Hoe neem je beter beslissingen bij het plannen van je evenement?

Er is één ding dat alle eventprofessionals onderscheidt: we zijn geboren besluitvormers. Of het nu gaat om het cateringmenu of de techniek; we reageren constant op onze werkomgeving met nieuwe beslissingen.

Soms zijn deze beslissingen eenvoudig en bestaan ze uit het kiezen tussen twee of meerdere opties. Maar soms is het besluitvormingsproces ontzettend complex en vereist het een boel improvisatie en omgaan met onzekerheid. En iedere keer overleven we het weer, wat ons een stapje dichterbij het echte vakmanschap brengt.

Zoals ondernemer Erik Larson aangeeft in een Harvard Business Review-artikel: "beslissingen zijn de meest krachtige tool die managers hebben om dingen gedaan te krijgen. Het stellen van doelen (nog een tool) is ambitieus, maar het is juist het nemen van beslissingen wat zorgt voor actie."

De rol van besluitvormer komt echter met een aantal risico's en verantwoordelijkheden. Door het nemen van geïnspireerde, snelle of slechte beslissingen, kunnen we het succes van ons evenement of het welzijn van onze bezoekers beïnvloeden. Daarom is er een leercurve wat betreft het besluitvormingsproces.

Lees om nog sneller te leren eens deze tips over het beter nemen van beslissingen bij het plannen van je volgende evenement:

Tip 1. Vertrouw niet alleen op je onderbuikgevoel

Intuïtie kan soms een goede raadgever zijn, maar het is niet een geweldig idee om eventplanningsbeslissingen te nemen op basis van 'wat goed voelt'. Verzamel vóór het nemen van een beslissing zoveel mogelijk informatie over het onderwerp. Daarna moet je zorgvuldig de voor- en nadelen afwegen. Jouw onderbuikgevoelens vertellen je misschien maar een gedeelte van het verhaal, waardoor je een overhaaste beslissing neemt zonder het hele plaatje te kennen.

Tip 2. Vermijd wensdenken

Het beeld van evenement dat we in ons hoofd hebben komt niet altijd overeen met de realiteit, waardoor we soms op basis van wensdenken professionele beslissingen maken. Dit kan een bron zijn van veel frustratie en problemen die je vervolgens weer moet oplossen.

Om een betere besluitvormer te worden, moet je je beslissing onderbouwen met feiten en argumenten. Bewaar altijd een rationeel perspectief en weeg het bewijs dat je op tafel hebt af.

Het kan bijvoorbeeld zijn dat je zoveel mogelijk bezoekers wil aantrekken door de inschrijving open te laten tot de dag vóór het evenement. Het lijkt misschien een goed idee, maar het kan ertoe leiden dat je niet let op het bezoekersaantal en je het evenement overboekt.

'Wensdenken' laat je geloven dat alles onder controle is. Als je het rationele deel van je brein echter aanzet, zul je je realiseren hoe gevaarlijk het is om de inschrijving open te houden zonder op het bezoekersaantal te letten. Je zult misschien een enorm bezoekersaantal krijgen dat de capaciteit van de locatie overschrijdt (waarna je vervolgens mensen moet wegsturen). Ook kan het gebeuren dat je slechts een klein aantal vooraf ingeschreven bezoekers hebt (waarvoor je normaal gesproken een intensere marketingcampagne nodig hebt).

Tip 3. Werk aan het verbeteren van je emotionele intelligentie

Onderzoek wijst uit dat "mensen met een sterke emotionele intelligentie slimmere beslissingen nemen omdat ze niet worden beïnvloed door hun huidige stemming". Als je een sterkere emotionele intelligentie hebt, kun je beter begrijpen wat er gebeurt, jezelf loskoppelen van de huidige ervaringen en inzichtelijkere beslissingen nemen.

Klink dat als jou? Misschien is dit juist het tegenovergestelde van jou en schud je het van je af met de gedachte: "nu ja, emotionele intelligentie is een natuurlijke eigenschap; of je hebt het, of je hebt het niet". Maar dat is niet waar. Volgens ondernemer Justin Bariso: "net zoals bij iedere andere vaardigheid, baart oefening kunst. Het is natuurlijk onmogelijk om perfecte controle te houden over je emoties. En leren om je emotionele intelligentie te verbeteren is niet iets dat je zomaar even doet. Blijven oefenen op deze stappen helpt je echter om de kracht van je emoties onder controle te krijgen. Vervolgens kan je die kracht in je voordeel laten werken, in plaats van in je nadeel."

Tip 4. Vind een professionele mentor

We hebben allemaal een raadgever nodig die ons kan sturen door het professionele mijnenveld. Zelfs de meest succesvolle professionals hebben mentoren die ze helpen focussen op de belangrijkste zaken, en die ze helpen om crisissituaties te beheren.

Tip 5. Blijf niet in de 'paralysis by analysis'-fase zitten

Zoals ondernemer Kevin Van der Straeten aangeeft: "de organisatie van een evenement vindt plaats over een periode van weken, maanden of zelfs jaren. Het kan daardoor in die tijd verschillende ontwikkelingen doorgaan. Het budget kan bijvoorbeeld krimpen als gevolg van dalende verkoopcijfers. Bovendien heb je te kampen met tijdsdruk, zodat de volledige implementatie van je plannen lastig kan blijken."

Het slechtste wat je dan kan doen is niets doen. Natuurlijk kan je je overweldigd voelen, wat je in zekere zin ietwat kan verlammen. Als je echter niet meteen daadkrachtig optreedt, loop je het risico dat je niet op succesvolle wijze de uitdagingen van je evenement kan oplossen, en je je succes laat ondermijnen.

Conclusie

Beter beslissingen nemen is een vaardigheid die je jezelf kan aanleren. Voel je dus niet schuldig als je overweldigd raakt door de overdaad aan uitdagingen die bij eventplannen komen kijken. Geef jezelf bovendien de ruimte om fouten te maken en ervan te leren. Neem één beslissing per keer en vergeet niet de resultaten van iedere beslissing te bekijken.