Denk je dat er niks lastiger is dan een evenement plannen? Probeer eens een evenement te runnen in het buitenland. Of het nu gaat om een congres, festival of netwerksessie; bij het runnen van een internationaal evenement moet je tien keer meer je beste beentje voorzetten.
Het is veel meer werk en veel minder zekerheid. Naast het feit dat je je moet zien te redden in onbekende omgevingen en om moet gaan met de extra stress, heb je met meerdere uitdagingen te kampen. Van het begrijpen van de lokale manier van zaken doen tot het regelen van BTW-zaken; de onzekerheid kan je zelfvertrouwen aantasten en je daadkrachtigheid verlammen.
Er is echt niets relevanter (of lastiger) dan het vinden van betrouwbare leveranciers. Als je lokale evenementen plant (of het nu in je stad of in je land is), loop je een stap voor, omdat je al een lijst met betrouwbare leveranciers hebt. Als je daarentegen een evenement in het buitenland plant, moet je een groot gedeelte van je tijd wijden aan het vinden van betrouwbare eventleveranciers; locatie, catering, audiovisuele ondersteuning, decoratie, communicatiespecialisten, fotografen en grafisch ontwerpers, om maar een paar voorbeelden te noemen.
Het is jouw verantwoordelijkheid om een krachtig bestand aan eventleveranciers op te bouwen, uit het niets. Bij deze taak heb je vervolgens het risico dat je meerdere vergissingen begaat die al je harde werk onderuit kunnen halen. Om te voorkomen dat dit gebeurt, volgt er hier een lijst met fouten die je het beste kunt voorkomen bij het zoeken naar internationale leveranciers:
Fout 1. Het advies van lokale experts de wind in slaan
Eén van de grootste fouten die planners maken bij het runnen van internationale evenementen is dat ze de lokale expertise onderwaarderen. Natuurlijk, planners hebben diepgaande kennis over eventplannen en marketing. Ze hebben echter de neiging om (onterecht) aan te nemen dat ze ook meteen experts zijn in het plannen van evenementen en marketing op onbekende locaties. Niets is minder waar.
Kijk eens naar jezelf. Zou je zeggen dat je een verregaande kennis hebt over een andere stad, met inbegrip van de culturele kennis, wetgeving en plaatselijke gebruiken? Als je niet in een andere stad hebt gewerkt en er geen evenementen hebt gepland, heb je waarschijnlijk een magere kennis over hoe de stad echt is. Ervan uitgaan dat je een expert bent over een onbekende stad kan leiden tot een aantal uitdagende kwesties, zoals het inschakelen van slechte eventleveranciers.
Lokale deskundigheid speelt een belangrijke bemiddelende rol tussen de organisatoren en de locatie zelf. Daarom is de eerste stap die je moet nemen voordat je een internationaal evenement plant om samen te werken met de lokale expertise en de lokale infrastructuur op de juiste manier gebruiken.
Fout 2. Je evenement-behoeften niet/slecht communiceren
Als je niet weet wat je specifieke behoeften zijn en hoe je ze uit moet leggen, zal dit waarschijnlijk leiden tot communicatieproblemen. Je denkt misschien dat je duidelijk bent, terwijl je boodschap eigenlijk vaag is, of verkeerd begrepen wordt. Om te voorkomen dat dit gebeurt, moet je ieder aspect van je planningsproces specificeren en alle online en face-to-face-communicatie met eventleveranciers laten bevestigen. Herhaal indien nodig zaken voor mensen en vraag om bevestigingen. Maak je er geen zorgen over of je dom overkomt. Het is belangrijker dat je zeker weet dat je internationale leveranciers hebt gevonden die aan al je eventplanningsbehoeften kunnen voldoen.
Fout 3. Niet vragen om de trackrecord van een leverancier
Voordat je een internationale eventleverancier kiest, is het verstandig om te kijken of deze leverancier genoeg sociaal bewijs heeft om zijn deskundigheid te bewijzen. Als je echter haast hebt, sla je dit gedeelte misschien over met de gedachte: "het zal wel goed zitten". Deze instelling kan later leiden tot grote problemen. Wat als die leverancier een oplichter blijkt te zijn? Of wat als hij geen ervaring met evenementen heeft en niet kan voldoen aan je verwachtingen? Controleer altijd het portfolio van een leverancier en vraag indien mogelijk om referenties of reviews van andere (internationale) opdrachtgevers.
Fout 4. Je interactie beperken tot slechts e-mailverkeer
Het is altijd verleidelijk om alles te doen per telefoon of e-mail. Waarom zou je de moeite nemen om een vliegticket te boeken en naar een ander land te vliegen wanneer je alles al vanaf je bureau kan plannen? Fout. Het maakt niet uit hoe goed je communiceert met je eventleveranciers, er zijn altijd zaken die je zelf zult moeten controleren. Je kan bijvoorbeeld niet alleen op foto's rekenen om werkelijk te begrijpen wat voor capaciteit de eventlocatie heeft; je moet de ruimte zelf bekijken. Je kan evenmin zomaar 'vertrouwen' dat de catering goed is zonder zelf het eten te hebben geproefd. Neem de moeite om in persoon met je eventleveranciers te praten. Je zal er geen spijt van hebben.
Fout 5. Niet grondig kijken naar contracten
Dit is de fout waardoor je echt in de problemen kan komen. Niet genoeg kijken naar contractdetails en de verantwoordelijkheden die de eventleveranciers aannemen kan leiden tot ernstige juridische problemen. Daarom moet je zorgen dat je een goede kennis hebt van zowel lokale wetgeving als zakelijke gebruiken. Vraag indien nodig de hulp van lokale deskundigen of zelfs een advocaat.
Conclusie
Een internationaal evenement plannen betekent meespelen met de grote jongens. Er zullen een aantal verantwoordelijkheden en kopzorgen de pan uitschieten, en je zult gemakkelijker fouten maken. Als je je echter bewust bent van potentiële fouten en je best doet om ze te voorkomen, kom je zeker dichter bij het runnen van een succesvol internationaal evenement.
