Misschien herinneren mensen zich niet wie die fantastische spreker was op je event, of de lekkere hapjes. Ze vergeten misschien ook de videotransities tussen de dynamieken en de spelletjes die het ijs moesten breken.
Maar als je evenement een enorme bende was, dan zullen ze zich dat wél herinneren. Natuurlijk is het belangrijk om je deelnemers de perfecte beleving voor te schotelen, maar de netheid van de locatie speelt eveneens een grote rol.
We praten er niet veel over, maar een schone, veilige venue is waarschijnlijk één van de belangrijkste logistieke aspecten. Als eventmanagers zien we dit misschien wel eens over het hoofd, we gaan er van uit dat hiervoor gezorgd wordt.
In de meeste gevallen maken schoonmaakdiensten deel uit van het huurcontract van de venue. Weet dat het er is, maar vertrouw er nooit voor 100% op.
Om je met de juiste info uit te rusten, hebben we een lijstje gemaakt van schoonmaakpraktijken die belangrijk zijn om mee te nemen in je event(voorbereiding):
#1 Zorg ervoor dat de prullenbakken leeg zijn
Niemand wil een vuilbak zien die overladen vol zit! Het laat een slechte indruk na, want je gasten raken hun afval niet kwijt. Bovendien moeten ze gaan rondlopen om een lege vuilbak te vinden.
Je gasten zullen zich in de steek gelaten voelen, en dat knaagt aan de algemene beleving van je event. Om dit te voorkomen, zorg ervoor dat de schoonmaakfirma een on-site assistentie levert. Ze kunnen de prullenbakken dan ledigen wanneer het nodig is.
#2 Voorzie alle soorten schoonmaak spoedgevallen
Je weet dat er van alles kan gebeuren tijdens een event. Een simpele post-event schoonmaak voorzien is onvoldoende. Voorzie een stand-by team tijdens het hele event, zij kunnen dan onmiddellijk uitrukken wanneer het nodig is.
Voor het event brief je hen over wat er allemaal kan mislopen, en hoe dat best op te lossen. Het is daarbij ook belangrijk stil te staan hoe je die noodgevallen gaat communiceren met de schoonmaakcrew.
#3 Hou de vloeren proper
Vloeren moeten piekfijn schoon (en droog) zijn. Je kunt natuurlijk niet vragen aan het schoonmaakteam om na elke eventdynamiek in actie te schieten, maar dat moeten ze zeker wel doen op het einde van de dag.
Het is vooral belangrijk dat ze een oog in het zeil houden op de plekken waar mensen hun pauzes, koffie-breaks of lunch, houden. Daar is de kans groter dat er iets op de vloer wordt gemorst. Het gevaar op ongevallen stijgt zo, daarvoor verdient de vloer extra aandacht.
#4 Maak afspraken over een zorgvuldige schoonmaak de dag voor het event
Als je een meerdaags evenement organiseert, zorg dan dat er elke avond wordt schoongemaakt. Niet alleen de vloeren, maar laat je schoonmaakteam los op alle faciliteiten. Zet daarbij duidelijke standaarden.
Dit plan moet bijvoorbeeld het schoonmaken van alle uitrusting en meubelen omvatten, het nakijken van de afvalverwijdering en het recyclageprotocol. Maak een inschatting hoeveel mensen je daar juist voor nodig hebt. Enkel zo kun je bij het begin van een nieuwe dag, je gasten verwelkomen op een frisse en propere plek.
#5 Zorg dat de toiletten goed uitgerust zijn
Een ander belangrijk aspect zijn de toiletten. Zorg ervoor dat ze altijd voldoende voorraden hebben. Dit is belangrijk, zeker als het gaat over een groot evenement. Zo toon je je gasten dat je wel degelijk zorg voor hen draagt.
In het kort
Een event schoonhouden kan een echte uitdaging zijn. Duidelijke standaarden zetten en een specifiek protocol ontwikkelen, zorgt ervoor dat je niet in de problemen komt. Spreek met het schoonmaakteam voor het event, en maak afspraken over jullie samenwerking.
Loop door het hele proces, stap voor stap, en bepaal wie verantwoordelijk is voor wat. En het meest belangrijke: spreek op voorhand af hoe je gaat communiceren tijdens het event, zodat je alle onvoorziene situaties gemakkelijk kunt tackelen. Veel succes!
