Iedere professional heeft er mee te maken: inkopen. Soms gaat het om een kleine order voor drukwerk, de volgende keer moet u een consultant inhuren voor een interimklus of misschien bent u wel op zoek naar een hogesnelheidstrein die tegen sneeuw kan. Hoe pak je dat dan aan?
Je gaat verschillende offertes opvragen en kiest dan de goedkoopste. Toch? Ondernemer Richard Engelfriet adviseert je om het op een hele andere manier te doen: vertel wat jouw budget is en laat je verrassen door het aanbod dat je daarvoor krijgt!
Klassiek inkopen: offertes aanvragen
Laten we bij het begin beginnen. Je bent op zoek naar de beste drukker / consultant / hogesnelheidstrein voor de beste prijs. Wat ga je doen? Je gaat eens in uw netwerk navragen of er mensen zijn die goede leveranciers kennen. Je googelt eens wat rond. Dan selecteer je een paar leveranciers die in jouw ogen geschikt kunnen zijn en beschrijft zo uitgebreid en specifiek mogelijk aan welke voorwaarden jouw drukwerk / interimklus / hogesnelheidstrein allemaal moeten voldoen. Tenslotte vraag je die leveranciers om zo snel mogelijk een offerte te schrijven, uiteraard met prijsopgaaf.
Vervolgens krijg je de offertes in huis. Alle leveranciers blaken natuurlijk van het zelfvertrouwen, leveren topkwaliteit en bieden maatwerk aan. Ze voldoen uiteraard allemaal aan jouw eisen, willen dat graag in een 'vrijblijvend gesprek met een kop koffie' komen toelichten en staan te trappelen om jouw klant te worden. Mooi. Je kiest uiteindelijk de goedkoopste uit en voelt u spekkoper.
De praktijk valt tegen
De praktijk is vaak weerbarstiger. De kwaliteit van die goedkope leverancier blijkt enorm tegen te vallen, er komen toch nog allerlei extra kosten bij en er zijn veel misverstanden over wat er nu precies is afgesproken. Je voelt je een beetje zoals een bestuurder van Ajax: het beleidsplan zag er prachtig uit, jouw club zou 'structureel en beeldbepalend' meedoen aan de Champions League, maar na de winterstop ben je blij dat je überhaupt nog tegen Steaua Boekarest hebt mogen spelen in de Europa League.
Het kan anders: Geef jouw budget prijs!
Met het klassieke inkopen doet u eigenlijk precies het omgekeerde van wat je zou moeten doen: je schrijft leveranciers precies voor wat voor oplossing je van ze verwacht bij jouw probleem en vraagt daar een prijs voor. Draai dat eens om: schrijf jouw leveranciers precies voor hoeveel budget je hebt bij jouw probleem en vraag ze wat voor oplossing ze erbij kunnen leveren.
Het klinkt misschien vreemd, maar probeer je eens te bedenken wat er dan gebeurt. In plaats van een leverancier die op al jouw specificaties en wensen 'ja' zegt, krijgt je nu ineens een aantal oplossingen die waarschijnlijk veel beter zijn dan je zelf had kunnen bedenken. Die drukker heeft misschien wel connecties waardoor je jouw drukwerk veel effectiever bij jouw doelgroep onder de aandacht kan brengen. Daar heb je veel meer aan dan de goedkope drukkosten waar je misschien eerst naar op zoek was!
Daarom mijn advies aan iedereen die gaat inkopen: stop met dat zinloze aanvragen van offertes op basis van door jezelf bedachte oplossingen. Ga alleen in gesprek met leveranciers die je vertrouwt. Vertel die leveranciers het probleem waar u mee kampt en uw beschikbare budget. Wedden dat je dan ineens veel verrassendere en betere oplossingen krijgt aangereikt? Je prikkelt jouw leveranciers zo immers om zelf na te denken... en dat was tenslotte de reden dat je jouw klus ging uitbesteden, toch?
Richard Engelfriet
PS. Als je denkt dat ik helemaal krankjorum ben geworden, heb je het mis. Ik heb mij voor deze column laten inspireren door 'Best Value Procurement' van professor Dean Kashiwagi. Hij noemt het heel sjiek 'Best Value Procurement'. Het is nog wetenschappelijk onderbouwd ook. Googel er gerust eens op, of bekijk onderstaand filmpje op YouTube!
