Een van de trends van 2014 'Klein is het nieuwe groot' zal je niet onbekend in de oren klinken. Maar wat betekent dit eigenlijk voor event professionals? Wat is de definitie van klein? En hoe maak jij van klein, het nieuwe groot?
De kracht is aan klein. Wat de organisatie elke dag doet, bepaalt het verschil. Alle handelingen die in de verschillende bedrijfstakken tot uiting komen, moeten onderdeel uitmaken van één helder verhaal; een duidelijke waarom. Want met een wereld die steeds kleiner wordt, neemt de concurrentie toe en is het onderscheidend vermogen temeer bepalend voor het succes van een organisatie. Als de organisatie geen duidelijke waarom kan weerleggen, is het voor de buitenwereld onmogelijk om te zien wat het doet en waarom het anders is dan de concurrentie. Alleen wanneer een organisatie en ieder die hier onderdeel van uitmaakt, weet waarom men doet wat men doet, is het verhaal achter het product of een dienst helder. Waarom vertaalt zich in normen en waarden en resulteert in marketing, evenementen, producten of diensten. Mensen die in jouw waarom geloven, zullen ook anderen overtuigen van de meerwaarde van jouw producten en/of diensten. Als het waarom duidelijk is, trekt het mensen aan die hetzelfde geloven en die gewillig zijn het woord voor jou te spreiden.
Evenementen verbinden mensen
Bepaal waarom je een evenement organiseert, laat dit aansluiten bij het waarom van de organisatie, definieer hoe jouw doelgroep hier beter van wordt en bedenk wat hiervoor nodig is. Richt je niet op de massa, maar bekijk in welke klanten je wil investeren. Het effect van evenementen neemt immers toe als de juiste mensen worden uitgenodigd en ook deelnemen.
Eens jouw doel en doelgroep voor je evenement op elkaar afgestemd zijn, is de kans groter dat jouw doelgroep zich identificeert met jouw organisatie wanneer het volledige plaatje klopt. Voelt men zich verbonden met de stakeholders van jouw evenement, dan zal men zich loyaal voelen t.a.v. jouw organisatie. Ook al is men zelf geen klant. Connecties en relaties ontstaan niet tussen persoon en organisatie, maar tussen personen. Die connectie is nodig om ervoor te zorgen dat men je positieve verhaal onthoudt en dat men je verhaal doorvertelt. Evenementen zijn een uitgelezen gelegenheid om mensen met elkaar in contact te brengen zodat ze samen kansen kunnen creëren.
Maak samen van klein het nieuwe groot
Mensen voelen zich verbonden wanneer ze emoties, doelen, overtuigingen delen. Een evenement zonder emotie, is er één zonder beleving en herinnering. Emoties zorgen voor een verbinding met jouw publiek. Wil je een hoge gunfactor bereiken, dan moet je een merk hebben dat mensen raakt. Om mensen te raken, is oprechte betrokkenheid vanuit de organisatie nodig die aansluit bij de belevingswereld van jouw publiek. Organisaties zoeken dan ook steeds vaker de samenwerking op met kleinschalige initiatieven. Omdat de lokale, kleine wereld te overzien is en kan vertrouwd worden, kiest men er eerder voor kleine lokale stichtingen te ondersteunen dan de grote goede doelen. Ga partnerships aan op basis van gedeelde normen en waarden zodat het waarom achter jouw evenement én organisatie consistent blijft. De gedachte 'think global, act local' zit in een stroomversnelling.
Even op een rijtje concrete manieren om de impact van een (kleinschalig) evenement te vergroten:
- Alle evenementen moeten onderdeel uitmaken van één consistent waarom. Het evenement mag geen geïsoleerde en eenmalige handeling zijn.
- Mensen identificeren zich met jouw organisatie als ze zich geïnspireerd voelen. De emotionele band zal sterker worden als jouw organisatie geassocieerd wordt met een groter geloof/doel. Zo hield Martin Luther King zijn bekende speech bij het standbeeld van Lincoln 'vrijheid voor iedereen'. Kortom, evenementen moeten symbool staan voor je waarom.
