Dagelijkse kost voor elke eventmanager: samenwerken. Elk project kent vele stakeholders: de opdrachtgever zelf (vaak bestaande uit verschillende personen), leveranciers voor AV, catering, decoratie, inrichting, gadgets, ..., workshopleiders en sprekers, collega's binnen het projectteam en soms externe bureaus voor bijvoorbeeld communicatie.
Als eventmanager ben je de spin in het web en ben je daarom verantwoordelijk voor een optimale samenwerking. Deze samenwerking is onontbeerlijk voor het verloop van het project en dus uiteindelijk voor het behalen van je doelstellingen.
Onlangs coördineerde ik een project waar maar liefst vijf partijen als (gedeeltelijke) opdrachtgever bij betrokken waren, elk bestaande uit minimaal twee personen. Een flinke uitdaging dus, nog los van alle overige betrokkenen en leveranciers, en daarmee een verhoging van het risico op de gebruikelijke missers binnen een projectteam. Door de juiste principes te hanteren en te faciliteren, is het echter één van de best verlopen voortrajecten geweest in mijn loopbaan.
Gezamenlijk doel voor ogen
Een goede samenwerking valt en staat met een duidelijk doel. Heeft iedereen hetzelfde resultaat voor ogen? Zorg ervoor dat er geen dubbele agenda's zijn. In dit specifieke geval waren twee partijen leidend in het bepalen van het doel. Vanzelfsprekend waren er verschillende belangen, maar door deze onderling uit te spreken en met elkaar één gezamenlijk doel te definiëren, werden scheve gezichten voorkomen.
Als je tijdens het project merkt dat de neuzen niet meer dezelfde kant op staan, ga dan met elkaar om tafel. Zorg ervoor dat de onduidelijkheden worden weggenomen en durf zo nodig het doel bij te stellen. Als dit bijdraagt aan het resultaat dat je voor ogen hebt, dan is het meer dan de moeite waard om hier tijd in te investeren. Durf die voortrazende trein even stil te zetten, voordat je op het verkeerde spoor zit!
Maak dit ook concreet door continue te de-briefen en terug te grijpen naar eerder bepaalde doelstellingen en afspraken: zwart op wit! Mensen zijn geneigd in de heat of the moment afslagen te nemen, terwijl er een gezamenlijk uitgangspunt met strategie en randvoorwaarden was bepaald. Dat dient bewaakt te worden voor de groots mogelijke effectiviteit. Prima als dit uitgangspunt moet worden bijgesteld, maar zet ook dat op papier.
Co-creatie!
Ik ben ervan overtuigd dat het resultaat van een event of campagne het best is als het door co-creatie tot stand komt. Dat betekent dat je gezamenlijk aan het project werkt en niet als losse eilandjes je eigen taak volbrengt en aan het eind alles aan elkaar last. Een naadloos framewerk is toch de meest solide basis die je kunt hebben? Als projectmanager kun je co-creatie tot stand brengen door vanaf het begin van het project alle stakeholders om tafel te hebben. De belangrijkste partijen bepalen de outlines voor het project, tijdens de meeting worden de doelen geformuleerd en wordt het projectplan bepaald en aangescherpt. Vervolgens dienen er regelmatig meetings of calls te worden ingepland met een duidelijke verslaglegging, zodat iedereen te allen tijde op de hoogte is van alle wijzigingen en besluiten.
Duidelijke communicatie
Een open deur, maar heldere en duidelijke communicatie is voorwaarde voor het succesvol verlopen van een project. Dit houdt niet alleen in dat je je ervan moet verzekeren dat iedereen elkaar begrijpt tijdens een meeting. Ook het duidelijk afstemmen van onderlinge taken en verantwoordelijkheden behoort hiertoe. Wie is verantwoordelijk voor welke taak? Wie legt verantwoording af aan wie? Wie neemt de uiteindelijke beslissingen? Wat is er precies afgesproken? Zet deze op papier en zorg dat er van elke meeting een duidelijk verslag is met een planning en takenlijst.
R.E.S.P.E.C.T.
Last, but certainly not least: wederzijds respect staat bij mij hoog in het vaandel. Voor elkaar als persoon, maar met name ook voor elkaars expertise. Ieder individu werkt op zijn unieke manier en heeft zijn eigen kwaliteiten. Dat betekent niet per se dat dit ook jouw manier is... Tijdens het project met de vijf betrokken stakeholders merkte ik dat iedereen elkaar in zijn waarde liet. Er heerste een stevig vertrouwen in het volbrengen van de onderlinge taken. Mocht dit bij een project niet het geval zijn, dan ben ik van mening dat je als eventmanager moet zorgen voor onderling begrip. Ga met elkaar de dialoog aan als er onderlinge irritaties zijn of in het geval van onduidelijke takenverdeling. Daarnaast is het zaak in de gaten te houden of iedereen in zijn kracht staat. Mocht het nodig zijn om tussentijds de taken opnieuw te verdelen, dan moet ook dat onderling afgestemd te worden met het noodzakelijke onderlinge respect.
Samen is leuker!
Zo op papier klinkt het makkelijker dan het is. Samenwerken is wellicht aan de orde van de dag voor een eventmanager, dat betekent niet dat het altijd makkelijk is. Met deze basispricipes in het achterhoofd zal samenwerking echter een feestje worden en bereik je uiteindelijk ook het juiste resultaat: en dat is wat elke stakeholder wil, toch?
interessante visie