Wat is dat toch, dat een bijeenkomst kennelijk niet kan zonder deelsessies? En dat we die altijd terug willen koppelen in een plenaire eindsessie?
Natuurlijk kunnen ze zin hebben: de workshops, deelsessies, break-outs of hoe we ze ook maar noemen. Maar wat is toch die waanzin dat ze zonder verdere discussie in het programma gedumpt worden, zonder enige aandacht voor doel en effect?
Het uiteen gaan in kleinere groepen heeft namelijk ook nadelen: je haalt de groep uit elkaar, waar er misschien net een gezamenlijke sfeer was opgebouwd. Je geeft de mensen over in de handen van workshopleiders die - in alle eerlijkheid - daar niet altijd goed in zijn. Je haalt de flow uit een dag, als de deelsessies niet heel naadloos in het programma passen. Dat openbaart zich vooral bij terugkomst in de plenaire zaal, als de bijeenkomst weer helemaal opnieuw op gang moet komen.
En er zijn zo veel hele goede alternatieven. Denk eens aan het opnemen van een serie korte sessies binnen het plenaire programma, met als voordeel dat niemand iets hoeft te missen. Denk aan het behandelen of met zijn allen uitwerken van een paar cases, verspreid door het programma. Of overweeg eens een marktplein, waardoor iedereen zijn eigen weg kan kiezen in de deelonderwerpen. En misschien wel het belangrijkste alternatief: géén deelsessies. Want als je het niet organisch passend in het programma krijgt en je vindt er ook geen goede plek voor in een plenaire vorm, misschien hoort dat onderdeel dan wel helemaal niet thuis in de bijeenkomst?
Misschien nog wel erger dan de deelsessies zelf, is de bijna onbedwingbare neiging om terug te koppelen. In het algemeen draait het uit op vijf keer het afdraaien van hetzelfde verhaal, terwijl de energie al bij het eerste verslag uit de zaal verdween.
Ook hier geldt, dat het zo veel anders kan (niet 'moet', want soms werken deelsessies geweldig): er is niets op tegen om er voor te kiezen niet terug te koppelen en te accepteren dat niet iedereen alles mee kan maken. Maar wil je terug koppelen, denk dan eens aan een opzet waarbij de verschillende deelsessies elkaar complementeren. Zo kan aan het eind alle output verzameld worden tot één nieuw totaalresultaat. Of geef iedere sessie een andere opdracht en laat die plenair door de andere groepen beoordelen. Of laat (een deel van) de mensen doorwisselen, zodat iedere sessie regelmatig voorzien wordt van vers bloed.
Als creatieve eventprofessionals moeten wij toch in staat zijn voor iedere gelegenheid de juiste oplossing te vinden? Maar laten we vooral afspreken dat we deelsessies en terugkoppelingen alleen nog inplannen, als het aantoonbaar toegevoegde waarde heeft.
