Begin op tijd met plannen en stuur een save the date, maak een goed draaiboek en zorg voor een haalbaar budget. Die tips kende je vast al wel. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw congres echt impact heeft?
Met de volgende tips van Hotel Papendal breng je je congres naar een hoger niveau!
Stel een scherp doel
Hoewel ook dit een open deur lijkt, wordt het doel van het congres soms gaandeweg uit het oog verloren. Een vraag die helpt bij het scherp houden van je doel: wat wil je bereikt hebben na afloop? Kiezen is hierin heel belangrijk, je kunt niet relevant zijn voor je hele adresboek. Maar als je vorm en inhoud scherp op je doel afstelt, kun je nooit missen!
Kies een passende locatie
De locatie heeft een grote invloed op de uitstraling en het verloop van het congres. Kies dus voor een locatie die bij je event past. Maak daarnaast handig gebruik van de kennis die aanwezig is bij de locatie die je kiest. Een goede contactpersoon is van onschatbare waarde. Hij/zij kan je veel werk uit handen nemen en als bonus ook nog eens met creatieve ideeën komen die uniek zijn voor de door jou gekozen locatie! Wil je tussendoor graag naar buiten? Kies dan bijvoorbeeld voor een locatie in het groen.
Verras!
Als mensen verrast worden dan onthouden ze beter. Wie wil er bovendien niet graag vertellen hoe bijzonder het was dat ze ergens bij waren? Als congresorganisator wil je dat er over jouw congres gesproken wordt! Verrassen kan met een bijzondere locatie, een verrassend programmaonderdeel of een bijzondere opstelling. Zorg er wel voor dat je relevant blijft. Wel eens gedacht aan een congres met de sprekers in een boxring in het midden van de zaal?
Zorg voor interactiviteit
Mensen hebben een gemiddelde aandachtsspanne van 20 minuten. Gebruik deze kennis en zorg ervoor dat de presentaties niet te lang duren. Wissel af met een interactief element. Dat kan zo simpel zijn als extra tijd inbouwen voor vragen,maar ook door mensen even flink wakker te schudden met een sportsessie. Even uit die comfortzone!Doordat mensen hun aandacht er zo beter bij kunnen houden, onthouden ze de boodschap veel beter! Discussierondes of een debat kunnen je congres net dat beetje extra pit geven.
Vergeet de Social Media niet
Met Social Media kun je zowel in het voortraject als tijdens en na je congres aandacht genereren en mensen op de hoogte te houden. Zorg vooraf voor een teaser en maak een unieke hashtag aan. Het congres gaat zo leven bij je bezoekers. Ook praktische informatie kan van tevoren al gedeeld worden via Social Media of een speciale app.
En? Is alles goed gegaan op de dag zelf? Dan mag je echt wel even met de voeten omhoog! Maar wacht niet te lang met evalueren. Het team en de locatie hoort graag terug of alles naar wens verlopen is. Na het volgen van deze tips behaal jij ongetwijfeld goud met jouw evenement!
