Het is nooit te vroeg om te beginnen met het plannen van een betoverend kerst- of eindejaarsevenement! Ben jij degene die verantwoordelijk is voor het organiseren van dit feestelijke samenzijn voor je collega's of relaties? Lees verder voor 7 inspirerende ideeën en praktische tips om jouw evenement te transformeren tot een magische herinnering, met inzichten van Jaarbeurs account- en eventmanager Anke Verstraten.
"Bij Jaarbeurs begrijpen we dat een kerstfeest niet alleen een feest is, maar een kans om je gasten een magische en onvergetelijke herinnering te geven. Daarom hebben we een schat aan inspiratie en onmisbare tips voor je klaarstaan. Van verrassende thema's tot onvergetelijke belevingen, lees verder om jouw kerstfeest naar een hoger niveau te tillen."
Als creatieve geest achter evenementen bij Jaarbeurs heeft Anke de meest spectaculaire feesten zien schitteren. Samen met haar team is ze meesterlijk in het vormgeven van bijeenkomsten in de diverse congreslocaties van Jaarbeurs. Ze draait haar hand niet meer om voor unieke kerstfeesten.
De vraag die we haar stelden: hoe kun je een jaar nou écht goed afsluiten (of starten) en je gasten een magische tijd bezorgen?
Tip 1: verras met een magisch thema
Geef je kerstfeest een extra dosis magie door te werken met thema's en decoraties. Kies een thema dat aansluit bij de sfeer die je wilt neerzetten en laat dit terugkomen in de decoratie, aankleding en zelfs het entertainment. Of het nu gaat om een winterwonderland, een klassieke kerstsfeer of een futuristisch thema, thematische decoraties tillen de betovering van je evenement naar een hoger niveau.
Ga voor uniek en creëer magische themawerelden die de verbeelding prikkelen. 'Van een sprookjesachtige ijskoningin tot een nostalgische reis naar het speelgoedland, geef je gasten een onverwachte en betoverende ervaring. Wij denken graag met je mee om een thema te vinden dat perfect past bij de sfeer die je wilt creëren.'
Tip 2: een betoverende dinnershow
'Voor een sprankelende afsluiting van het jaar is een dinnershow perfect,' zegt Anke. 'Je wilt je medewerkers en relaties bedanken voor hun inzet. Je wilt indruk maken. Dat lukt zeker met een magische dinnershow. Een feestelijk spektakel waarin entertainment, techniek, aankleding en catering naadloos op elkaar zijn afgestemd.' 'We hebben zelfs champagnedames gehad in de congreszalen Progress of Polar, compleet versierd met prikverlichting. Het was adembenemend.' Een dinnershow combineert culinair genieten met een betoverend spektakel.
Tip 3: de magie van de juiste locatie voor je kerstfeest
Vergeet niet dat het kiezen van de juiste eventlocatie een cruciale rol speelt in het succes van jouw kerstfeest. Kies een plek die past bij de sfeer die je wilt creëren. Een locatie met karakter en unieke mogelijkheden kan het verschil maken tussen een gewoon evenement en een betoverend kerstfeest. Anke: "Daarnaast zorgt een locatie die goed bereikbaar is met openbaar vervoer er voor dat je gasten net even wat langer gezellig, ontspannen en verantwoord kunnen blijven doorfeesten. Ga bij je zoektocht ook na welke mogelijkheden en faciliteiten die locatie te bieden heeft en stem deze af op de wensen van jouw gasten."
Tip 4: maak je feestelijke avond af met een magische musical
Om de beleving te maximaliseren, is een combinatie met een betoverende musicalshow een briljante keuze. Anke: 'Een musical brengt je gasten meteen in de juiste sfeer. Het is het moment voor hen om achterover te leunen en te genieten. Het versterkt echt het gevoel van een bijzonder uitje. In ons Beatrix Theater draaien het hele jaar door de mooiste musicals. Voor of na de voorstelling creëren we natuurlijk een feestelijke ambiance. Naast een bezoekje aan het theater kun je in verschillende mooie congreszalen van het Beatrix Theater jouw gasten exclusief ontvangen.'
Tip 5: ultiem genieten met een culinaire betovering
"Een menu dat perfect past bij het thema van het evenement is de kers op de taart.' Wat dacht je van een 'Betoverende Sneeuwstorm' thema met winterse lekkernijen? Of denk bij een 'Glowing Winter Wonderland' thema aan gerechten die oplichten in het donker en een magisch tintje aan de avond geven.
Bij een eindejaarsevent mogen de bubbels, feestelijke tafels en oliebollen natuurlijk niet ontbreken. Voor een uniekere invulling van je oud en nieuw-viering kun je ook kiezen voor culinaire creaties die er visueel spectaculair uitzien, zoals gerechten met eetbare vuurwerkdecoraties, sprankelende desserts en kleurrijke cocktails die een vleugje magie aan de avond toevoegen. Een spectaculaire manier om het nieuwe jaar te verwelkomen! En om je nieuwjaars-kickoff goed te beginnen? Anke: 'Een leuk idee is dan bijvoorbeeld het thema 'Energiek het nieuwe jaar in'. Denk daarbij aan duurzame catering met een verfrissende smoothiebar. Origineel en nog gezond ook!"
Tip 6: een betoverend begin, zorg voor inspirerende sprekers
Ook al lijkt het misschien ongebruikelijk om een spreker te boeken voor een kerst- of eindejaarsevenement, het is dé manier om mensen te inspireren. Een goede spreker zet aan tot nadenken of maakt een onderwerp bespreekbaar. Anke: "Een goede spreker voegt enorm veel toe aan de groepsdynamiek, het moet alleen wel passen bij het thema. Wij denken graag met je mee over de juiste spreker en kunnen jullie eventueel met elkaar in contact brengen."
Tip 7: verrassingselement voor extra magie
Stel je voor: terwijl de gasten genieten van hun culinaire hoogstandjes, kondig je een betoverende onthulling aan. Een misterieus gordijn wordt langzaam omhoog getrokken, waarvandaan het verrassingselement van de avond verschijnt.
Anke: "Je kunt alle kanten op. Een verrassingselement kan een show-element zijn, zoals een unieke lichtshow of surprise act. Of juist iets inhoudelijks, zoals de onthulling van een nieuw product, logo of de plannen voor het nieuwe jaar. Wat het ook is, deze onvergetelijke momenten creëren niet alleen een buzz onder je gasten, maar zorgen er ook voor dat je evenement lang in hun herinnering zal blijven hangen. Succes gegarandeerd!"
Tot slot: zorg voor een magische uitvoering en evaluatie
Vergeet niet om een gedetailleerd draaiboek op te stellen en dit met de locatie te delen. Qua techniek en extra faciliteiten is er bij ons enorm veel mogelijk, maar we moeten wel weten wat je nodig hebt. Onze technici kunnen veel ter plekke regelen, maar het is handig als het al klaarstaat.
Daarnaast is het belangrijk om het evenement achteraf te evalueren: "Dit moet je eigenlijk altijd doen. Evalueer het evenement achteraf met je gasten én met ons. Zo weet je precies wat de volgende keer anders kan en wat het succes heeft bepaald."
Wil je ook op een betoverende manier het jaar afsluiten?
Anke helpt je graag verder! "Samen organiseren we een spetterend event waar je medewerkers het nog lang over hebben. Neem contact met mij op via events@jaarbeurs.nl of +31(0)30 295 58 81. Of kom langs en ervaar zelf de vele mogelijkheden van onze congreslocaties."
