Tips: een tolk op je congres

Organiseer je een internationaal congres? Dan is de kans groot dat je tolken wil inzetten. Maar hoe doe je dat? 

TVcN Tolk- en Vertaalcentrum Nederland geeft praktische tips voor het inzetten van tolken op congressen en evenementen.

Vloertaal

De voertaal van de conferentie die zal worden gebruikt door een voorzitter of de sprekers staat bekend als de vloertaal. De vloertaal wordt de actieve taal genoemd en alle andere talen de passieve talen. Tijdens eenvoudige conferenties is er doorgaans maar één vloertaal met af en toe een korte tussenkomst van een andere taal, zoals in Q&A-sessies. Tijdens grote, meertalige conferenties is het heel goed mogelijk dat er sprekers en/of presentaties zijn in verschillende talen. In dat geval zijn er dus meerdere vloertalen. Het is dan belangrijk om vooraf te weten hoeveel vloertalen er zijn omdat dit invloed heeft op de tolken die je nodig hebt. TVcN kan met deze informatie het juiste team voor je samenstellen om de vertolkingen zo naadloos mogelijk te laten verlopen.

Actieve en passieve talen

De talen die de tolken beheersen worden onderverdeeld in A-, B- en C-talen. De A-taal is de actieve taal en de moedertaal van de tolk. Hij vertaalt vanuit zijn B- en/of C-talen naar de A-taal. De B-taal is eveneens een actieve taal. Dit is de tweede moedertaal van de tolk (wanneer hij tweetalig is opgevoed) of de taal die hij op hetzelfde of bijna hetzelfde niveau als zijn moedertaal beheerst. De tolk vertaalt tevens naar de B-taal. De C-taal is de passieve taal (of talen) waaruit de tolk naar zijn A- of B-taal vertaalt. Congrestolken beheersen vaak meerdere C-talen.

Als je een team hebt met een groot aantal actieve talen, dan kunnen veel meer taalcombinaties worden bereikt. Wanneer er tolken aanwezig zijn die geen kennis hebben van één van de vloertalen als hun passieve/actieve talen, zullen zij een beroep doen op een gemeenschappelijke taal. Een voorbeeld: wanneer een spreker in het Bengali spreekt en het merendeel van de tolken geen Bengali kent als één van hun beide actieve of passieve talen, dan zullen zij een beroep doen op een tolk die het Bengali naar bijvoorbeeld het Engels vertaalt. De tolken werken dan vanuit het Engels weer verder.

Het juiste team

Conferenties waarbij gebruikt wordt gemaakt van een groot aantal talen kunnen logistiek lastig zijn. Dit komt door het aantal benodigde taalcombinaties. Wanneer het Engels de vloertaal is, dan zullen de meeste tolken dit als actieve taal bezitten en kunnen zij vanuit deze taal werken. Maar als de vloertaal bijvoorbeeld Spaans is en dit moet worden vertaald naar het Mongools, Khmer en Farsi, dan wordt het knap lastig. Hiermee moet rekening worden gehouden wanneer je sprekers uitnodigt. Overleg dus altijd met TVcN over wat ze kunnen adviseren en of bepaalde talencombinaties kunnen worden bereikt.

Opstelling

Het is een goed idee om de organisatie die alle cabines en apparatuur levert voor de tolken (dat kan ook het tolkenbureau zelf zijn), van tevoren een plattegrond van de ruimte te geven zodat zij vooraf kunnen plannen waar de cabines met apparatuur moeten komen te staan en waar de kabels moeten komen te liggen. De plek van de tolkencabines is cruciaal voor een goed verloop van het werk. Probeer je je zoveel mogelijk te houden aan de volgende richtlijnen: 

• Zorg dat de tolken vanaf hun plek direct oogcontact met de sprekers kunnen maken
• Tolken moeten op een discrete manier hun cabine en de zaal kunnen verlaten zonder de sprekers te storen
• De cabines moeten worden gegroepeerd
• Zorg dat er voldoende ruimte naast de cabines is voor de technici

Informeer de tolken

De tolken willen uiteraard hun werk zo goed mogelijk doen en daarbij hebben zij jouw hulp nodig. Hoe beter zij vooraf over de gang van zaken worden geïnformeerd, hoe beter zij hun werk kunnen doen. Plan dus voldoende tijd in jouw draaiboek om de tolken te informeren. De gebruikelijke referentiematerialen zijn: 

• De dagagenda
• De presentaties van de sprekers
• Een namenlijst van de afgevaardigden
• Een lijst van deelnemende organisaties
• Een lijst van branche specifieke acroniemen, afkortingen en terminologie
• Zo veel mogelijk achtergrondinformatie
• Alle beschikbare hand-outs
• Vorige conferentie aantekeningen of notulen

Laatste tips

• Wijs iemand aan als verantwoordelijke voor het gebruik van de koptelefoons voor de gasten. Deze persoon moet in het kort uit kunnen leggen hoe alles werkt, eventueel met een geïllustreerde flyer om taalproblemen te voorkomen.
• Zorg voor een laatste meeting met de tolken en de technici om te testen of alles goed werkt.
• Neem voor een laatste keer nog alles door, zoals de opstelling en de talen, met het hoofd van het tolkenteam.
• Zorg dat iemand regelmatig contact onderhoudt met het hoofd van het tolkenteam om ervoor te zorgen dat er geen problemen zijn, of er voldoende water voor de tolken is, etc.

Uiteraard kan TVcN je helpen met het samenstellen van een congrestolkenteam. Voor meer info en/of een vrijblijvende offerte kan je op onderstaande website terecht.