Event management? Dat is constante communicatie. Met je deelnemers contact opnemen, updates vragen bij je leveranciers, afspraken maken met je sprekers. Je spendeert heel wat uren voor je computer om e-mails te schrijven. Helaas is er geen alternatief.
Maar erger zijn de langzame antwoorden. Er is niets frustrerender dan op een belangrijke reply te moeten wachten. En soms komt er zelfs helemaal geen antwoord.
Dit gebeurt constant. Een van je sprekers loopt al door de luchthaven en vergat je bericht volledig. Je cateraar is op een ander event, je e-mail staat nog op ongelezen, hij heeft nog niet geantwoord. En je deelnemer stuurt de info die jij nodig hebt, veel later dan gevraagd omdat hij nog in een meeting zat en daarna zich helemaal verloor in zijn werk.
Geen tijdig antwoord krijgen op je e-mails is heel vervelend. Als je een snelle reply verwacht, dan kun je deze tips gebruiken:
Tip 1 Schrijf een duidelijk onderwerp
Alles begint met het onderwerp van je e-mail. Het is de bedoeling dat iemand je e-mail opent. Schrijf daarom een persoonlijke, korte en ‘recht naar het doel’ titel. Stel, je communiceert met een spreker, en je hebt zijn biografie nog nodig voor publicatie op je website.
Dan trekken titels zoals ‘je korte biografie’ of ‘biografie voor website’ niet echt de aandacht. Hij raakt bedolven onder een dozijn of zelfs honderden andere ...
