91% van de evenementenorganisaties die een planningssysteem gebruiken, raadt dit ook aan andere organisaties aan - zo blijkt uit een grootschalig marktonderzoek van softwareontwikkelaar Yesplan, die in het najaar van 2014 een bevraging hield bij haar klanten.
De reden hiervoor is dat planningssoftware een brede impact heeft op de verschillende lagen van een organisatie. Zo verloopt ten eerste het zakelijke luik een pak vlotter. Respondenten geven aan dat er tot 40% op de planningsuren bespaard wordt en dat er gemiddeld 23% minder dingen over het hoofd worden gezien. Het grote voordeel ziet 97% van de respondenten in het feit dat er minder gegevens dubbel moeten worden ingevoerd. De administratieve keerzijde vermindert danig, zodat er gefocust kan worden op de inhoudelijke aspecten van het evenement.
VIDEO: Gedaan met Excel! Voordelen eventplanning software
Ten tweede gaf 81% de bevraagde medewerkers aan een beter overzicht te hebben over kosten en opbrengsten van een evenement, en is er volgens 95% een beter overzicht over berschikbaarheid van medewerkers, materiaal en locaties. Hierdoor gebeuren er minder fouten gebeuren en kan er optimaler gepland worden.
Tot slot bleek dat het gebruik van software ook op persoonlijk vlak een opmerkelijk effect heeft: medewerkers hebben meer grip op wat er gaande is binnen de organisatie en kunnen daardoor beter samenwerken. Bovendien vindt 93,5% van de bevraagden dat Yesplan voeling heeft met de culturele sector en dat dit blijkt uit de software. Dit alles zorgt voor minder stress en frustratie.
