Uit diverse onderzoeken blijkt niet alleen dat de eventsector groeit, ook de marketingbudgetten voor events stijgen.
Een goede ontwikkeling, volgens Stephanie Berendsen van ingenieurs- en adviesbureau Sweco. "Events hebben altijd een belangrijke plek gehad in onze marketingmix. Dat is al jaren zo. Digitale kanalen hebben een enorm bereik, maar alleen met live communicatie kun je diepere relaties creëren tussen mensen en merken. Wil je echt contact met je klanten en ze leren kennen? En bouwen aan een community? Kom achter je beeldscherm vandaan en ontmoet elkaar live."
Berendsen werkt als Manager Product Marketing bij Sweco en is verantwoordelijk voor de marketing van hun softwareproducten. Sweco is het grootste architecten- en ingenieursadviesbureau van Europa en ontwerpt en ontwikkelt de steden van de toekomst. Digitalisering en het slim gebruiken van data speelt hierbij een belangrijke rol, daarom ontwikkelt Sweco ook software. Zoals Obsurv, waarmee overheden de openbare ruimte kunnen beheren. Het kost namelijk miljoenen om straten, parken, pleinen, speeltuinen, straatverlichting, riolering, bomen, et cetera te beheren. Bovendien is het complex om dit te plannen en begroten. Obsurv maakt dit beheer makkelijker.
Volledige marketingmix
Sweco ontwikkelt haar software continu door. Om de veranderingen en mogelijkheden te laten zien, geven ze uitleg en demo’s. Berendsen: "Wij doen dat op verschillende manieren, via webinars, instructievideo’s, maar ook via nieuwsbrieven en LinkedIn. Maar een live-event heeft de meeste impact. Je kunt de software laten zien, uitleg geven en nog belangrijker: klanten kunnen het zelf ervaren, vragen stellen en feedback geven. Daarom organiseren we ieder jaar een Gebruikersdag in Jaarbeurs MeetUp."
Een laagdrempelige, leerzame community
Volgens Berendsen biedt een live-event zoals de Gebruikersdag veel meerwaarde. "Wij ondersteunen onze klanten op digitaal vlak, maar een verdieping in onze klantrelatie kan alleen met een-op-eencontact. We willen een platform bieden voor beheerprofessionals, online en offline. Een community vormen. Events spelen hierbij een belangrijke rol, waar onze (potentiële) gebruikers niet alleen met ons, maar ook met elkaar in contact komen. Ervaringen uitwisselen en van elkaar leren. Niet alleen tijdens een event, maar ook daarna."
Doelstellingen formuleren en evalueren
Als je events vergelijkt met digitale marketing, is live-communicatie een stuk duurder. Met zo’n 20 live-events per jaar, weet Berendsen daar alles van. "De Return On Investment (ROI) van een event is belangrijk. Daarom starten we altijd met het formuleren van duidelijke doelstellingen, die (grotendeels) meetbaar zijn. En krijgen deelnemers altijd een enquête. Niet alleen het waarderingscijfer is belangrijk. Het geeft ook inzicht wat je moet behouden of juist verbeteren en toe moet voegen bij een volgend event."
Centrale locatie, techniek en goede catering
Een bedrijf dat softwaredemo’s geeft aan een grote groep klanten (plenair gemiddeld 250 man) heeft specifieke technische eisen qua locatie. Berendsen: "Jaarbeurs MeetUp heeft de benodigde faciliteiten, zoals meerdere schermen, goede internetverbindingen, switches, geluidsinstallaties en technisch personeel dat vooraf en tijdens een event ondersteuning geeft. Met klanten uit het hele land blijft de centrale locatie en de goede bereikbaarheid met het OV ook echt een unique selling point. Daarnaast is Jaarbeurs flexibel. Op de dag zelf worden ruimtes omgebouwd voor kleinere middagsessies en plekken ingericht voor het entertainment. Ook denkt Jaarbeurs graag mee. Afgelopen jaar was het thema ‘Op reis met Obsurv’. In de catering werd dit verwerkt met hapjes uit verschillende landen en smakelijke smoothies in de pauze. Het vaste team van Jaarbeurs dat we inmiddels echt goed kennen, is professioneel maar voelt ook echt als een warm bad."
Jaarbeurs scoort een 8
Berendsen hoeft niet lang na te denken over de vraag of ze het event volgend jaar weer bij Jaarbeurs organiseert: "Niet alleen wij als organisator zijn tevreden over Jaarbeurs, maar onze bezoekers ook. Ze gaven de Jaarbeurs in onze enquêtes gemiddeld een 8 voor de locatie. Dus volgend jaar zeker weer."
Jaarbeurs MeetUp is hét vergadercentrum van de toekomst. Hoogwaardig design en voor ieder type bijeenkomst de juiste opstelling, voor 2 tot 240 personen. Meer weten? Bekijk de video:
