7 tips voor digitale uitnodigingen

Eventorganisatoren kiezen meer en meer voor de digitale uitnodiging om hun gasten uit te nodigen. Dat is snel, gemakkelijk en budgetvriendelijk. Maar wat zijn de do's en don'ts om gasten via mail over de streep te trekken?

 

Hoe stel je een digitale uitnodiging op? Wat is het belang van de juiste aanspreking? En wanneer blijft een papieren uitnodiging een must?  

 

 

1. Kies bewust voor digitaal of papier

Digitale uitnodigingen zijn al langer aanvaard en gangbaar, maar als je een hoogstaand evenement organiseert, kan een e-mail vaak te informeel zijn. Zo kies je bij formele huwelijken en chique diners best voor een uitnodiging die uitstraalt dat het om een belangrijk evenement gaat. Dus kies je voor een mooi drukwerk dat je tijdig op de post doet. Digitale uitnodigingen zijn perfect voor informelere, kleinere evenementen zoals een verjaardagsfeest of receptie. Maar je kan ook andere redenen hebben om voor digitaal te kiezen: als je milieubewust, snel of budgetvriendelijk wil zijn, bijvoorbeeld, is e-mail dé oplossing.  

 

 

2. Stel je contactenlijst slim samen

Omdat de digitale uitnodiging kosteloos is, zijn veel eventplanners geneigd om hun contactenlijst uit te breiden en zo de kans op meer aanwezigen te verhogen. De pro’s adviseren echter om strategisch te werk te gaan. Kijk de contactenlijst nauwkeurig na. Voeg indien mogelijk een persoonlijk bericht toe. Mensen weten dadelijk wanneer ze slechts een nummertje in contactenlijst zijn.  

 

 

3. Pas je taal aan

Schrijf je uitnodiging in correcte en verzorgde taal. Gebruik geen slordige of ondoordachte schrijfstijl of –taal. Zoek de juiste toon. Maak het niet te overdreven formeel of te familiair. Je taalgebruik mag zeker wat informeler zijn bij een digitale uitnodiging, maar blijf beleefd. Je kan de tekst formeel maken door het gebruik van zinnen als 'uw aanwezigheid is gewenst' of net wat minder formeel maken met 'X en Y nodigen u uit'. Vermijd echter wollige taal in digitale uitnodigingen. Dat is verleden tijd.  

 

 

3. Geef je gasten voldoende informatie

Via een digitale uitnodiging kan je op voorhand inspelen op mogelijke vragen. Je kan verwijzen naar routeplanners of een link toevoegen naar de agenda van je gasten zodat het evenement automatisch ingepland staat en met hun telefoon gesynchroniseerd wordt. De verwijzing naar openbaar vervoer is ook een handig item dat vaak vergeten wordt. Bij een digitale uitnodiging, kan je je gasten ook na het inschrijven op de hoogte brengen van belangrijke informatie. In je bevestigingsmail, kan je hen extra informatie meegeven over de dress code, de locatie, of er een rode loper zal zijn... Eventueel voeg je afbeeldingen toe. Vermeld niet alleen dat er een rode loper is, toon het ook. Zorg ervoor dat je gasten zich kunnen inbeelden hoe het evenement er zal uitzien. Zo kunnen ze zich voorbereiden en weten ze wat hen te wachten staat.    

 

 

4. Combineer een digitale en papieren uitnodiging

Soms vragen verschillende gasten een andere aanpak. In sommige gevallen kan je VIP's een papieren uitnodiging met een geschenkje bezorgen terwijl de andere gasten een digitale uitnodiging ontvangen. Je mag soms een verschil maken en voor de VIP's iets extra voorzien.  

 

 

5. Doe iets meer dan verwacht

Je uitnodiging printen op papier van hoge kwaliteit is niet de enige manier om indruk te maken op je gasten. Ook aan een digitale uitnodiging kan je veel tijd, aandacht en energie besteden. Dat het ontwerp op maat van je evenement is, is belangrijk. Je kan je uitnodiging zelf ontwerpen via online tools of beroep doen op een professional. Als je uitnodiging verstuurd is, is je werk nog niet gedaan. Als je digitaal werkt, kan je veranderen, pimpen of aanpassen. Je kan inspelen op de antwoorden die je krijgt. Als het resultaat niet is wat je verwacht, kan je het ontwerp bijstellen of veranderen of verschillende uitnodigingen versturen naar aparte doelgroepen. En wat dacht je van bijvoorbeeld een video boodschap?

 

 

6. Follow up

Je wil dat zoveel mogelijk gasten zich inschrijven via je digitale uitnodiging. Zorg er echter voor dat je de mailbox van je gasten niet overspoelt met vervelende reminder e-mails. In sommige gevallen, kan je best de gasten opbellen. Als je toch liever een digitale reminder verstuurt, kan je dit best niet te frequent doen.