De belangstelling voor hybride evenementen is groot, dat leid ik af uit de veel gebruikte zoekterm 'Wat is een hybride evenement?'. Terecht.
Door je congres of evenement uit te breiden met een interactieve live uitzending genereer je meer publiek en meer betrokkenheid van je doelgroep. Recente hybride congressen rapporteren online deelnamecijfers van +400%! In dit artikel laat ik je graag zien wat de mogelijkheden zijn voor jouw volgende evenement. Hoe pak je dat nou aan?
Dus: Wat is een 'hybride evenement' eigenlijk?
Als definitie van een hybride evenement hanteer ik "een fysieke bijeenkomst waar tegelijkertijd ook een online publiek aan deelneemt". Zo simpel. De essentie is dat zowel een fysiek als een online publiek op hetzelfde moment dezelfde ervaring of inhoud tot zich kunnen nemen vanaf verschillende locaties.
Vergeet de live stream: betrek je publiek bij een hybride evenement
We hebben allemaal wel eens gekeken naar een live stream: spreker in beeld, slides ernaast. Nogal saai, knap als je niet 'weg zapt'. Een hybride evenement is veel meer dan een registratie. In een hybride evenement vul je het fysieke programma aan met een interactief online onderdeel. Daarmee bereik je een extra groot (internationaal) publiek, dat actief participeert.
De randvoorwaarden voor hybride succes: interactief, kort en entertaining
Juist online moet je je publiek verleiden; ze zijn immers met één klik vertrokken. Daarom kijken we met het team van LiveOnlineEvents altijd goed naar wat werkt in de televisiewereld en combineren we dat met de mogelijkheden van internet. Dit zijn de randvoorwaarden van een geslaagde online uitzending:
- De beelden zijn dynamisch
- Er zijn minimaal drie of vier camera's aanwezig die vanuit verschillende standpunten registreren. Dit maakt dat je als kijker letterlijk 'dichtbij' de inhoud en de ervaring kan komen. Het schakelen van de shots houdt je geboeid aan het beeld.
Hybride evenementen hebben ook een groot verschillen met TV kijken: de deelnemers zitten met hun handen vlakbij een toetsenbord. Bedenk daarom hoe jouw online kijkers mee kunnen doen; bijvoorbeeld door vragen te stellen (via chat of Twitter) die live behandeld worden. Ook andere vormen van interactiviteit zijn mogelijk, zoals een poll, quiz of een gezamenlijke online brainstorm.
Als deelnemer aan een hybride evenement is het een bijzondere ervaring om te merken dat je met allerlei mensen verspreid over het hele land (of wereld) naar dezelfde inhoud zit te kijken. 'Watching alone together'. Om die energie te focussen en zoveel mogelijk mensen tegelijkertijd online te hebben, duurt een goede uitzending ongeveer twee uur; een redelijke span of attention voor online publiek. Bovendien kun je dan ook heel duidelijk laten voelen dat er nog veel meer 'evenement' is, dat de online kijker verder moet missen. Moeten ze de volgende keer maar wel komen!
Het is relatief makkelijk om een kijkers te werven op basis van een aansprekend onderwerp. Cherry-picking is het devies: kies een duidelijk thema en bouw daar je uitzending omheen. Idealiter is dat het onderwerp dat het meest leeft onder je doelgroep. Zo trek je kijkers die jouw evenement of congres nog niet kennen, maar na het zien van de online uitzending ongetwijfeld overwegen om volgende keer ook eens fysiek te komen kijken.
Een goede uitzending is zo entertaining als het verslag van een voetbalwedstrijd of een moderne talkshow. Er is altijd een presentator, er zijn gasten en er is een moderator die de online bijdragen regisseert. Het zijn de simpele wetten van de televisie; je zou toch dom zijn als je van al die jaren ervaring geen gebruik maakt.
Componenten van een hybride evenement: zo bouw je de uitzending op
Een typische online uitzending van een hybride evenement ziet er zo uit:
een voorbeschouwing waarin de context en het onderwerp wordt neergezet. Je kunt dit gebruiken om belangrijke sprekers en experts te introduceren. Of om juist onderdelen van het congres of evenement (denk aan snapshots van andere sessies, interviews met fysieke deelnemers, entertainment etc) in beeld te brengen die op een ander tijdstip plaatsvinden.
een live registratie van een presentatie of seminar, met eventueel de mogelijkheid om online vragen te stellen. De online moderator kan deze inbrengen namens de kijkers op afstand stellen aan de spreker of dagvoorzitter.
nabeschouwing/afsluiting. Daarin kan bijvoorbeeld een exclusieve Q&A met de keynote spreker, speciaal voor je online publiek, een grote trekker zijn.