- Richt je tot een concrete doelgroep door connectie te maken op basis van gemeenschappelijke delers. Niet iedereen zal namelijk jouw waarom omarmen. Wanneer alles wat je doet, dus ook een evenement, consistent onderdeel uitmaakt van heldere normen en waarden, zal je aansluiten met een publiek dat samen met jouw organisatie succes wil boeken. Samen streef je hetzelfde doel na, samen maak je van klein het nieuwe groot.
Praktisch
De organisatie van betekenisvolle evenementen, hoe klein ook, zet iets in beweging. Wil je het bereik van jouw evenementen vergroten, reik dan handvaten aan om het woord, de overtuiging van jouw loyale publiek te delen met anderen.
- Event technologie laat toe om een gemeenschappelijk platform te creëren waar jouw publiek kan connecteren, voor-tijdens-na het event. Introduceer voor een optimaal engagement netwerkmogelijkheid alvorens je evenement plaatsvindt.
- Vind het warm water niet opnieuw uit, maar sluit aan bij bestaande technologieën en relevante off- en online netwerken om in contact te treden met je publiek. Gebruik deze media om het doel van je evenement in de vorm van inspirerende beelden, quotes, sprekers, locaties, etc. te verspreiden.
- Communiceer doelgericht. Segmenteer jouw contactenlijst in functie van het doel en de boodschap. Zorg ervoor dat je de communicatie persoonlijk houdt door middel van het versturen van e-mail- en/of sms-campagnes die gepersonaliseerd zijn zowel op het niveau van de afzender als de ontvanger. Een boodschap van de CEO komt sterker over dan een no-reply e-mailadres.
- Het netwerkaspect van een fysiek event wordt steeds belangrijker in een economie die meer en meer gekenmerkt wordt door samenwerkingsverbanden tussen experts. Zorg ervoor dat bezoekers en eventueel andere betrokkenen elkaar makkelijk weten de (h)erkennen i.f.v. eigen behoeften en noden. Sluit aan bij topics die voor de bezoeker relevant zijn en breng ze ervaringsgericht met elkaar in contact. Vertel niet waarom iets goed is, laat ze het zelf ondervinden door een interactief platform aan te bieden.
- Activeer je publiek om het woord te verspreiden over jouw evenement. Zorg ervoor dat de bezoekers het de moeite waard vinden om berichtgevingen over jouw evenement live te delen met hun eigen netwerk. Voorzieningen als WIFI, duidelijk gecommuniceerde hashtags en kant-en-klare posts die verwijzen naar meer gerelateerde inhoudelijke en/of nieuwswaardige informatie op jouw eventsite, stimuleren het virale effect.
- Leg de onvergetelijke ervaringen vast op foto en/of video en publiceer ze onmiddellijk de dag na het event op de eventsite. Bezorg de link aan zowel de aan- als afwezigen. Maak de inhoud van je eventsite makkelijk deelbaar dankzij deelknoppen. Maak het voor de bezoeker zo laagdrempelig mogelijk om het woord te verspreiden via hun eigen voorkeurkanalen. Dankzij het inzetten van meerdere kanalen bereik je veel meer potentiële bezoekers voor jouw evenement.
- Grijp evenementen als een kans om je community verder uit te breiden. Overtuig je publiek van de voordelen om jouw communicatie te volgen door lid te worden van jouw social media kanalen en/of door zich in te schrijven op de nieuwsbrief. Door nieuwe contactgegevens te capteren, vergroot je jouw netwerk.
Benieuwd naar hoe je 'waarom' jouw organisatie kan onderscheiden van de concurrentie? Dan is het boek 'Begin met het waarom' van Simon Sinek een absolute aanrader. Meer weten over hoe de event technologie van Halito! je kan ondersteunen bij een succesvolle online event communicatie? Download de infographic en ontdek relevante tips om jouw event websites, e-mailcampagnes en registratiemogelijkheden online en op locatie te optimaliseren.
