De zakenwereld verandert met rasse schreden. Nieuwe sectoren zoals FinTech of zelfbesturende auto's schieten de lucht in. Deze innovaties moedigen mensen aan om nieuwe platformen voor netwerken en kennisoverdracht op te zetten.
Meer en meer professionals zijn erin geïnteresseerd om face-to-face meetings te bezoeken, waar ze een nieuwe ideeën kunnen vinden om hun industrie of sector vooruit te helpen. Verschillende zakelijke stakeholders beginnen de echte potentie van evenementen in een nieuwe licht te zien, en begrijpen steeds meer diens belangrijke rol bij groei en ontwikkeling.
Volgens Issa Jouaneh, senior vicepresident en algemeen directeur bij American Express Meetings & Events: "als we kijken naar 2018 blijft het optimisme met betrekking tot de meeting sector verder gaan met positieve gevoelens, groeiplannen en toenemende investeringsactiviteit."
Daarom is het jouw verantwoordelijkheid als eventprofessional om manieren te vinden om te blijven concurreren. Het moet jouw hoofddoel zijn om hoogwaardige opdrachtgevers aan te trekken die gebruik willen maken van jouw plannings- en marketingdiensten. Het plannen van memorabele en betekenisvolle belevingen voor de bezoekers is een must geworden voor eventprofessionals. Er is geen andere manier om te overleven dan door perfect werk te leveren. Om echter tussen je concurrentie op te vallen, moet je een stap voorwaarts zetten en een buitengewoon evenement neerzetten.
Waar moet je mee beginnen? Hier volgt een lijst met aanbevelingen die je kan overwegen bij het ontwerpen en plannen van je volgende evenement:
Tip 1. Lever een memorabele beleving
Alhoewel mensen geïnteresseerd zijn in de kwaliteit de inhoud van je evenement en de mogelijkheid om te netwerken, verlangen ze ook naar buitengewone belevingen. Of het nu gaat om spanning, nieuwigheid of gaafheid, om jezelf te onderscheiden van de competitie, moet je ook de emotionele laag van het evenement ontwerpen.
Om bijvoorbeeld te zorgen dat je bezoekers verschillende belevingen aangaan, kan je non-traditionele eventlocaties gebruiken, zoals wijngaarden, landelijke omgevingen of open warenhuizen. Je kan ook een aantal memorabele emoties leveren door verschillende activiteiten te ontwerpen waarbij je bezoekers omgang hebben met de lokale cultuur (als je een internationaal evenement plant).
Daarbij moet je er rekening mee houden dat mensen op zoek zijn naar unieke belevingen en settings. Als je daarvoor kan zorgen, onderscheid je jezelf van de concurrentie.
Tip 2. Mix creativiteit met plezier en vakmanschap
Naast unieke omgevingen en belevingen, moet je ook nadenken over het plannen van een aantal opmerkelijke interacties. Om te zorgen dat je evenement tussen andere evenementen uitspringt (zodat mensen zullen praten over de beleving en deze zullen aanbevelen aan hun collega's en vrienden), combineer je de kennis- en netwerksessies met wat leuke activiteiten.
Je kan bijvoorbeeld een vakworkshop of wijnproeverij plannen. Deze interacties zullen jouw evenement onvergetelijk maken en je gasten zullen sowieso weer naar de volgende editie willen komen.
Tip 3. Vergeet de details niet
Rommelige incheckbalies? Onnauwkeurig programma? Audiovisuele problemen? Ja, al deze zaken kunnen wel eens voorkomen, maar je wil niet de indruk wekken dat het je koud laat. Jouw houding bij het plannen van het evenement beïnvloedt de algehele eventbeleving van je bezoekers. Daarom is het cruciaal om zorgvuldig de aandacht te besteden aan details en om alle mogelijke problemen die zich op het evenement voor kunnen doen te minimaliseren.
Tip 4. Ga voor bewustzijn en een langzame eventbeleving
Als je evenementen plant voor professionals (van welke soort dan ook), is de kans groot dat ze volle agenda's hebben en erg druk zijn. Verander je evenement niet in een kloon van hun dagelijkse activiteiten. Prop sessies niet zo vol mogelijk en maak het evenement geen gehaaste beleving voor je gasten. Ga in plaats daarvan voor een ontspannen omgeving. Help je bezoekers bewust te zijn over het evenement. Dit kan je doen door meditatie-experts uit te nodigen die je gasten kunnen helpen ontspannen voordat de kennissessie start. Ga ook voor een langzame eventbeleving, die niet focust op haasten of zaken snel uitvoeren. Zorg dat je bezoekers werkelijk genieten van het evenement dat je voor ze hebt gepland.
Tip 5. Hou de aandacht van je gasten goed vast
Het is al moeilijk om de aandacht van je bezoekers te grijpen en vast te houden. Met doorlopend afgaande smartphones en e-mailmeldingen, is de kans groot dat ze je slechts een fractie van hun aandacht geven. Maar als je één oog op de spreker houdt en het andere oog op een smartphone of notebook, geniet je niet werkelijk van het evenement. Om te voorkomen dat dit gebeurt, moedig je je bezoekers aan om zich te ontkoppelen van hun telefoons en om compleet in de eventbeleving te duiken.
Conclusie
Perfecte evenementen plannen is niet genoeg om je te onderscheiden van de concurrentie. Je moet andere elementen uit je mouw schudden. Om werkelijk buitengewone belevingen te bieden die je gasten zullen waarderen, focus je op hoe ze zich zullen voelen tijdens het evenement en op die unieke smaak die ze echt bij zal blijven. Succes!
