Je meest bijzondere gasten, hoe ga je die behandelen? Of je VIP's nu CEO's, industry leaders of lokale of buitenlandse overheidsvertegenwoordigers zijn, voor hen moet je tijdens je event een speciale beleving opzetten.
Dat is belangrijk omdat de aanwezigheid van deze mensen essentieel is voor de dynamiek tijdens je evenement. Wanneer het bijvoorbeeld gaat over grote namen uit je sector, dan wil je hen met de nodige egards behandelen om hun netwerk. Of misschien willen ze wel toekomstige edities van je event sponsoren?
Je moet je VIP gasten dus extra waarde bieden. Als je een lokaal of internationaal evenement organiseert, dien je wel rekening te houden met de geldende regels, zeker als het over hooggeplaatste ambtenaren gaat. Als je hen volgens de geldende protocollen behandelt, dan zal dit je relatie met lokale of globale instituties versterken.
Los van de redenen waarom je je VIP gasten met meer aandacht moet behandelen, is het ook belangrijk om op voorhand na te denken en een strategie uit te stippelen hoe je hun beleving kan verhogen. Om je hierin te ondersteunen, lijsten we een aantal tips op:
Tip 1: zorg voor contact tussen sprekers en VIP gasten
Je keynote sprekers en je VIP’s laten interageren is een must-do! Dit maakt interessante samenwerkingen en waardevolle businessrelaties voor beide partijen mogelijk.
Je voorziet daarvoor best een exclusieve setting zoals een green room. Je geeft je VIP gasten toegang tot deze locatie. Wil je de interactie tussen de VIP’s en de sprekers faciliteren, dan kan jij of iemand van je team deze personen actief aan elkaar voorstellen.
Tip 2: ontwikkel een uniek activiteitenprogramma
Afhankelijk van je gasten en hun noden, kan je een activiteitenprogramma ontwikkelen. Een voorbeeld hiervan is een cocktail diner in een speciale setting, een museum bijvoorbeeld.
Tip 3: organiseer ontmoetingen met lokale politici
Als je VIP gasten internationale CEO’s zijn, dan kan het interessant zijn om een set meetings te organiseren met afgevaardigden van lokale overheden. Ook hier kunnen vruchtbare businessrelaties en samenwerkingen uit ontstaan.
Tip 4: creëer een exclusieve evenementdynamiek voor je VIP gasten
Je VIP’s moeten voelen dat je speciaal voor hen zorgt. Je kan een reeks activiteiten organiseren speciaal voor hen. Voorbeelden hiervan zijn een serie Masterminds met top moderators, ontbijtmeetings, of zelfs directiemeetings waar ze vertrouwelijke gesprekken kunnen voeren.
Tip 5: voorzie opvallende incentives, lever daarbij veel toegevoegde waarde
De behandeling van je VIP gasten moet zo holistisch mogelijk zijn en zo veel mogelijk toegevoegde waarde bieden. Zorg voor memorabele belevingen! Je kan je VIP’s bijvoorbeeld uitnodigen voor een netwerksessie met de keynote sprekers tijdens een wijnproeverij. Of overweeg ze handgemaakte eventgoodie te geven, samen met een interessant boek.
In het kort
VIP gasten zijn meestal doelgericht en gefocust op het maximaliseren van hun ervaringen. Daarom is het als eventorganisator jouw nummer één verantwoordelijkheid hun tijd te respecteren en ervoor te zorgen dat jouw evenement hun verwachtingen overtreft.
Zorg voor een waardevolle netwerkomgeving, memorabele settings en vooral, de mogelijkheid om nieuwe dingen te ervaren, zoals alternatieve plekken of zelfs lokale lekkernijen. Maak je VIP’s gelukkig en wie weet komen ze wel terug voor meer! Veel succes!
