Als event manager vraag en krijg je veel informatie van bezoekers of genodigden. Denk hierbij aan emailadressen, woonadres, telefoonnummer, voor- en achternaam en bedrijfsgegevens.
Deze data worden allemaal opgeslagen op jouw computer of in de event software. Maar is deze data wel veilig opgeslagen?
Het belang van privacy en security
Voor jouw event sla je dus erg veel gevoelige informatie van de bezoekers op in de event software. Wanneer dit niet veilig is opgeslagen, is al deze data een makkelijke prooi voor internetcriminelen. Met een paar kliks kunnen ze al toegang hebben en verspreiden ze deze gevoelige informatie naar derden. Zo'n datalek zorgt er naast de sterke financiële gevolgen, ook voor dat de reputatie van jouw event behoorlijk aangetast zal zijn. Bij een volgend event zullen bezoekers wel twee keer nadenken om zich in te schrijven en om dus gevoelige informatie achter te laten. Dit doemscenario wil je natuurlijk voorkomen!
Privacy en Security bij Halito!
"Bij Halito! doen wij er alles aan om de persoonlijke informatie van jouw bezoekers zo goed mogelijk te beschermen. Dit doen wij op meerdere niveaus", vertelt Bart Van Zele.
De event software
"In onze event software hebben wij meerdere tools ingebouwd waardoor de security gewaarborgd kan worden. Zo voorzien wij het inloggen van twee-factor authenticatie. Alleen een wachtwoord is hiervoor niet meer genoeg. Je zal op een andere manier moeten verifiëren dat jij daadwerkelijk inlogt; even de code vanop je telefoon ingeven en je kan veilig beginnen werken."
Verder kan je zelf beheren welke gebruiker welke toegangsrechten heeft. Hierdoor hebben de juiste mensen toegang tot de juiste data. Zo kan je voorkomen dat medewerkers onnodig bij de data van bezoekers kunnen komen. Alleen een selecte groep kan bij deze data en je voorkomt dat data (per ongeluk) gedeeld wordt met derden.
Over toegang tot data gesproken, bij Halito! worden de persoonsgegevens slecht een beperkte tijd bewaard. Wanneer jouw event is afgelopen, zullen wij na enige tijd alle data verwijderen. De data die jouw bezoekers of die jijzelf hebt ingevoerd, blijven dus niet eeuwig op de servers staan, maar zullen na een periode overal verwijderd worden. "Zo weten we zeker dat de gevoelige informatie niet op een later moment ingezien kan worden door internetcriminelen."
Hosting
De event websites worden gehost binnen de Europese Unie en voldoen dus aan de hoge security eisen van Europa. Dit zijn strenge eisen voor het herbergen van data, waar Halito! ook aan voldoet. Naast het veilig bewaren van data is het ook belangrijk dat de website niet gehackt kan worden. Om dit te tackelen zijn de event website en event software voorzien van een SSL/TLS-certificaat. Dit certificaat betekent dat de website beveiligd is en daardoor moeilijker te hacken.
Features
In de event software van Halito! kan je gebruik maken van meerdere features. "Hierbij hebben wij ook gedacht aan de privacy. Zo kan je enkel een gastenlijst importeren als je aangeeft dat deze personen hier toestemming voor hebben gegeven, is de event communicatie standaard voorzien van een disclaimer en opt-in/out policy en om een deelnemerslijst te delen, heb je akkoord nodig van de deelnemer. Door deze maatregelen is het uitnodigen en informeren van jouw bezoekers geheel GDPR-proof."
De lat hoog houden
Door de veranderende online wereld is het van groot belang om up-to-date te blijven. "Bij Halito! zijn we hier constant mee bezig. Zo laten wij jaarlijks meerdere privacy en security tests uitvoeren en delen wij de resultaten met onze klanten. Hebben de ethische hackers een gat in onze verdediging gevonden? Dan gaan wij direct aan de slag om het gat te dichten en de verdediging te versterken."
"Naast het uitvoeren van tests door ethische hackers gaan wij nog een (grote) stap verder rondom privacy en security. Zo hebben wij recent het ISO 27001 certificaat behaald. Dit is een wereldwijde erkende norm op het gebied van informatiebeveiliging. Om dit certificaat te behalen, moet je als bedrijf aan strenge eisen voldoen. Met dit certificaat kunnen wij aantonen dat wij alle eisen hebben verwerkt, waardoor jouw data bij ons in goede handen is."
Privacy en security van jouw event
Privacy en security is voor Halito! een ontzettend belangrijk onderwerp. "Wij doen er alles aan om de data die jij voor je event gebruikt, zo goed mogelijk op te slaan en uit de handen van internetcriminelen te houden. Maar hoe staat de veiligheid van de data van jouw events ervoor? Waar legt jouw organisatie de lat? Daag ons uit want we gaan hier graag met je over in gesprek."
