Dit is wat we leerden over de evenementenbranche in 2020...

17-01-2021|Opslaan

We overdrijven niet als we zeggen dat 2020 een catastrofaal jaar was voor onze sector. Er zijn nog geen internationale onderzoeken klaar die de desastreuze impact van COVID-19 in definitieve cijfers gieten, maar we kunnen al wel met zekerheid stellen dat het van kwaad tot erger is geëvolueerd.

Laten we de dingen in het juiste perspectief plaatsen. Volgens de Events Industry Council "is de economische impact op de evenementensector significant. In de totale economie staat onze sector op de 13e plaats. Gebaseerd op de b2b verkoop, zijn bedrijfsevenementen groter dan consumenten elektronica, computers en kantooruitrusting."

Het onderzoek van Global Economic Significance of Business Events uit 2018, geaccrediteerd door de Events Industry Council en uitgevoerd door Oxford Economics, onthult dat 1,5 miljard mensen wereldwijd deelnemen aan bedrijfsevenementen. 26 miljoen mensen hebben een baan die direct of indirect gelieerd is aan de sector. Het onderzoek schatte ook dat $ 2.5 biljoen (USD) direct of indirect wordt besteed tijdens evenementen.

Bekijk deze cijfers even in het licht van de wereldwijde lockdowns, waarbij de hele industrie van fysieke evenementen gewoon stilviel. Mensen konden niet meer reizen. En het is nog altijd niet duidelijk wanneer dit wel weer gaat kunnen.

We hebben eigenlijk geen uitgebreid economisch onderzoek nodig om de catastrofale impact van COVID-19 op onze sector te kennen. Toch hebben we ook, los van het leed, ontdekt hoe veerkrachtig we zijn. De crisis en de enorme stress die we allemaal hebben ervaren (en nog altijd ervaren), heeft ons ook nieuwe zienswijzen bijgebracht. Het heeft ons gedwongen om nieuwe opties en mogelijkheden te bekijken. Met dit in het achterhoofd, laten we op een rijtje zetten wat we hebben geleerd uit 2020:

Van fysieke naar online evenementen

Een belangrijke shift was de beweging van een fysieke omgeving naar een digitale omgeving tijdens evenementen. Aangezien fysieke events onmogelijk zijn, was de logische stap om deze online te maken. De grootste uitdaging daarbij was, en is nog altijd, om ze te laten uitstijgen boven het webinar format. We zien ondertussen wel verschillende formats verschijnen.

Van online topbijeenkomsten tot online festivals, mensen en bedrijven experimenteerden rijkelijk met verschillende opties en formats. Er zijn verschillende event management platformen die fysieke planningsfuncties omgezet hebben naar toepassingen voor online evenementen, en zo oplossingen bieden zodat evenementen digitaal kunnen worden.

Wij denken dat online events blijvertjes zijn! De pandemie heeft heel onze sector jaren vooruit gekatapulteerd. Wat een jaar geleden de uitzondering was, is nu de norm. We zullen effectief op een bepaald moment wel terugkeren naar fysieke evenementen, maar de digitale of hybride vormen zullen blijven bestaan.

Evenementen transformeren tot digitale marketingstrategieën

Sinds we onze evenementen online organiseren, ontstonden er ook nieuwe marketing opportuniteiten. Denk hier even over na: om met mensen te communiceren, moet je een contentmarketingstrategie opzetten, tezamen met een sterke aanwezigheid op social media. Maar je kunt niet direct connecteren met je publiek.

Mensen kunnen je content consumeren zonder dat ze hun interesse uiten in je merk. Met online evenementen veranderen de tijden. Je kunt jezelf differentiëren door een online event te runnen alsof het een vorm van digitale marketing is. We zeggen hierbij niet dat je niet moet investeren in SEO of contentmarketing. Maar los van deze strategieën, denk je over online evenementen als een manier om je business te laten groeien, zichtbaarder te worden online en direct te interageren met je prospecten.

Online communities creëren en voeden

Verder bordurend op het vorige punt, online evenementen zijn een geweldige opportuniteit om online communities te bouwen met als resultaat meer Instagram of LinkedIn volgers. Maar dit wil niet direct zeggen dat je een community hebt. Het grote voordeel van digitale evenementen is dat je niet alleen je aantal fans kunt laten groeien, maar hen ook voeden door hen regelmatig herhalende online events aan te bieden.