Een 'Hybride Hub': Samen kijken in satellite events
De hybride uitzending leent zich goed om samen te kijken. Het verhoogt de betrokkenheid nog meer (denk aan voetbal kijken in de kroeg!) en is ook een stimulans voor interactie. Bij een congres kun je bijvoorbeeld denken aan het organiseren van 'hubs' op universiteiten of bij sponsoren op hun kantoor. Bij zakelijke evenementen zien we wel dat de collega's van mensen die aan het fysieke event deelnemen, samen een stuk meekijken zodat ze beter op de hoogte zijn van waar hun collega mee terugkomt.
Hybride evenement genereert een bereik tot 10x zo groot
Er gaat niets boven de kracht van een fysieke ontmoeting, dat weet iedereen. Een uitzending zal de fysieke deelname dan ook niet verminderen. Integendeel! Wat er namelijk wel gebeurt: mensen die niet kunnen komen of het er nog nooit van hadden gehoord, pikken toch de highlight(s) van het congres mee. Als die goed zijn, begrijpen ze zelf wel dat ze de volgende keer dus wèl willen afreizen naar de fysieke bijeenkomst.
Het is nou eenmaal een gegeven dat er op ieder evenement meer mensen van de beoogde doelgroep niet aanwezig zijn dan wel. Bijvoorbeeld op een ICCA hybride event in 2013 waren 84 deelnemers fysiek aanwezig. De online uitzending trok 604 extra deelnemers uit 75 landen.
Van hen deden er bijna 300 een bijdrage via de chat of Twitter. En juist door al deze interactie op Social Media bereik je ook weer een nieuw publiek. In het geval van dit specifieke evenement meer dan 40.000 accounts! Dat is het mooie: met een hybride evenement geef je mensen een aanleiding en een onderwerp om het op Social Media over jouw congres of evenement te hebben. En dat is toch precies wat je wil?
Lange termijn effect hybride evenementen: extra bereik en nieuwe deelnemers
Met een hybride evenement haal je niet alleen de factor 'plaats' weg, maar ook de factor ‘tijd’. De uitzending kan (in delen) online later nog bekeken worden, wat het bereik op lange termijn extra vergroot en ook een nieuw publiek aanboort. Daarnaast zijn alle vragen die de online kijkers stellen een enorme schat aan inspiratie: dit is letterlijk waar je doelgroep meer over wil weten!
De online uitzending is het meest aantrekkelijk voor sponsors
Het brede bereik maakt een hybride component extra aantrekkelijk voor sponsors. Ze zijn niet alleen zichtbaar voor de fysieke deelnemers van het congres of evenement, maar ook voor de online deelnemers. Niet alleen tijdens het evenement, maar door de online videos ook nog jaren daarna. In combinatie met het gegeven dat een hybride evenement bijzonder goed werkt om buzz te genereren op Social Media, maakt een online uitzending een van meest aantrekkelijke proposities om te sponsoren. Waarschijnlijk kun jij, net als veel van onze klanten bij LiveOnlineEvents, zo'n online uitzending helemaal kostenneutraal produceren. Wie wil dat nou niet?!
De belangrijkste eerste stap: zelf een hybride evenement ervaren!
Het is mijn belangrijkste tip die ik geef in alle presentaties over hybride evenementen: zorg dat je het als deelnemer een keer hebt meegemaakt! Pas dan begrijp je hoe het voelt om op afstand mee te doen. Wat er zo leuk en spectaculair aan is. Maar ook wat de uitdagingen zijn en waar jij als organisator van jouw evenement of congres dus goed op moet letten. Kortom, wil je zelf ervaren hoe het werkt? Stuur me even een berichtje en dan laat ik je weten wanneer we de eerst volgende uitzending hebben. Je bent dan van harte welkom om mee te doen. Misschien komt jouw bijdrage wel in de uitzending!
Lees ook:
