Hoezeer je ook een boeiend evenement probeert te plannen, je loopt altijd het risico dat het een saaie beleving wordt.
Je kan je focussen op het bieden van boeiende netwerkomgevingen of inspirerende kennissessies. Je kan obsessief bezig gaan met het ontwerpen van een perfecte attendee journey en efficiënte massacommunicatie. Je kan zelfs een buitengewoon sociaal programma opzetten, en gebruik maken van de unieke locaties rond de eventbestemming. Als je echter niet weet hoe je de verwachtingen van je gasten kunt lezen, kun je uiteindelijk toch een matig evenement afleveren dat zeker niet memorabel zal zijn.
Je vraagt je misschien paniekerig af hoe of waarom dit gebeurt. Tegenwoordig hebben we te kampen met verschillende complexiteiten als het op evenementen aankomt. Daardoor verliezen we soms uit het oog wat echt belangrijk is. We zijn te veel bezig met de manieren waarop we de eventmarketingcampagne kunnen automatiseren, en vergeten authentieke belevingen te leveren die onze bezoekers goed laten voelen. En laat dat nou precies zijn wat ze verwachten van onze evenementen.
Bezoekers willen zich verbinden met potentiële zakenpartners en toegang hebben tot nieuwe kennis, maar een basisbehoefte die ze willen vervullen is zich even loskoppelen van hun dagelijkse realiteit en zich laten boeien in een betekenisvolle omgeving. Met andere woorden: mensen willen spanning beleven tijdens evenementen. Zoals eventprofessional Julia Rutherford Silvers stelt, is het opbouwen van spanning tijdens evenementen de belangrijkste factor die de onvergetelijkheid van de bezoekersbeleving en hun emotionele welzijn bepaalt.
Daarnaast kunnen planners door spanning op te bouwen een aantal potentiële problemen vermijden. Ze zullen de aandacht van hun gasten kunnen grijpen en vasthouden. Ze zullen ook hun publiek helpen efficiënter te zijn tijdens het evenement. Tot slot zullen ze mensen motiveren tot meer interactie met de eventinhoud en de omgeving zelf.
Daarom volgt hier een lijst met tips die je kunt toepassen om een gezonde spanning op te bouwen voor je bezoekers:
Tip 1. Organiseer offline evenementen om afleiding te voorkomen
Doe jezelf een plezier en ga tijdens je evenement op de achterste rij zitten. Begin dan eens alle flitsende schermen te tellen die je ziet in de handen van je publiek. Sommigen zullen hun laptops gebruiken om e-mails te versturen of het nieuws te lezen, terwijl anderen hun Facebook-wall aan het afscrollen zijn op hun telefoons.
Dit gebeurt allemaal terwijl de dure spreker die je hebt ingehuurd waardevolle inzichten deelt die hun professionele levens kan veranderen, en ze lijken allemaal niet eens te luisteren.
Je bent misschien een beetje verward, en nogal gefrustreerd. Waarom letten ze niet op? Het antwoord is simpel: het is tegenwoordig bijna onmogelijk om volledig te ontkoppelen.
Bezoekers zijn niet afgeleid uit onbeleefdheid, nee, ze vinden het fijner om te multitasken en te luisteren naar de spreker terwijl ze naar hun telefoons kijken. Hierdoor kunnen ze niet volledig aanwezig zijn, en daardoor voelen ze geen spanning. Dat is de reden dat de eventmoderator of spreker moet beginnen de spanning op te bouwen, door de bezoekers zich te laten koppelen van alle elektronica.
De moderator of spreker kan een eenvoudige oefening doen door het publiek te vragen om één minuut volledig stil te zijn zonder na te denken over iets, bijna als een soort meditatie. Dit helpt de bezoekers om zich te ontspannen en meer te concentreren op wat de spreker zegt, waardoor ze vatbaarder zullen zijn voor de factoren die je gebruikt om spanning op te bouwen.
Tip 2. Maak de intenties van je bezoekers duidelijk
Nadat je de bezoekers hebt gevraagd om hun telefoons en laptops weg te doen, vraag je ze waarom ze überhaupt op het evenement zijn, wat ze er hopen te vinden, welke informatie ze willen krijgen uit de kennissessies en welke uitkomsten ze willen behalen. Net zoals de vorige activiteit, helpt deze de bezoekers duidelijk te maken voor zichzelf wat hun bedoelingen en doelen zijn. Het zorgt bovendien voor een ruimdenkendheid en een creatieve instelling.
Tip 3. Verander je publiek in co-creërende deskundigen voor je evenement
Begin de spanning op te bouwen door de boeiende momenten uit te breiden. Maar probeer betrokkenheid niet aan te moedigen door middel van een Q&A-sessie. Nee, verander in plaats daarvan jouw publiek in deskundigen voor het evenement. Zorg dat ze kunnen deelnemen aan de co-creatie van de eventinhoud. Je kan werken met moderators en de sprekers om de bezoekers op actieve wijze te betrekken, door middel van directe deelname.
Van live polls tot quizzen en constante interactie; zorg dat bezoekers veelvuldig de mogelijkheid hebben om te participeren. Hiermee help je de spanning op te bouwen door middel van het delen van belevingen, en de anticipatie voor de volgende interactieve dynamieken.
Tip 4. Introduceer de flow-beleving
Flow betekent op het top van je kunnen presteren, terwijl je geniet van de activiteit waar je jezelf mee bezigt. Flow kan bereikt worden wanneer zowel zenuwen en verveling uitgesloten worden. Om je publiek te helpen die toestand te bereiken, bedenk je een aantal uitdagingen waar zij hun vaardigheden en kennis voor kunnen gebruiken. Zo voeg je niet alleen een vermakelijk onderdeel toe aan het evenement, maar je bouwt ook spanning op door de actieve participatie in de activiteiten (groepsquizzen, teamspellen) die zowel spannend als interessant zijn.
Tip 5. Verhoog het dopamine- en serotonineniveau
Ja, we raden je aan om te knoeien met de hersenen van je bezoekers. Maak je geen zorgen… Het is niet wat je denkt. Om te zorgen dat je bezoekers een hoge mate aan dopamine en serotonine aanmaken, moet je een boeiend verhaal bieden, vol met intrige en anticipatie. Hiermee zorg je voor meer spanning en is de kans groter dat bezoekers het meeste uit het evenement willen halen.
Conclusie
Eventlogistiek is het makkelijke deel; het is het omgaan met de emoties van je bezoekers dat de moeilijkste taak vormt. Om echter te zorgen dat je evenement een succes wordt, moet je alles doen wat je kan om te zorgen dat je publiek geniet van hun beleving. Het opbouwen van spanning is één van de strategieën die je kunt inzetten om je publiek te veranderen in actieve en blije deelnemers. Dus in plaats van extra uren in te zetten om te bepalen wat voor soort LED-schermen je op het podium gaat zetten, gebruik je die tijd best om een krachtige strategie te ontwerpen om spanning voor je gasten te creëren.