Voor de pandemie konden bedrijven en merken zich maar enkele evenementen permitteren. Een fysiek evenement kost namelijk nogal wat. Bij een digitaal evenement is de enige investering die je moet maken, een goed planningsplatform. Je hebt geen kosten voor de catering, de locatie of het AV-team.

Dus in plaats van enkele fysieke evenementen per jaar, kun je er online heel wat meer doen, zoals elke maand of elke week. Deze consistentie helpt je je gemeenschap te bouwen en deze te voorzien van waardevolle content en unieke online ervaringen (meer daarover later).

Nieuwe business ideeën ontwikkelen

Helaas heeft de pandemie geleid tot ontelbare faillissementen in onze sector. Van cateraars, tot verhuurders van meubilair, we hebben al heel wat bedrijven gezien die de deuren hebben gesloten. Aan de andere kant zijn er ook heel wat nieuwe business ideeën ontstaan, als gevolg van de fysiek naar online transformatie.

Veel AV-bedrijven hebben hun propositie herdacht en bieden nu studio’s aan. Online events zijn geweldig omdat je als organisator kunt connecteren met de spreker vanuit het comfort van je eigen huis. Maar als je een stapje verder wil gaan, herontwerp je best de hele productie. Het is altijd beter je event op te nemen en te streamen vanuit een professionele studio (met de juiste uitrusting, lichtinstallatie en professioneel geluid) dan vanuit je slaapkamer.

Studio’s zijn ook fantastisch om iets te communiceren via decoratie. Het is geweldig om te zien dat onze gewaardeerde collega’s erin slagen om zich opnieuw te profileren en nieuwe waarde en lucratieve business ideeën te ontwerpen.

Exceptionele online ervaringen bedenken

Door de omslag naar digitaal te moeten maken, zijn we er ook in geslaagd om nieuwe creatieve manieren te vinden om mensen online te engageren. Je kunt ze geïnteresseerd houden in online evenementen als je meer dan webinar-achtige ervaringen aanbiedt. Altijd maar meer organisators experimenteren met verschillende formats en ervaringen.

Wat denk je van een goochelaar tussen de kennissessies? Of een whiskey workshop na de afsluitende keynote speech? Of waarom laat je je gasten niet ontspannen met een online meditatie sessie of zelfs een dansles. En dat is maar een begin van wat mogelijk is. Hoe meer online events we gaan organiseren, hoe meer tech-partners betrokken worden, hoe meer we nieuwe formats en ‘once in a lifetime’ belevingen we gaan zien.

In het kort

2020 was een moeilijk jaar. En we zijn nog niet zeker hoe 2021 gaat verlopen. De economische impact was zonder meer catastrofaal, en we zien nog geen licht aan het einde van de tunnel op dit moment. Maar we hebben geen tijd verloren, we zijn creatief en innovatief geweest tijdens de crisis!

Het onvoorstelbare is wel gebeurd. We waagden de sprong naar online evenementen, samen met de tech-eventbedrijven. We transformeerden deze online events tot een deel van onze digitale marketing strategie, en we focusten op onze digitale communities en bereikten daarmee een wereldwijd publiek. We hebben nieuwe business ideeën bedacht als gevolg van deze digitale shift, tezamen met unieke online ervaringen. En misschien is het nog altijd moeilijk om optimistisch te zijn en/of blijven tijdens deze pandemie die nog altijd onder ons is, we mogen de hoop niet verliezen en nieuwe opportuniteiten zoeken voor onze sector is ‘the way to go’. Veel succes!

bekijk origineel

Engels

It wouldn’t be an exaggeration to say that 2020 was the worst year for the events industry. We don’t yet have any worldwide research that presents the disastrous impact COVID-19 has had on our industry, but we can certainly say that things went from bad to worse.

Let’s put some things into perspective. According to the Events Industry Council,'The economic impact of the events industry is significant. On a total GDP basis, the global events industry is as large as the 13th largest global economy. Based on business sales, the business events sector is larger than consumer electronics and computers, and office equipment.'

As the 2018 Global Economic Significance of Business Events study, commissioned by the Events Industry Council and conducted by Oxford Economics, reveals, 1.5 billion people worldwide are participating in business events annually. Moreover, 26 million people have direct or indirect jobs in the events industry. Also, it was estimated that $2.5 trillion (USD) are the result of direct or indirect business event spending.

Now, think that at some point, the entire industry of physical events stopped because of the worldwide lockdowns. People weren’t able to meet or travel. And it’s not clear yet if this will happen again with the second wave.

