Je had me al bij 'hallo'. Dat is wat je hoopt dat je deelnemers zullen zeggen als ze je welkomstbalie verlaten. Het gaat er niet alleen om dat één persoon dat zegt; je wilt dat al je deelnemers die uitspraak op de punt van hun tong hebben.
Om een succesvolle welkomstbalie te hebben, moet je elk klein detail plannen. Het onthaal is het startpunt van je evenement. Het is daar waar de magie gebeurt, waar mensen naartoe gaan voor antwoorden en verzamelen. De basis is: je moet voorbereid zijn. Het gaat in deze industrie tenslotte allemaal om de planning.
En om te beginnen: definieer verwachtingen voor je onthaal
Begin met het aanstellen van een manager. Dit zal de persoon zijn waar iedereen naartoe gaat met vragen en die ervoor zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Vervolgens draag je iedereen specifieke verantwoordelijkheden op. Zorg ervoor dat ze weten wat hun rol is. Op die manier hoeft je team niet te zitten klungelen over wie wat doet. Je welkomstbalie zal zo werken als een goed geoliede machine.
Zodra de rollen verdeeld zijn, is het tijd om na te denken over het uiterlijk. Zorg ervoor dat je balie netjes is ingericht. Dus geen lanyards verspreid over de hele balie, het ontbreken van een georganiseerd aanmeldsysteem of verwarring onder je deelnemers over wie ze moeten benaderen. Als je gebruik maakt van aanmelding via webregistratie, zoals etouches, hou dan mensen met tablets klaar in meerdere rijen om mensen in te checken. Achter hen heb je dan een tafel waar hun badges klaarliggen om te worden afgedrukt. Beschikken over een stap-voor-stap proces laat je deelnemers zien hoe georganiseerd je bent.
Nu je balie een A+ gekregen heeft voor het uiterlijk, ga je verder naar je team. Je onthaalteam moet er op elk moment presentabel uitzien, want je hebt maar één kans om een eerste indruk te maken. Maak een checklist met items voor hen:
- Zakelijke kledij, business casual of evenementenkledij (staf of T-shirts van het evenement of uniform)
- Geen kauwgom
- Een glimlach (gastvrije houding)
Tot slot, wees op alles voorbereid
Nogmaals, dit heeft alle te maken met op voorhand de dingen te plannen. Hou Murphy's Law in de gaten - alles wat mis kan gaan, zal mis gaan.
Anticipeer de behoeften van je deelnemers. Zorg voor een noodkit aan het onthaal: EHBO kit, veiligheidsuitrusting, bureau-accessoires en diverse andere materialen. Wat ga je doen als een deelnemer een scheur in haar rok ontdekt en naar je toekomt voor hulp? Als je een naald en draad hebt klaarliggen, ben je een held! Ze zullen waarderen dat je op alles bent voorbereid.
Wat als er een deelnemer naar je balie komt op zoek naar meer informatie over de sessies, maar je weet daar helemaal niets over? Ga je gewoon zeggen: sorry, ik kan je niet helpen? Nee! Hou een lijst klaar met contactpersonen en telefoonnummers, en met wie verantwoordelijk is voor wat. De leider van je welkomstbalie moet de juiste persoon kunnen bereiken en het antwoord op de vraag van de deelnemer kunnen krijgen.
Als het gaat over technologie, plan altijd voor het ergste. Misschien komt er een grote storm over en verlies je de Wi-Fi voor 15 minuten. Ga je je deelnemers vertellen om even te wachten met het aanmelden? Zeer zeker niet! Hou een gedrukte lijst klaar of een lijst in een formaat dat je op je tablet kunt lezen zonder Wi-Fi. Elke oplossing is een goede oplossing, zolang je deelnemers maar niet hoeven te wachten. Je moet hen laten zien dat zij je hoogste prioriteit zijn!
Als het gaat om een welkomstbalie, zou je dan geen hekel hebben aan mensen die onvoorbereid zijn? Je verwacht het beste, dus geef ze het beste! Laat ze verliefd worden op je evenement vanaf het moment dat ze zich aanmelden. Haal nog meer tips voor een sterrenonthaal op het wethink-blog van etouches.
