Het web staat vol met blogposts en artikelen over hybride evenementen. En ze hebben allemaal iets gemeen, wat ik persoonlijk echt storend vind: ze trekken een scherpe rode lijn tussen 'live' en 'virtuele' deelnemers en behandelen hen als twee totaal verschillende, onafhankelijke groepen.
Dit onderscheid is niet alleen verwarrend maar leidt ook tot een verkeerde dienstverlening naar beide groepen.
Geen 'virtuele' maar een 'live online' deelnemer
Ten eerste spreek ik liever van een 'online deelnemer' dan van een 'virtuele deelnemer', want dat laatste associeer ik met 'fictief'. Bovendien denk ik dat deze term niet helpt om organisatoren van evenementen eraan te herinneren dat online deelnemers nog altijd echte mensen zijn.
Ten tweede zijn online deelnemers net zo 'live' aanwezig als de fysiek aanwezigen. Wanneer je een evenement in real-time volgt, maakt het geen verschil of je nu op de plaats bent waar het gebeurt of ergens anders. Een voetbalwedstrijd of een concert kan ook 'live' worden uitgezonden op tv.
Ook jij organiseert nu al een bijna altijd een 'hybride evenement'
In feite is de lijn tussen fysieke en online aanwezigen erg wazig. Fysieke en online deelnemers zijn met elkaar verbonden via hun telefoons en Sociale Media kanalen. Thuisblijvers kunnen deelnemen aan de discussies over je evenement, met of zonder jou toestemming. Bezoekers zullen zich met de buitenwereld verbinden zonder je dit te vragen (mits ze toegang hebben tot het internet vanaf je evenementenlocatie, maar daar heb ik in het verleden al genoeg over gezegd).
Conclusie: er bestaat sowieso toch al een verbinding tussen beide groepen. Als slimme eventplanner gebruik je juist moderne technologie om dat te versterken en in je voordeel te gebruiken. Zorg ervoor dat fysieke bezoekers terugkomen en dat online deelnemers een kaartje kopen voor volgend jaar. Is het dan voldoende om een videostream op te starten en een Twitter hashtag te promoten? Zeker niet!
Het verschil tussen een fysieke en een online deelnemer
Hoewel er zeker een verband bestaat, hebben online deelnemers hele andere behoeften dan fysieke bezoekers. Zeker, de online deelnemer heeft toegang tot (delen van) de inhoud van het evenement die je via het online platform aanbiedt en kan daarmee 'kennis' verzamelen die publiekelijk wordt gedeeld. Echter, hij ervaart een belangrijk nadeel ten opzichte van live-deelnemers. Hij is er niet fysiek aanwezig. Hij wordt niet omringd door andere mensen in een aantrekkelijke locatie, maar zit waarschijnlijk in zijn kantoor of thuis in zijn vertrouwde dagelijkse leefomgeving.
Mijn vriend en collega Neville Medhora beschreef dit in een mooi voorbeeld: "Dus als Luie Lodewijk thuisblijft, iedere sessie online volgt en netjes aantekeningen maakt, zal hij zal heel wat goede informatie verzamelen. Maar als Vriendelijke Victor wel naar de conferentie gaat, zelfs al mist hij een aantal van de sessies omdat hij een kater heeft, zal hij nog altijd meer uit de conferentie halen dan Luie Lodewijk, gewoon omdat hij op de conferentie andere mensen ontmoet, vrienden maakt, samen met de andere nerds op de conferentie kan gaan ontbijten, lunchen of dineren en een netwerk met gelijkgestemde mensen kan opbouwen."
Deze uitspraak van Neville onderstreept een belangrijk uitgangspunt: netwerken is een van de belangrijkste factoren bij het stimuleren van mensen om een evenement fysiek bij te wonen. De online deelnemer kan niet profiteren van de ongelooflijke zakelijke voordelen om face-to-face te netwerken. Hij kan alleen maar profiteren van de droge kennis in presentaties, workshops en brainstorms in de livestreams. Daarom om hem ervan te overtuigen op je evenement te blijven is het cruciaal om hem voortdurend inspirerende en informatieve inhoud aan te bieden en hen zo veel mogelijk te betrekken in het gesprek dat zich online ontvouwt.
Hoe betrek je online deelnemers bij je evenement?
Helaas vergeten veel organisatoren dat online deelnemers hun evenement op een heel andere manier beleven dan de fysiek aanwezigen. Live-deelnemers zijn op een bepaalde manier gebonden aan je evenement omdat ze een ticket kochten en er naartoe zijn gereisd. Online aanwezigen deden dat niet.
Even makkelijk als ze toegang hebben gekregen tot je platform, kunnen ze ook vertrekken zodra ze zich vervelen. Vergeet niet dat online deelnemers nog steeds echte mensen zijn, die betrokken willen worden, actief aan je evenement willen deelnemen en geen passieve ontvangers van je informatie zijn. Als je een slechte virtuele gastheer bent, zullen je online bezoekers niet alleen weglopen, maar ook twitteren over hun teleurstelling en al je uitnodigingen voor toekomstige evenementen negeren.
Wat ze dus nodig hebben is een speciaal programma dat inspeelt op hun behoeften en hen een kans geeft om op hun eigen manier deel te nemen aan de fysieke gebeurtenis. Om je daarbij te helpen, heb ik een aantal tips verzameld op basis van het advies van doorwinterde professionals in hybride evenementen en ook mijn eigen ervaring. Lees ze, pas ze toe en voel je vrij om te experimenteren met je eigen ideeën:
- Zorg voor een speciale online presentator die zich specifiek tot de online deelnemers richt en ervoor zorgt dat ze zich welkom voelen.
- Bouw een online helpdesk op om te reageren op hun vragen en opmerkingen.
- Stel moderators aan om de discussies en betrokkenheid te bevorderen.
- Voeg verslaggevers toe die nieuws brengen over zaken die niet direct via de livestream kunnen worden getoond.
- Denk na over extra content voor online deelnemers om situaties op te vullen waaraan zij niet kunnen deelnemen, zoals koffiepauzes, netwerkbijeenkomsten enzovoort.
- Gebruik sportevenementen en talkshows op TV als een bron van inspiratie om relevante en leuke content te ontwikkelen. Waarom geen exclusief interview met VIP-bezoekers of een 'Achter de schermen van ...' voorzien?
Deel je ervaringen!
Zoals je ziet, zijn er tal van mogelijkheden om de online aanwezigen een geweldig virtueel evenement te laten ervaren. Ik weet zeker dat je er nog meer kunt bedenken. Er zijn geen beperkingen aan je verbeelding. Wat heb je in dit verband zelf ervaren dat je echt leuk vond?
