Zonder twijfel heb jij ook wel eens ervaren dat een vergadering pure tijdverspilling was. Van alles wat je hebt afgesproken, wordt achteraf niets gerealiseerd. Met de volgende 5 stappen maak je vergaderen een pak doeltreffender.
Zo wordt een vergadering een mooie tool om tijdwinst te realiseren in plaats van tijdverlies.
Stap 1: Bepaal de doelstelling van je vergadering
Waarom is de vergadering belangrijk? Wat moet aan bod komen? Wie moet aanwezig zijn? Als je op deze 3 vragen geen antwoord hebt, dan heeft vergaderen geen zin.
Stap 2: Laat iedereen weten waarom de vergadering nodig is
Benoem bij het begin van de vergadering de doelstellingen en de agenda. Als je de deelnemers laat weten wat je wilt bereiken, zoeken ze manieren om je te helpen in plaats van dat ze zich afvragen waarom ze daar zitten.
Stap 3: Bepaal acties en deadlines
Te veel vergaderingen eindigen met vage afspraken. Daarom bereik je ook niets met vergaderen. Definieer een duidelijk eindresultaat en bepaal de stappen die je moet nemen om dat resultaat te bereiken. Stel een verantwoordelijke aan voor elke actie. Zorg dat die weet welke middelen hij nodig heeft om zijn doel te bereiken en spreek een realistische deadline af. Zet deze afspraken op papier voor je de meeting beëindigt zodat iedereen zijn verantwoordelijkheden en deadlines kent. Duid ook iemand aan die de acties opvolgt.
Stap 4: Moedig deelnemers aan om advocaat van de duivel te spelen
Als deelnemers denken dat ze hun mond moeten houden en dat ze niet mogen tegenspreken of iets in vraag stellen, dan krijg je een hoopje toehoorders die braaf luisteren, eens meewarig het hoofd schudden en dan weglopen met het gevoel dat ze toch niets hebben bijgedragen. In een vergadering wil je mee discussiëren om te begrijpen waarom een bepaalde punt belangrijk is. Je wilt weten hoe een item je vooruit kan helpen. Anders voel je je niet betrokken bij het resultaat van de vergadering en zie je er ook het nut niet van in.
Stap 5: Zet mijlpalen en stel mensen verantwoordelijk
Weet je nog dat we doelstellingen en actiepunten bepaalden? Wacht niet tot de deadlines voor die actiepunten voorbij zijn om opnieuw bij elkaar te komen. Check op regelmatige basis of degenen die een actiepunt kregen toegewezen, vooruitgang maken. Vraag hen op geregelde tijdstippen wat ze nodig hebben om hun deadlines te halen. Als iemand een deadline mist, wijs hem op zijn verantwoordelijkheid en vraag wanneer hij de taak wel af kan krijgen. Je zal vlug merken op wie je kan rekenen en waar de zwakke schakels liggen.
En last but not least: kies een geschikte vergaderlocatie.
