Naast stroom is inmiddels ook internet een 'must' op het todo-lijstje van evenementenproducenten. Het is cruciaal voor elk evenement geworden. Maar helaas nog vaak een ondoorzichtig landschap van slecht werkende wifi, lage bandbreedtes en hoge kosten. Hoe vlieg je zo'n aanvraag aan naar een toeleverancier?
Andrew Rijnbeek van GIGTECH deelt zijn kennis: "Begin altijd bij je eigen behoeftes. Wat heb jij en je team nodig om te kunnen werken? Tuurlijk, even via de 4G verbinding op je mobiel kan prima, maar je wilt vlak voor en tijdens je evenement ook betrouwbaar internet hebben, en bijvoorbeeld eenvoudig een printer met z'n allen delen. Wifi is tegenwoordig sterk genoeg om een hele productiekantoor van een goede verbinding te voorzien. Kies voor gemak en neem ook een printer die draadloos aan te sluiten is. Hebben jij en je team de meeste bestanden lokaal staan (eigenlijk nooit een goed idee), dan heb je geen hoge bandbreedtes nodig. Werk je uit de cloud, dan is een verbinding van ongeveer 10Mbit/s prettig voor een team van 10 tot 20 man."
Wat heb je nodig?
"In je planfase wil je wellicht als eerste je internet leverancier vastleggen, maar juist deze leverancier knoopt alle eindjes aan elkaar. Probeer eerst helder te hebben welke toeleveranciers je allemaal verwacht: van muntverkoop/cashless, tot de accreditatiebalie, ticketing, camerabeveiliging, liveuitzendingen en sponsoractivaties, ze hebben allemaal een verbinding nodig. Vraag aan ieder een technische omschrijving van hun behoeftes: hoeveel bandbreedte ze nodig hebben, of hun systeem bekabeld of over wifi werkt en of ze specifieke netwerkinstellingen nodig hebben."
Pro tip! Schrap uit elke offerte de kosten voor netwerkverbindingen. Wees zelf in regie en beleg dit bij 1 partij, jouw internet leverancier. Hiermee voorkom je dubbel werk en mogelijke storingen van de vele draadloze netwerken die anders in de lucht worden gebracht. Alle oplossingen delen toch vaak uiteindelijk dezelfde internet verbinding die aanwezig is op de locatie. Zo krijg je, samen met de internet behoeftes van je eigen organisatie, een mooie lijst van aansluitingen met bandbreedtes en speciale wensen. Voeg hier een terreintekening of plattegrond op schaal aan toe met de locaties, en je aanvraag kan zo de deur uit.
Realistisch budget
"Stel voor jezelf een realistisch budget op. Bedrijven die voor een paar tientjes je hele evenement voorzien gebruiken geen professionele apparatuur en nemen niet het essentiële voortraject van je uit handen: alle wensen samenvoegen in 1 werkend plan, met een internet verbinding op maat. Als je niet doorvraagt bij de leveranciers en je klakkeloos alle bandbreedtes optelt komt ze zo boven de 100Mbit/s uit, terwijl de meeste evenementen makkelijk met de helft afkunnen. Afhankelijk van je locatie kan de internet verbinding al een paar honderd euro tot een paar duizend euro kosten. Vergelijk de kosten niet met de verbinding die je thuis hebt, een zakelijke, betrouwbare verbinding met 24/7 ondersteuning kost geld maar is het dubbel en dwars waard. Een slecht werkende internet verbinding kan letterlijk je hele evenement verpesten: als de accreditatie balie bij een beurs niet werkt, of de toegangscontrole bij een festival, of de muntverkoop op je Koningsdag evenement. De bezoekers ervaring is direct slecht, en je ziet het terug in je resultaten. Goedkoop is hier altijd duurkoop."
Kijk naar de omvang van je evenement en wat het afbreukrisico is als je verbinding niet goed zou functioneren. Vraag altijd naar referenties en zoek daarin de ideale match. Kies voor een IT leverancier die gespecialiseerd is in evenementen en kan aantonen jouw evenement in omvang, locatie en genre al eerder met succes uitgevoerd te hebben. Als hij dankbaar je aanvraaglijst en tekening in ontvangst neemt en de contactgegevens van je toeleveranciers vraagt, dan heb je al een goed begin!
