Iedereen wil het. Iedereen heeft het erover. Toch zijn er zo weinig die het daadwerkelijk krijgen. Natuurlijk heb ik het over 'Buzz'. Deelnemers aan jouw volgende evenement die losgaan op Social Media.
Inmiddels heb je waarschijnlijk wel uitgevonden dat een ‘online back-channel’ alleen relevant wordt als een groot aantal deelnemers besluit om actief deel te nemen. Vóórdat ze dit kunnen gaan doen, moet jij als eventplanner de volgende 4 barrières overwinnen:
Barrière 1: Terughoudendheid
'Persoonlijke nieuwsgierigheid' en 'een duidelijk voordeel zien in Social Media als communicatie-instrument' zijn de sleutel om de deelnemers tot het gebruik ervan aan te zetten. De volgende 4 acties zullen dit stimuleren:
- Je evenement voorstellen als de ultieme gelegenheid en een veilige speelplaats om met deze tools te experimenteren.
- Social Media voorstellen als een tool om je ervaring als deelnemer te verbeteren (in plaats van een doel op zich te zijn) en als een manier om waarde toe te voegen aan de groep: de wijsheid van de menigte, collectieve intelligentie en samen leren.
- Het goede voorbeeld laten geven door de hoogste leiders in de gemeenschap (bijvoorbeeld de voorzitter), bij voorkeur tijdens de plenaire opening.
- Het 'bedoelde gedrag' in andere media in de kijker zetten: het vermelden van actieve gebruikers van sociale media op het podium, interessante updates vastleggen en ze in een dagelijkse krant (bijvoorbeeld bij een congres) publiceren en Social Media-fonteinen op schermen in de zaal tonen.
Barrière 2: Gebrek aan vaardigheid
Een veranderende houding zal de 'noodzaak' creëren om te leren ('how-to') sociale media te gebruiken. Hier kan een 'Social Media Genius Bar' een belangrijke rol spelen om de deelnemers te helpen starten en een-op-een op snelheid te brengen. Als de vraag echt aantrekt, kan het interessant worden om korte introductiecursussen voor groepen te starten, hetzij aan de Genius Bar of in een apparte ruimte.
Barrière 3: Gebrek aan kennis
Zodra de deelnemers de noodzaak begrijpen en weten hoe ze kunnen delen, moeten ze ook weten waar en hoe. Hierbij is het belangrijk dat in zo veel mogelijk communicatie de hashtag (= 'virtuele locatie') en het beoogde doel (= "Sharing = Caring: deel wat je leert, zodat anderen er voordeel uit kunnen halen") worden toegevoegd. Zowel online als offline, denk aan handboek, badges, banners, layards, powerpoint blonen, e-mails en mondeling. Mogelijk kun je dit laten uitleggen in een video van 1 minuut door de voorzitter of iemand anders die hoog staat aangeschreven onder de aanwezigheden en die dat delen vóór de conferentie begint.
Barrière 4: Gebrek aan connectiviteit
Zodra je al het bovenstaande hebt georganiseerd, komt er een logistiek probleem naar voren: mensen die willen delen en weten hoe te delen, kunnen erg chagrijnig worden als ze dat niet kunnen wegens een gebrek aan connectiviteit. Voor nationale deelnemers is dit meestal minder een probleem wegens de beschikbare lokale mobiele databundels, maar voor internationale gasten zal dit wel het geval zijn. Een neveneffect wanneer mensen intensief Social Media gaan delen en regelmatig nakijken, is dat hun batterije vlug leegraakt. Idealiter voorzie je stopcontacten in de verschillende ruimtes en cateringzones (en vooral aan de Social Media Genius Bar).
Wat ik persoonlijk aan deze 4 barrières leuk vind, is het feit dat allemaal logistieke kwesties zijn bij het plannen van een congres of evenement. Helemaal niet tech-y! Wat betekent dat jij dit makkelijk moet kunnen oplossen. Toch?
Ik lees heel graag jullie ervaringen in de reacties!
