Event professionals gooien keer op keer alles in de strijd om een geweldig event neer te zetten. Toch zijn zij vaak te weinig betrokken bij de succesfactoren en het uiteindelijke resultaat van het event.
De reden hiervoor ligt zowel bij de event manager, als bij de organisatie.
Serious business
Events zijn serious business. In een tijd van digitalisering en online communicatie worden face-to-face worden ontmoetingen steeds belangrijker. Het in levenden lijve ontmoeten van de doelgroep zorgt voor verrijking en verdieping van de relatie. Dit is een belangrijke toevoeging op de vluchtige online interactie. Steeds meer organisaties kennen flinke budgetten toe aan het organiseren van kwalitatieve en inhoudelijke events, waarbij veel aandacht is voor personalisering gebaseerd op de interesses van de doelgroep. Gemiddeld organiseren organisaties 24 events per jaar. Het budget per event verschilt enorm, het varieert van een paar duizend euro tot meer dan een ton. Gemiddeld komt het neer op zo'n € 8000 per event. Behoorlijk wat geld, dus.
Frustraties van event managers
Het werk van de event manager is dus van groot belang voor veel organisaties. Maar wanneer vinden zij zelf een event geslaagd? Uit een kort onderzoek onder onze klanten blijkt dat event managers vooral bezig zijn met elementen als locatie, catering en een soepele ontvangst van de bezoekers. Veel minder vaak wordt gekeken naar het grotere geheel - of naar de rol die events innemen in de overkoepelende Marketing (Communicatie) strategie van het bedrijf. Met andere woorden: de afdelingen Marketing en Events hebben verschillende definities van een 'succesvol event'.
Hier gaat het mis
Event professionals worden nog (te) vaak gezien als uitvoerders. De belangrijkste kwaliteit van veel event professionals is hun go-getter mentaliteit. Zij regelen het, wanneer je hen iets vraagt komt het in orde. Toch is dit tegelijkertijd hun grootste valkuil. Veel event managers verkeren continu in de ‘regelmodus’ en gaan worden geleefd door de wensen en de agenda’s van anderen. Daar komt bij dat de planning van een event vaak erg krap is - of dat er ad-hoc besloten wordt om een event te organiseren. Event professionals krijgen, hebben, of nemen daardoor zelden de tijd om even ‘uit te zoomen’ en te kijken naar het grotere plaatje: het doel van het event en de indicatoren van succes. Veel van hen geven aan de doelen vaak te laat of helemaal niet te weten. Maar hoe weet je dan als event professional wanneer je ‘het goed hebt gedaan’. Daar zit hem de crux. Dat weet je niet, wanneer je niet begint met duidelijke doelstellingen en niet beschikt over de tools om deze doelstellingen te meten.
Wat kun je eraan doen?
De eerste stap is: event managers, schat jezelf op waarde! Jullie rol is cruciaal voor het behalen van de marketing- en salesdoelstellingen van het bedrijf. Het vak van de event manager is complex, hectisch en veelzijdig. Er komt enorm veel op hen af in de aanloop naar een event. het verkrijgen en verwerken van genodigdenlijsten, het verwerken van registraties en het contact met diverse leveranciers en het inspelen op last-minute veranderingen. Daarnaast beschikken lang niet alle event professionals over de juiste tools om hun werk snel en efficiënt uit te voeren. Nog te vaak is er geen software beschikbaar voor het automatiseren van de registratie of het verzenden van professionele uitnodigingen, waardoor het uitnodigingstraject een tijdrovende klus is en het aantal aanmeldingen achterblijft.
Resultaten, trends en personalisering
Ook achteraf is er weinig aandacht voor het meten van de resultaten en het evalueren van het event. Het berekenen van de event ROI wordt nog (te) vaak als ingewikkeld of zelfs onmogelijk gezien. Door vooraf meetbare doelstellingen te bepalen en de verschillende succesfactoren te meten is het event op waarde te schatten. Ook stelt het je in staat om de volgende edities te verbeteren en beter af te stemmen op de behoeften van de klant. Door de resultaten structureel te meten en op termijn met elkaar te vergelijken is het mogelijk om trends te ontdekken. Ook leveren events een schat aan waardevolle informatie over de doelgroep. Je leert steeds meer over je klant - waardoor de personalisering van de boodschap in de toekomst steeds scherper wordt.
Connecting the Dots
"Bij Momice zien we het belang van events – én van de event professional. In 2019 starten we een serie events die event professionals helpt hun events naar een hoger niveau te tillen. We kijken hierbij naar methoden en tools die helpen bij de uitvoering en het meten van resultaten, maar staan ook stil bij de rol van de event manager in de organisatie en hoe daarmee om te gaan. De events vinden plaats in maart, mei en oktober van 2019. De eerste editie staat in het teken van het inzetten van software en data voor een succesvol event."
De eerste editie ‘Events are serious business. Step up your game’ vindt plaats op 21 maart 2019. Meld je aan via de website!
