No show is de grootste frustratie van elke meeting planner: je investeert veel tijd en moeite in de planning, organisatie en promotie van je evenement en vervolgens komt een aanzienlijk deel van de deelnemers gewoon niet opdagen! No show is niet alleen vervelend, het is ook alles behalve duurzaam.
Een gratis business evenement kan rekenen op een no show rate van 10-30 procent: materiaal en voedsel belanden ongebruikt in de afvalbak. Het is dus hoog tijd dus om het no show probleem eindelijk aan te pakken.
Bekijk ook de eventplanner.tv aflevering over no show!
Hier zijn alvast vijf tips om mee aan de slag te gaan:
1. Wees een vroege vogel
Verstuur de eerste uitnodiging ruim van te voren zodat de genodigden tijd hebben om hun agenda te checken en over hun deelname na te denken. Een eerste aankondiging kan al verstuurd worden wanneer de datum, tijd en locatie van je evenement bekend zijn. Een uitgebreide omschrijving en programma volgt dan later. Houd de aankondiging kort en to the point. Concentreer je op de belangrijkste reden en de doelstelling van het evenement.
2. Herhaal, herhaal en herhaal
Als de eerste inschrijvingen binnen komen, stuur dan een bevestigingsbericht. Dit geeft je gasten het gevoel dat men hun aanwezigheid waardeert en dat hun komst verwacht wordt. Herinner je genodigden bij herhaling aan het komende evenement en benadruk steeds duidelijk de mogelijkheid om de inschrijving weer te annuleren. Zorg er voor dat annuleren gemakkelijk en snel gaat. Bel mensen die nog niet gereageerd hebben even op en vraag of ze willen deelnemen. Geef hen het gevoel dat ze verwacht worden en welkom zijn.
3. Schep positieve verwachtingen
Houd je deelnemers op de hoogte van je plannen en activiteiten voor het evenement. Deel je enthousiasme. Maak een Facebookpagina of een hash-tag aan waar deelnemers je kunnen volgen. Blijf hen er aan herinneren wat het evenement voor hen oplevert en waarom ze het niet willen missen. Social Media zijn ook een goed middel om je deelnemers met elkaar in contact te brengen. Zo kunnen ze zien wie andere deelnemers zijn, die ze misschien graag willen ontmoeten. Ook vergroot het de zichtbaarheid van gasten waardoor deze minder snel niet op komen dagen.
4. Don’t spoil the party
Stuur de deelnemers een paar dagen voor het evenement een bericht met de laatste optie om hun deelname af te zeggen. Maak ze bewust van de gevolgen die no show heeft voor duurzaamheid. Het filmpje 'Don't spoil the party' geeft hier een duidelijk beeld van en blijft vaak goed hangen.
5. Toch no show?
Wees streng voor bekende no-show recidivisten. Sluit ze uit van toekomstige evenementen of zet ze op een wachtlijst. Al was je evenement gratis, je kunt toch een rekening sturen voor de verspilling die hun afwezigheid heeft veroorzaakt en het bedrag doneren aan een goed doel. Trouwe deelnemers kun je juist bedanken. Bijvoorbeeld met een leuk cadeautje of prioriteitsstatus voor het volgende evenement.
Dit zijn slechts een paar ideeën om no show terug te dringen. Als je nog andere tips hebt, vinden we het leuk als deze onder dit artikel met ons wilt delen.
Dit artikel maakt onderdeel uit van een uniek samenwerkingsproject tussen de vakmedia voor de congres- en evenementenbranche (Eventbranche.nl, Congreswereld.nl, eventplanner.nl /.be, Events.nl, QM, Meeting Magazine en GreaterVenues.com). Iedere 2 weken verschijnt op al deze platformen een artikel over duurzaam organiseren, aangeleverd door de Nederlandse afdeling van de Green Meetings Industry Council (GMIC).
