Bij het organiseren van ieder evenement is er aandacht nodig voor veiligheid. Om alle risico's van het evenement goed in kaart te brengen en tijdig de juiste veiligheidsmaatregelen te kunnen nemen, voer je op verschillende momenten een risicoanalyse uit.
We krijgen regelmatig vragen over deze soms complexe, maar onmisbare stap die aan de basis staat van een geslaagd evenement. Ik behandel een aantal van deze vragen, om een duidelijk beeld te schetsen van de voordelen van een goede risicoanalyse.
Waarom een risicoanalyse?
Net als buiten op straat, zijn er op ieder evenement veiligheidsrisico's. Een belangrijk verschil is dat op het evenement de organisator juridisch verantwoordelijk (en aansprakelijk) is voor de veiligheid van zijn personeel en bezoekers. De ernst en waarschijnlijkheid van mogelijke risico's loopt uiteen: van het risico om ergens te vallen, om betrokken raken in een vechtpartij, tot het risico om verdrukt te raken in een dichte menigte. Door het uitvoeren van een risicoanalyse, kan de organisator inspelen op voorzienbare risico’s en aantonen dat hij doordacht is omgegaan met veiligheid.
Wat houdt een risicoanalyse in?
De term levert regelmatig spraakverwarring op. Een risicoanalyse is meer dan een tabel van twintig incidenten. Hij begint met een gestructureerde inventarisatie van reëel voorzienbare risico's, op allerlei gebieden. Daarop volgt een uitwerking van scenario's. Deze geven tezamen richting aan de beeldvorming over hoe risico's zich zullen manifesteren. Hierop kan worden beoordeeld welke maatregelen nodig zijn en welk risico acceptabel is. Visualisatie, bijvoorbeeld het intekenen van publieksstromen op een plattegrond, helpt om de risico's te begrijpen.
Wanneer voer je een risicoanalyse uit?
Een deel van de risico's op evenementen heeft te maken met de inrichting van de locatie. De risicoanalyse begint daarom al tijdens het bepalen van het creatieve concept. Welke impact heeft het concept op de veiligheid? Bezoekersaantallen, activiteiten, routes, toegangspoorten, verkooppunten en andere zaken moeten in de ontwerpfase op elkaar worden afgestemd. Zou je later beginnen, dan bestaat de kans dat je sommige risico’s niet meer effectief kunt verminderen. Later in het proces zal de risicoanalyse moeten worden herhaald. Want iedere aanpassing in het evenement, de omgeving of de bezoekers, heeft potentieel gevolgen voor de veiligheid.
Wie doet de risicoanalyse?
Eigenlijk moeten alle bloedgroepen binnen de organisatie van het evenement in zekere mate worden betrokken. Het is verstandig om de taak te beleggen bij een Safety Manager. Hij moet de risicoanalyse samen uitvoeren met de event manager, de productie, de beveiliging, de medische dienstverlener en de verkeers- en vervoersdienst. Het is raadzaam om de analyse ook samen met de gemeente en de nood- en hulpdiensten door te spreken. Als alle partijen het eens zijn over de voorzienbare veiligheidsrisico’s op het evenement, voorkom je veel discussie.
Wat doe je met de uitkomsten van de risicoanalyse?
Voorkomen is altijd beter dan genezen. Als uit de analyse risico's blijken die met preventieve maatregelen te verminderen zijn tot een acceptabel niveau, dan is dat het eerste doel. De scenario's die uit de analyse voortkomen helpen om een effectieve reactie op incidenten voor te bereiden. Ze zijn bruikbaar voor het bepalen van de benodigde capaciteit, voor oefeningen (table tops) en voor briefing aan personeel. Het coördinerende team kan tijdens het evenement de risicoanalyse vergelijken met het werkelijke verloop, zodat zij kunnen bijsturen als het anders loopt dan voorzien.
