Een goed verhaal wordt pas een spetterend verhaal als daar een goede presentatie bij zit. De technische voorbereiding van presentaties kan je congres maken of breken. Je wilt immers dat mensen geïnspireerd worden door het verhaal dat je sprekers vertellen, in plaats van dat ze afgeleid worden door niet te lezen schermen of geluid dat steeds wegvalt.
Wil je de techniek van je evenement op orde krijgen? Josine Wouters, hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre, deelt haar tips:
Maak een plan
Het is verstandig om samen te werken met een AV-technicus. Dat kan via een externe partij, of via je evenementenlocatie. Als je samenwerkt met een technicus, deel je ruim voordat je evenement begint een draaiboek met hem of haar. Daarin vermeld je tijden, locaties, namen (eventueel met foto) en andere belangrijke zaken waar de technici van op de hoogte moeten zijn. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is.
Plaatsing in de zaal
Zorg dat je duidelijk voor ogen hebt wat de juiste zaalopstelling voor jouw evenement is. Kun je vanuit iedere hoek voldoende van het podium zien? Kunnen mensen achterin de zaal de presentatie goed mee krijgen? Is er voldoende ruimte tussen de presentatieschermen en de eerste rij? Je wil voorkomen dat mensen de presentatie niet goed kunnen zien of horen, dus deze check is een must!
Als je duidelijk voor ogen hebt hoe je het podium wil inrichten, krijg je bij sommige locaties de optie om te bepalen vanaf waar je de presentatie wil laten projecteren. Dat kan door middel van opzichtprojectie, waarbij vanuit de zaal voorop het scherm geprojecteerd wordt. Je kunt ook kiezen voor doorzichtprojectie, dan staat de projector achter het scherm en worden de beelden door het doek heen geprojecteerd. Let er hierbij wel op dat je voldoende ruimte achter het podium hebt.
Bediening van de slides
De gemiddelde draadloze presenter van Logitech heeft een bereik van ongeveer 10 tot 15 meter. In sommige gevallen staat de spreker verder weg van de laptop. Meet dat vooraf goed op, dan weet je of je een draadloze presenter moet regelen die geavanceerder is. Dit zit overigens niet altijd inbegrepen bij een AV-technicus ofwel een evenementenlocatie. Vraag dit dus vooraf, dan kom je niet voor verrassingen te staan.
Licht of donker
Wat ook belangrijk is om in het oog te houden tijdens het plannen van de presentaties, is het licht van de ruimte. Check of de ruimte verduisterd kan worden (als je dat wil) en of de plaatsing van het scherm gunstig is ten opzichte van binnenkomend zonlicht. Sommige ruimtes moeten zelfs extra verlicht worden met lampen. Neem dat ook op in het draaiboek wat je naar je AV-technicus stuurt.
Presentaties op een laptop
Als er tijdens jouw event meerdere presentaties op hetzelfde podium worden gegeven, is het aan te raden om al die slides in hetzelfde (PowerPoint)document achter elkaar te zetten. Zo voorkom je dat het publiek tijdens de wisseling van de wacht moet kijken naar een Windows-wallpaper.
Je kunt in sommige gevallen ook 2 laptops aansluiten met een switcher ertussen, maar test dit goed voordat je hiermee aan de slag gaat. Daarnaast moet je ook de presentaties zelf (inclusief eventuele video met geluid) natuurlijk ook goed testen voordat de presentaties kunnen beginnen.
Elektriciteit
Als je een groot evenement organiseert, is de verdeling van elektriciteit een belangrijke zaak. Misschien heb je extra licht nodig wat veel elektriciteit vraagt, of heb je veel schermen en een microfoon.
Mocht je veel elektriciteit aan moeten of willen sluiten, vraag dan of dat mag op een lege groep. Zo voorkom je dat groepen overbelast raken en houd je meer controle op wat er allemaal draait in een zaal.
Headset of een microfoon?
Het is begrijpelijk dat iedereen voor het geven van een presentatie een beetje zenuwachtig is. Daarom moet je ruim voor aanvang van de presentatie dat alles op orde is. Zo ook de headset of microfoon. Als jouw sprekers een headset dragen tijdens hun presentatie, laat je hem of haar zich 10 minuten voor tijd melden om de headset om te doen. Dat scheelt veel gedoe achteraf.
Voor sprekers met een handmicrofoon is het aan te raden ze nog een laatste tip te geven: spreek in de microfoon. Mensen in de zaal kunnen het niet verstaan als ze de microfoon bij hun buik houden.
