Het plannen van evenementen kan behoorlijk wat stress veroorzaken. Om het registratieproces zo soepel mogelijk te laten verlopen, is een goede planning en het gebruik van event management software, zoals etouches, noodzakelijk. Met de juiste planning ben je er zeker van dat de doelen van het evenement worden gehaald. En dat alles begint met het registratieproces.
Verplaats je bij het opzetten van de registratiepagina in de schoenen van een deelnemer en er voor dat die niet overwelmd wordt. Een optimaal registratieproces zorgt ervoor dat je later minder werk hebt! Neem het aan van etouches, de experts in registratie voor evenementen. Het registratiesysteem 'eReg' is het kloppende hart van de etouches productlijn en zorgt ervoor dat je als organisator kan scoren. Om je op weg te helpen geeft etouches een aantal tips om het registratie proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Doe niet gek met categorieën en subcategorieën
Het toevoegen van categorieën en subcategorieën is erg aantrekkelijk bij het opzetten van jouw evenement. Hiermee kan je het registratieproces helemaal aanpassen aan alle types deelnemers. Misschien lijkt het een goed idee om 100 categorieën en 25 subcategorieën te creëren, maar dat maakt het alleen maar onoverzichtelijk. Als je veel verschillende categorieën creëert, moet je extra georganiseerd te werk gaan om het overzicht te houden bij het opstellen van rapporten, aanmaken van badges en het versturen van e-mails. Dit is een typische situatie waar 'minder' eigenlijk 'meer' betekent.
Stel de juiste vragen en verzamel de info die je echt moet weten
De registratie is het perfecte moment om in één keer alle informatie te verzamelen die je van je deelnemers nodig hebt. Toch is het crusiaal om goed te bedenken welke informatie je later nodig hebt bij het opzetten van het evenement. Probeer u bij het bedenken van vragen te verplaatsen in de deelnemer. Vraag jezel bij elke vraag: Waarom moet ik dit weten? Wat doe ik met de antwoorden? Deze aspecten kunnen ook belangrijk zijn voor verschillende leveranciers, sponsors, ... Denk aan alle mensen die op jouw rekenen om de juiste informatie te krijgen (hotel, cateraars, ...).
Meer e-mails zorgt voor minder response
Zorg ervoor dat je een compleet plan hebt voor je ook maar één e-mail stuurt. Je wil niet te veel informatie geven, te weinig of onnodige details herhalen. Al deze dingen zullen er immers voor zorgen dat jouw deelnemers je e-mails gaan negeren of zelfs verwijderen nog voor ze te openen. Stel een schema op met alle e-mails die noodzakelijk en relevant zijn. Doe dat nog voor de registratie site de lucht in gaat.
Om succesvol te zijn met registraties moet je dus alles op voorhand plannen. Dit is zeker niet iets wat je op het laatste moment snel nog kan doen. Om het proces zo eenvoudig mogelijk te maken voor je gasten moet je dus tijd investeren. Bovenstaande tips illustreren maar enkele van de dingen die je kan doen om het registreren vlotter te laten lopen. Leest het volledige artikel met 4 extra tips op de blog van etouches. Je leest er bovendien ook hoe etouches' eigen registratieplatoform eReg je hierbij kan helpen.platform heeft gecreëerd als belangrijk instrument bij het registratieproces.
