De afgelopen jaren hebben we het idee van de eventbeleving steeds meer uitgebreid, waarbij we meer en meer ruimte maakten voor de digitale omgeving. Streamingtechnologieën zorgen ervoor dat we een enorm aantal potentiële bezoekers kunnen bereiken. Hybride evenementen worden steeds populairder, waardoor we interactie verder kunnen trekken dan de eventlocatie zelf.
Volgens het verslag 2018 Global Meetings and Events Forecast, gepubliceerd door American Express: "minder dan een derde van de respondenten in de meeste regio's en 35% van de respondenten in Pacifisch Azië voorspelt dat virtuele en hybride onderdelen in meer dan 10% van hun evenementen gebruikt zullen worden."
Aangezien we echter niet geheel gewend zijn aan deze nieuwe dynamiek, focussen we soms meer op onze fysieke bezoeker en vergeten we de andere gasten, die niet in de ruimte zijn, maar die het evenement volgen vanuit een ander deel van de wereld. Het nadeel van deze gewoonte is dat je deze bezoekers ermee kan kwijtraken. Zoals Jaimie Seaton schrijft voor Skift: "als bezoekers je evenement kunnen verlaten met slechts één muisklik, dan kun je ze maar beter geboeid houden."
Het is belangrijk om niet alleen te denken aan de eventbeleving van onze fysiek aanwezige bezoeker, maar ook aan die van onze virtuele gasten. Zoals Kevin Van der Straeten aangeeft, als het aankomt op hybride of virtuele evenementen: "moet er ook interactie plaatsvinden. De beleving die je de online deelnemers biedt moet natuurlijk gebaseerd zijn op de grondbeginselen van je evenement, maar moet worden aangepast om aan hun specifieke verwachtingen te voldoen."
Hij merkt verder op in zijn boek EVENTPLANNER: "zelfs met een live-evenement is het niet altijd gemakkelijk om de aandacht van je deelnemers vast te houden, maar met een online publiek is de uitdaging nóg groter. Met andere woorden: wanneer je een hybride evenement plant is het vanaf de conceptfase al cruciaal om goed rekening te houden met de inhoud en de interactieve beleving die je wil bieden aan je online deelnemers. Dit is de enige manier waarop je hun aandacht kunt concentreren en zorgt dat ze zich betrokken voelen."
De vraag is: hoe vangen we de aandacht van onze virtuele bezoekers en houden we deze vast gedurende het gehele evenement? Deze tips zouden moeten helpen.
Tip 1. Maak contact met je virtuele gasten voorafgaand aan het evenement
Zorg dat je virtuele bezoekers zich betrokken voelen, dagen (of zelfs weken) voor het evenement. Dat kan je doen door hun mening te vragen (via social media) over potentiële onderwerpen. Ook kan je kijken of ze nog vragen hebben voor de eventsprekers. Zorg dat je virtuele bezoekers zich emotioneel betrokken voelen bij het evenement door middel van relevante social media posts, quizzen, interactieve vragen, etc.
Tip 2. Maak je evenement niet 'te gemakkelijk' toegankelijk
Zorg dat je niet het evenement alleen maar streamt en de live versie via social media aankondigt. Een gemakkelijk toegankelijke link werkt goed in gevallen zoals de lancering van de Falcon Heavy, maar als het aankomt op je evenementen moet je zorgen dat mensen actie ondernemen en enthousiast zijn om online aanwezig te zijn.
Dat kan je doen door je potentiële gasten te vragen om hun assistentie te bevestigen door een aanmeldingsformulier in te vullen. Om het publiek te overtuigen om onmiddellijk actie te ondernemen en toegang te krijgen tot je evenement, kan je een aftellende klok voor virtuele bezoekers plaatsen. Door het gevoel van urgentie zullen ze sneller actie ondernemen.
Tip 3. Modereer de online conversatie
Zorg tijdens het evenement voor een chatoptie voor je virtuele bezoekers. Laat de chatfunctie niet de vrije loop nemen, maar vraag een teamlid of een vrijwilliger om de online conversatie te modereren. Je vraagt jezelf misschien af: "waarom heb ik iemand nodig die de chat beheert? Kunnen de virtuele bezoekers niet in de chatbox typen als ze iets te zeggen hebben?"
Het is ten eerste belangrijk om alle mogelijk aanstootgevende reacties te verwijderen, zodat deze niet in de chatbox blijven staan. Daarnaast moet er iemand zijn die relevante vragen van virtuele bezoekers over het evenement meteen beantwoordt, zodat ze zich niet genegeerd voelen. Tot slot kan een moderator een aantal quizzen of polls alleen voor het virtuele publiek maken en de betekenisvolle data aan het publiek op het evenement presenteren.
Tip 4. Laat je virtuele publiek merken dat je weet dat ze er zijn
Vraag de eventmoderator om je virtuele bezoekers niet te vergeten. Zorg dat de moderator niet alleen de fysiek aanwezige gasten, maar ook de virtuele gasten erkent. Dit is belangrijk, zeker wanneer het aankomt op de live Q&A-sessies.
De moderator moet de manier waarop virtuele gasten vragen kunnen stellen aankondigen. De moderator moet eveneens ervoor zorgen dat de sprekers die vragen zullen zien en een paar ervan zullen beantwoorden. Hiermee hou je je virtuele publiek geboeid en blijven ze zich net zo belangrijk voelen als de aanwezige gasten.
Tip 5. Moedig de virtuele bezoekers aan om deel te nemen
Stel je virtuele assistenten in staat om direct aan het evenement deel te nemen door hun verhalen te vertellen. De eventmoderator kan een paar minuten reserveren om de virtuele bezoekers beter te leren kennen en hen te vragen om in de online chat een persoonlijk verhaal te plaatsen dat te maken heeft met het onderwerp ter discussie. De persoon die de online conversatie modereert kan vervolgens kiezen tussen twee of drie verhalen en ze hardop voorlezen aan de sprekers en het algemene publiek.
Conclusie
Als je niet actief je virtuele bezoekers aanspreekt, zullen ze niet blijven plakken voor het gehele evenement. In vergelijking met de gasten ter plaatse zijn zij immers weg met slechts een muisklik. Daarom moet je wanneer je de eventbeleving en -dynamiek ontwerpt zorgen voor zoveel mogelijk assistentie en voorzieningen voor je virtuele bezoekers.
