In tegenstelling tot andere sectoren is er geen 'vast' businessmodel dat evenementenbureaus hanteren. De meeste bureaus hanteren een combinatie van verschillende modellen.
Een overizcht:
- Uur- of dagtarief. Het bureau rekent de gepresteerde uren voor consultancy, productie, regie, … door aan de opdrachtgever. Het uurtarief varieert afhankelijk van de taak en het niveau van de eventmanager (senior/ junior) en kan variëren.
- Sommige evenementenbureaus werken op basis van een vaste prijs. Vaak maken ze hiervoor zelf een inschatting van de nodige uren en berekenen ze zo de totaalprijs, die ze verhogen met een risicomarge.
- Mark-up (bureau fee) op de verschillende onderdelen. In dit model telt het eventbureau een percentage bij de offertes van de leveranciers. Vaak zakt het percentage wel volgens een staffel naarmate het budget van het evenement groter wordt. Ook wordt er meestal een onderscheid gemaakt tussen arbeidsintensieve elementen die een hogere mark-up krijgen dan eenvoudige zaken zoals de locatie en catering. De meeste eventbureaus die dit model hanteren, geven dat ook transparant aan in hun offertes.
- Heel wat eventlocaties en -leveranciers geven bureaukortingen. Die korting wordt meestal als commissie geïncasseerd door het bureau. Op zich maakt dit model voor jou als opdrachtgever niet uit, want het is een korting die je anders sowieso niet gehad zou hebben.
- Er zijn organisatiebureaus die een bedrag vragen voor het creatieve concept of idee. Dat is meestal een vast bedrag, maar sterk afhankelijk van bureau tot bureau.
- Ook een variabel model, zoals een percentage op de ticketprijs, wordt soms gebruikt wanneer het eventbureau medeverantwoordelijk is voor de marketing en promotie van het evenement.
Uiteindelijk moet een evenementenbureau haar mensen en kosten ook betalen. Door een combinatie van verschillende businessmodellen mikt een bureau gemiddeld op 20 tot 30% marge op het evenement. Maar alles is natuurlijk afhankelijk van het type evenement, de arbeidsintensiteit, de risico's, de creativiteit, de omvang van het bureau, ... Kies je voor een professioneel evenementenbureau, dan krijg je voor die marge heel wat in de plaats. Alle goede redenen om je event uit te besteden aan een evenementenbureau.
Benieuwd naar de mark-up percentages? De uurtarieven?
Je leest er meer over in het boek EVENTPLANNER van Kevin Van der Straeten. De cijfers komen uit een rondvraag bij de belangrijkste eventbureaus in België en Nederland.
Is er ooit onderzoek gedaan naar het % bedrijven dat rechtstreeks werkt zonder beroep te doen op een eventbureau? Ik denk zowel een residentiele seminaries in het buitenland als events in het thuisland.