De kwaliteit van het audiovisueel materieel en het commitment van het AV-team spelen een belangrijke rol in hoe je publiek jouw evenement ervaart. Hoe selecteer je het juiste team?
Ondernemer en eventspecialist Kevin Van der Straeten zegt dit in zijn boek EVENTPLANNER: "Elk evenement gebruikt technologie en de rol hiervan wordt steeds belangrijker. Op sommige evenementen staan tech gadgets centraal, tijdens andere gelegenheden dienen ze enkel ter ondersteuning bij bijvoorbeeld presentaties en optredens. Welke rol je ook voorziet voor technologie op jouw event, het is van groot belang om dit goed voor te bereiden. Krakende en piepende microfoons, slecht afgesteld licht en onderbroken satellietverbindingen zijn niet meer van deze tijd en stralen bijzonder negatief af op je event."
Na al die slapeloze nachten en rigoureuze planning van elk detail, is het laatste wat je wilt meemaken dat je keynote speaker niet te verstaan is in de zaal. Een top AV-team inhuren is daarom belangrijk!
Wat mag je van een top team verwachten? Wij lijsten het voor je op. Een top team...
... verduidelijkt de voordelen van elk technisch component
Spreekt het AV-team precies een andere taal? Snap je niets van al hun tech-gebabbel? Rode vlag! Jij bent verantwoordelijk, maar het is niet jouw taak om elk apart AV-detail te begrijpen. Audiovisuele uitrusting evolueert constant. Een goed AV-team zal je dan ook stap per stap begeleiden en verduidelijken welk apparaat juist wat doet tijdens je event.
... biedt een redelijke kostenverhouding aan
Dit speelt een grote rol wanneer je beslist wie je gaat inhuren. Een professioneel AV-team zal een eerlijke kosten-baten ratio bieden. Misschien zijn er zelfs kortingen mogelijk in ruil voor exclusiviteit.
... stelt de juiste vragen
Bestudeer in de voorbereidende meetings hoe het AV-team omgaat met de specifieke noden van jouw evenement. Krijg je een helder antwoord op je vragen of opmerkingen? Inventariseren de teamleden de noden op een systematische manier zodat ze misschien wel op aspecten botsen waar jij hebt over gekeken of was vergeten? Dit zijn goede signalen die aangeven dat je te maken hebt met een professioneel AV-team.
... zorgt voor oplossingen aangepast aan jouw noden
Iets anders waar je moet op letten wanneer je een potentieel AV-team brieft, is of ze haalbare oplossingen aanbieden op maat van jouw event. Wat kan het team bieden, binnen redelijke grenzen weliswaar. Echte AV-professionals kennen hun apparatuur van binnen en van buiten en kunnen hun diensten aanpassen aan wat jij nodig hebt.
... helpt je de finale instellingen te visualiseren
Als je locatie niet fatsoenlijk uitgerust is of er is zelfs geen uitrusting aanwezig, dan zal een professioneel AV-team je helpen om het AV-design van nul af op te bouwen. Het team zal daarbij rekening houden met je seating plan, het aantal deelnemers, de dynamiek van de sprekers en andere eventcomponenten. Het team zal je ook verschillende solutions aanbieden en je helpen een beeld te vormen van hoe alles gaat werken.
In het kort
Wanneer je met een AV-team samenwerkt, zal je snel aanvoelen of het een geschikte team is. Als je niet zeker bent, dan kan je rekening houden met een aantal aspecten. Je kan letten op hoe jullie samenwerking evolueert. Hebben de teamleden voldoende geduld om je van naaldje tot draadje uit te leggen hoe alles werkt? Lijkt hun kosten-baten ratio redelijk? Willen ze hun oplossingen aanpassen aan jouw noden? Stellen ze de juist vragen?
En ten slotte, kunnen ze op voorhand visualiseren hoe de beste AV-oplossing er uit gaat zien en willen ze je begeleiden bij het opzetten van de locatie? De antwoorden op deze vragen helpen je verder te evalueren of je het juiste team aan de haak hebt geslagen. Veel succes ermee!
Zoek je audiovisuele eventleverancier hier
Goed artikel. En mocht je AV team je niet echt verder helpen of jouw wensen en ambities vertalen in efficiënte middelen, dan kun je ook altijd nog een onafhankelijk adviseur vragen je te helpen.