van de eventwebsite tot het schrijven van een promotionele Facebook-post; dit soort planners denkt het grootste gedeelte van de taken zelf wel te kunnen uitvoeren, waardoor ze geld op uitbestedingen besparen.
De tweede groep eventprofessionals heeft in plaats daarvan een meer ondernemende instelling. Zij besparen kosten door... meer geld te investeren. Ja, dat heb je goed gelezen. Ze besteden logistieke opdrachten uit zodat ze zich kunnen focussen op belangrijke zaken, zoals de algehele visie van het evenement, promotiemateriaal, het bedrijfsplan, ... Ze investeren meer geld in marketingstrategieën om te zorgen voor een hoger bezoekersaantal. Ze willen ook de kwaliteit van het evenement versterken, om het succes en de algehele impact van het evenement te kunnen garanderen.
Het grootste verschil tussen deze twee types eventprofessionals zit in de strategische instelling die elke groep heeft in het eventplannen. De 'vindingrijke' planners zijn geobsedeerd door het besparen van kosten op alles. De slimme planners focussen in plaats daarvan op het investeren van meer geld, om zo de kwaliteit van hun evenement te versterken en vervolgens meer bezoekers en sponsoren te kunnen aantrekken.
Dit zijn de (contra-intuïtieve) tips die slimme planners volgen om de (echte) kosten van hun evenement te kunnen schrappen:
Stop gratis tools te gebruiken
"Wat is er mis met gratis applicaties of software?" vraag je je misschien af. Denk ten eerste eens aan alle accounts die je moet aanmaken en beheren. Als je een gratis tool gebruikt voor iedere logistieke of aan eventmarketing gerelateerde taak, bedenk je dan eens hoeveel tijd je verliest door uit te zoeken hoe deze online apps of software werken.
Bovendien, als er iets mis gaat (denk bijvoorbeeld aan het verliezen van je bezoekerslijst of andere belangrijke gegevens), kun je niet gewoon even een mailtje sturen of de helpdesk bellen. Het is een gratis tool, wat betekent dat je het op eigen risico gebruikt. Natuurlijk, je bespaart erop, aangezien je er niet voor hebt betaald. Maar als je kijkt naar de risico's, kan het zijn dat je tijd en zelfs geld verliest.
Koop eventmanagementsoftware
Klinkt onlogisch, of niet? Je wil kosten besparen, en toch lopen we je hier aan te raden om geld te besteden aan digitale tools. Maar sla toch dit onderdeel niet over; er is een reden waarom we je dit vertellen. Door bijvoorbeeld all-inclusive event managementsoftware te kopen, kun je je probleem outsourcen naar een algoritme dat je helpt om alle planningsuitdagingen te overkomen.
Heb je een webdesigner nodig om je te helpen een website te bouwen? Waarom zou je er een inhuren, als de software die je hebt gekocht het in minder dan vijf minuten kan doen? Wil je enorme mailingcampagnes de deur uitdoen? Waarom zou je uren verliezen op het uitzoeken van de uitnodigingenlijsten terwijl een digitale tool het voor je kan doen in een kwestie van seconden? Je moet wel zorgen dat je de softwaremarkt voorzichtig onderzoekt, en dat je alle verschillende opties afweegt, voordat je het juiste softwarepakket koopt dat op jouw behoeften aansluit.
Huur professionals in
Bespaar nooit op personeel. Je wil werken met de beste mensen en je evenement transformeren in een hoogwaardige beleving voor je bezoekers. Investeer goed in de mensen met wie je werkt (marketers, moderators, audiovisueel personeel, etc.), en laat ze hun beste vaardigheden en kennis inzetten om een fantastisch evenement neer te zetten. Kun je je voorstellen om te moeten werken met mensen die geen klap geven om je evenement? Je loopt dan het risico dat je onprofessioneel overkomt, en kan zo bovendien tijd en geld verliezen.
Onderhandel met eventleveranciers
Aarzel niet om de kunst van het onderhandelen onder de knie te krijgen en de beste aanbiedingen voor je evenement te vinden. Als je werkt met verschillende eventleveranciers, zorg dan dat je de tarieven bespreekt en vraagt om een goede afspraak.
Investeer in marketing
"Waarom zou ik? Ik kan toch gewoon Facebook en Instagram gebruiken om mijn evenement te promoten?", denk je misschien. Fout. Je zal niet door alle herrie op social media doorbreken zonder bijvoorbeeld te betalen voor Facebook-advertenties.
Hoe ben je van plan om inbound marketingstrategieën toe te passen zonder kennis te hebben op dit gebied? Of erger nog: ben je van plan om de teksten voor de eventwebsite zelf te schrijven? Slecht plan.
Je hebt een sterke, professioneel uitgevoerde marketingstrategie nodig. Door in marketing te investeren, vergroot je het bezoekersaantal van je evenement, versterk je zijn populariteit, en trek je zelfs meer sponsoren aan om je te helpen bij je taak.
Call-to-action
Als het aankomt op het besparen van kosten bij het plannen van evenementen, gedraag je je het beste als een ondernemer, niet als een krent. Zie evenementen als een bedrijfsmodel. Het is je hoofddoel om je omzet te vergroten, en om dat te doen moet je een perfect evenement neerzetten. Je kan geen goede resultaten behalen zonder daadwerkelijk geld in je evenement te investeren. Wees een slimme planner en bespaar niet op zaken die de kern van je evenement beïnvloeden. Bespaar door geld op een verstandige manier uit te geven.
