Een ding blijft hetzelfde, hoe de evenementensector ook zal veranderen: succesvolle eventprofessionals houden altijd rekening met de behoeften en motivaties van hun deelnemers.
Expert Kevin Van der Straeten stelt het zo in zijn boek: "Je dient rekening te houden met de mensen die je event bijwonen, en hun wensen en verwachtingen te identificeren. Daarom kan je niet beginnen met je event te plannen voordat je de behoeften van je bezoekers in kaart hebt gebracht."
Wat betekent dit nu?
Op dezelfde manier dat start-ups en merken moeten begrijpen wie hun doelgroep is (om zo beter te weten welke productaanpassingen en updates er nodig zijn), moeten eventprofessionals begrijpen wat hun potentiële bezoekers willen ervaren.
Je kunt jezelf een miljoen vragen stellen over je bezoekers. Waarom willen ze naar je event komen? Verwachten ze te kunnen netwerken? Indien zo, wie willen ze ontmoeten en met wie willen ze nauwere contacten leggen? Wat verwachten ze van de interactie met andere deelnemers? Of misschien hebben ze geen echte verwachtingen, buiten aan de dagelijkse routine van het werk te ontsnappen en te genieten van een bijzondere beleving. Wat zijn de elementen die hen het zo aangenaam mogelijk gaat maken? Willen ze luisteren naar een specifieke spreker of leidersfiguur? Wie beschouwen zij als een industry leader?
Het antwoord op al deze vragen krijg je door de noden van je bezoekers in kaart te brengen. Dit is hoe je het kunt doen:
Stap #1 Luistervink op sociale media
Sociale media kunnen een uitstekende manier zijn om dingen te delen en te promoten. Maar ze zijn ook heel nuttig als je de behoeften van je deelnemers in kaart wil brengen.
Onderzoek op welke platforms je deelnemers uithangen. Vernauw je zoektocht en identificeer de discussiegroepen op Facebook of LinkedIn bijvoorbeeld.
Lees hun posts en becommentarieer. Wat zijn hun verwachtingen? Is er een bepaalde uitdaging die ze willen oplossen? Stel vragen, start een stemming op, initieer discussies en zie wat ze hebben te zeggen.
Weersta de drang om je event te promoten! Focus op luisteren! Ontdek hun gedachten en narratieve patronen en schrijf die op. Denk na over je observaties en beslis hoe je deze kan integreren in je event.
Stap #2 Voer een diepteanalyse uit
In het algemeen heeft elk publiek wel zijn goeroe die hen helpt specifieke problemen te overwinnen. Een goede strategie om je toekomstige publiek in kaart te brengen, is om deze referenties te bestuderen en de content te analyseren die ze delen met hun groep.
Waar schrijven of praten ze over? Welke problemen lossen ze op in hun artikels, video’s of podcasts? Hoe reageert het publiek op deze content? Het antwoord op deze vragen vinden, zal je helpen je event te richten op de verwachtingen van je gasten.
Stap #3 Plan face to face meetings met je potentiële deelnemers
Kevin Van der Straeten schrijft: “Probeer niet te denken voor je publiek, laat hen het zelf zeggen! Maak gebruik van de ‘kennis van de menigte’ om de kwaliteit van je event te verbeteren door de verwachtingen van je doelpubliek te doorzien. Heb geen angst van feedback: leer het slim te gebruiken.”
Interageer, spreek met hen en zoek naar inzichten uit hun antwoorden. Verschuil je niet achter online formulieren en computerschermen. Zelfs één videocall of meeting zal je veel meer info geven dan tien onbekenden die je online formulier invullen.
Stap #4 Doe A/B tests
Als je succesvol wil zijn, dan moet je flexibel zijn en openstaan voor testen. Dit zal je helpen de behoeften van je gasten beter in kaart te brengen.
Je kunt bijvoorbeeld testen op welke berichten je doelgroep het beste reageert. Of welke e-mailcampagnes de hoogste openingsrates genereren. Je kunt experimenteren met verschillende formats, keynote sprekers en netwerkdynamieken.
Stap #5 Bezoek de evenementen van je concullega’s en zoek naar hun inzichten
Hou in het oog wat de concurrentie doet. Hoe plannen zij hun events? Welke dynamieken gebruiken zij? Hoe communiceren zij met hun publiek? De kans is groot dat ook zij de behoeften en verwachtingen van hun publiek in kaart hebben gebracht, en door naar hun evenementen te gaan, krijg je een sneak peak van hun percepties.
In het kort
De waarde van je event correleert direct met de capaciteit die jij hebt om de noden en motivaties van je bezoekers te ‘lezen’. Dat is waarom je, voor je start met het plannen van je event, een strategie moet opzetten die de behoeften van je publiek in kaart brengt. Trek erop uit en onderzoek hoe jouw event het antwoord biedt op de vragen en dilemma’s van je publiek. Veel succes!