We don’t need extensive economic impact research to understand the catastrophic impact COVID-19 has had on the events industry. However, apart from suffering, we’ve also learned how resilient we are. The crisis and tremendous stress we’ve all experienced (and still experience) have taught us a new way of thinking about events and forced us to explore new options and possibilities. Having this in mind, let’s discuss what we’ve learned what’s possible in 2020 about the events industry:

Moving from physical to online events

One important shift we’ve noticed in 2020 is the move of events from the physical to a digital environment. Since we’re not able to run in-person events, the natural solution is to take them online. The biggest challenge, though, was (and still is) to differentiate events from webinars. That’s why we’ve noticed different online event formats emerging.

From online summits to online festivals, people and companies are experimenting with different options and formats. Moreover, different event management platforms that, up until now, offered planning features for physical events have pivoted to online events, developing solutions for making events digital.

Our prediction is that online events are here to stay. This pandemic has moved the entire industry years ahead. What was exceptional a year ago is the norm today. And although we’ll go back to physical events at some point, we’ll always maintain the digital format for online or hybrid events.

Transforming events into digital marketing strategies

Since we took events online, we’ve opened new possibilities in terms of marketing. Think about it: Usually, to communicate with people online, you need to develop a content marketing strategy, along with a strong social media presence. However, you still can’t directly connect with your audience.

People could consume your content without expressing their interest in your brand. With online events, however, things have changed. You can differentiate yourself by running online events as a form of digital marketing. We’re not saying you shouldn’t invest in SEO or content marketing. But apart from these strategies, think about online events as a way of growing your business and becoming more visible online while engaging directly with your leads.

Creating and nurturing an online community

Continuing the point above, online events are great for building and nurturing online communities. You can have a higher number of Instagram or LinkedIn followers, but this doesn’t mean you have a community. With digital events, however, you can grow your number of fans and nurture them continuously by running recurrent online events.

Before the pandemic, companies and brands could only afford to plan several events per year. After all, the costs of running a physical event are still quite high, and not all businesses can afford it. With online events, however, the only investment you need to make is in finding a good planning platform. You don’t have to pay for the catering, the venue, or the A/V team.

That means is instead of running a few physical events per year, you can run online events every single month or week. And this type of consistency will help you build an online community and nurture it with valuable content and unique online experiences (more about that a bit later).

Developing new event business ideas

Unfortunately, the pandemic has also led to the insolvency of countless event supply companies. From event catering brands to event furniture rental companies, we’ve seen many businesses closing. But on the bright side, we’ve also observed new business ideas sprouting as a result of shifting events from physical to online.

For example, more and more event agencies and A/V companies have decided to rethink their value proposition and offer event production studios. Online events are great because you can connect as an organizer or a speaker from the comfort of your office or home. However, if you want to level up, you’ll need to think about the production aspect, and it’s always better to record and stream your interview with your presenters from a professional studio (with the right equipment, the right light installations, and the right sound isolation) than from your bedroom.

Also, these event production studios are great if you want to communicate something through the decorations. It’s great to see that our fellow industry professionals have been able to reprofile and create new value and lucrative business ideas.

Creating exceptional online experiences

Finally, by moving to online events, we’ve been forced to come up with new creative ways of engaging attendees online. After all, you can keep people interested in online events if you’re giving them webinar-like experiences. More and more online event organizers are experimenting with different formats and online experiences.

For example, online attendees can enjoy a live magic show in between the knowledge sessions or attend a whiskey mixology class after the closing keynote speech. Or they can relax with online meditation or dance classes. And that’s only the beginning. The more online events we plan and the more our planning tech partners will evolve, the more we’ll see new formats and exquisite, one-of-a-kind online event experiences.

Recap

Although 2020 was a difficult year for the events industry, and we’re not yet sure how 2021 will unravel, we’ve seen how resilient we can be. The economic impact was almost catastrophic, and we don’t know its full extent yet. But we didn’t waste time, and we tried to get creative and innovative during the crisis.

This year, the unimaginable happened. We’ve pivoted to online events, along with the event tech brands. We’ve transformed online events into a part of our digital marketing strategy, and we’ve focused on our digital communities and reached a worldwide audience. We’ve also seen new business ideas sprouting as a result of the shift to digital events, along with the new unique online experiences event organizers we’re designing. And although it’s hard to be optimistic when the pandemic is still out there, we shouldn’t lose hope and should continue exploring or creating new opportunities for the events industry.

Taalfout opgemerkt?Nieuws melden?Andere fout opgemerkt?