Het resultaat van ons werk als eventprofessional is sterk afhankelijk van de leveranciers waarmee we werken. Langetermijnrelaties uitbouwen met deze mensen is dan ook kritisch voor het succes van je business.
Kevin Van der Straeten zegt dit in zijn boek EVENTPLANNER, de standaard voor het organiseren van evenementen: “Selecteer je leveranciers en service providers zorgvuldig. Het loont je tijd te nemen om de juiste partners te kiezen.”
De uitdaging is natuurlijk te ontdekken wie altijd goede resultaten neerzet en wie niet te vertrouwen is. Daarom moet je de diensten van je leveranciers nauwkeurig onderzoeken.
Als je er zeker van bent dat ze de te verwachten resultaten leveren en datzelfde hoge niveau van professionaliteit behouden, ga je opnieuw op hen beroep doen. Met andere woorden, naast je event ROI’s en KPI’s, dien je ook de performance van je leveranciers te beoordelen.
Dit zal je behoeden van samen te werken met partijen die niet alleen je event kunnen ruïneren, maar ook je reputatie bij je klanten en bezoekers. Je kunt het je niet veroorloven om deze opdracht opzij te schuiven. Om je te helpen, hebben we een reeks acties opgelijst, die het overwegen waard zijn:
Actie #1 Beoordeel de kwaliteit van de geleverde diensten
Hoe evalueer je de kwaliteit van je verschillende leveranciers? Je kunt verschillende indicatoren in overweging nemen. Bijvoorbeeld, respecteert de leverancier de deadline? Hou de teugels strak bij elke toeleverancier die geen rekening houdt met de opgelegde timings. Een andere interessante indicator is de aandacht voor details. En je weet dat je met een echte professional te maken hebt, als die je oplossingen biedt voor belangrijke vragen die je jezelf nog niet hebt gesteld.
Actie #2 Bekijk de uiteindelijke resultaten
Waar je het meeste om geeft, is het totaalresultaat van je event, niet? Hetzelfde geldt voor samenwerken met verschillende event toeleveranciers. Heeft de cateraar het juiste voedsel voorzien? Zorgde het AV-team voor een correcte set-up? Heeft de eventsoftware of de app de event ROI verbeterd, ook zo de tijd en inspanningen die je in het plannen en runnen van je evenement hebt gestoken? Bekijk de eindresultaten en maak dan voor jezelf uit wie je vertrouwen verdient.
Actie #3 Analyseer de communicatie
Een ander belangrijk element is de mate van communicatie die je had. Was je leverancier behulpzaam bij het beantwoorden van je vragen en zorgen die je had? Zorgde hij voor snelle antwoorden op je e-mails? Was hij beleefd en zorgzaam (niemand wil namelijk met een brutale vendor werken).
Verliep de onderlinge communicatie vriendelijk en stressloos? Begreep hij je noden en wilde hij correcte oplossingen leveren? Wanneer je je ongemakkelijk voelt of wanneer je leverancier inefficiënt communiceert, is het tijd om afscheid te nemen. Echte professionals zijn meestal excellente communicators en zij weten hoe kwalitatieve dienstverlening te leveren.
Actie #4 Observeer het gedrag van je leveranciers tijdens het evenement
Voelde je je comfortabel bij het probleemoplossend vermogen van de leverancier? Loste hij gemakkelijk problemen op? Laten we het audiovisuele team als voorbeeld nemen. Hoe reageerden zij wanneer de microfoons even niet functioneerden?
Het is duidelijk dat een evenement runnen bijzonder overweldigend kan zijn en je unieke aandacht nodig heeft. Je kunt dus niet heel de tijd je leveranciers in het oog staan houden. Hoor ook eens rond bij je team. Hoe hebben zij de leveranciers tijdens het evenement ervaren?
Actie #5 Vraag naar feedback van de bezoekers
Tot slot, de feedback van je gasten is uiterst waardevol. Vermeld de leveranciers in je vragenlijst. En peil naar algemene bezoekerstevredenheid over de geleverde diensten.
En omdat we praten over het evalueren van het werk van verschillende eventleveranciers, is het een goed idee om jouw feedback ook te sharen met anderen in de sector. Schrijf dus reviews over de kwaliteit van je eventleveranciers. En last but not least: bedank hen voor hun harde werk en beloon hen zelfs voor uitstekende resultaten. Veel succes!
