Wat protocolmanagement kan betekenen voor het succes van een organisatie wordt systematisch onderschat. En dan hebben we het niet over het protocol als stelsel van rechtlijnige en rigide regels, maar over protocol dat voortkomt uit en vormgeeft aan de strategie van een organisatie.
"Moderne protocol officers moeten in staat zijn de strategie en netwerkdoelen van een organisatie te analyseren, zodat ze die voor elk bedrijf op maat kunnen vertalen naar een protocol." Dat stelt Jean Paul Wijers - directeur Protocolbureau - terwijl hij tegelijk opmerkt dat lang niet elke protocol officer over deze competentie beschikt. Wijers ontwikkelde om die reden en in samenspraak met universiteiten en relatiemanagement- en protocolexperts bij overheden en bedrijfsleven een postgraduate opleiding Strategisch Relatiemanagement. Daarin worden diegenen die regelmatig relatie- of netwerkbijeenkomsten organiseren, opgeleid tot relatiemanagementspecialist.
De nieuwe opleiding voorziet in een duidelijke behoefte. "Voorafgaand zijn er brainstormsessies geweest met opdrachtgevers van het Protocolbureau, afkomstig uit alle sectoren bij overheden en bedrijfsleven. Zij stelden allemaal hetzelfde probleem aan de orde: hoe kunnen we meer halen uit ons netwerk? Ook bij organisaties met een protocolexpert in dienst - protocol officer of eventmanager - hadden relatie- en netwerkbijeenkomsten vaak niet het gewenste effect. Bij doorvragen bleek dan dat deze organisaties geen netwerkstrategie hadden, waardoor de bijeenkomsten niet verbonden waren aan de overall visie en strategie of de kerndoelen van de organisatie. Dat is ook een klacht die protocolmensen of eventmanagers intern vaak krijgen: dat ze operationeel met protocol bezig zijn en niet aansluiten bij het grote verhaal van de organisatie."
Dus geen effectieve relatiebijeenkomsten zonder inzicht in de visie en strategie van de organisatie?
"Absoluut! Het is heel belangrijk dat protocolmensen of eventmanagers begrijpen waarom een netwerk zo belangrijk is voor hun organisatie, dus voor hun directie/CEO/wethouder. Die kunnen namelijk alleen succesvol zijn als ze de juiste mensen kennen. Dat is een heel essentieel gegeven. Dat maakt dit werk ook zo interessant: we werken meestal operationeel, maar moeten tegelijk weten en begrijpen wat er op het hoogste niveau in hun organisatie gebeurt. We moeten in staat zijn om de strategie van de organisatie te vertalen naar een netwerkstrategie ofwel een strategie voor relatiemanagement."
Maakt die vaardigheid deel uit van de opleiding Strategisch Relatiemanagement?
"Onze deelnemers leren inderdaad hoe ze een (bedrijfs)strategie moeten beoordelen en kunnen vertalen naar een doelstrategie, zoals je dat ook bij marketingopleidingen leert. Waar wij ons echter op onderscheiden is dat wij beginnen op het strategisch niveau in de modules 1 en 2 - het waarom en hoe van een netwerkstrategie - om in module 5 operationeel te eindigen. Niet met een echte protocoltraining, wel met de vertaling van een strategie naar operationeel protocol tijdens events. Bovendien behandelen we in de modules 3 en 4 nóg twee essentiële onderwerpen: de interne lobby die een protocolspecialist moet kunnen voeren om veel mensen van verschillende afdelingen als één team te laten optreden en het trainen van de feitelijke netwerk-skills, niet alleen bij jezelf maar ook bij anderen."
De protocolmethode is een middel om de netwerkstrategie van een organisatie of bedrijf te vertalen naar effectieve netwerkmeetings. Op welke manier?
"Het heeft mij altijd verbaasd dat protocolmanagement buiten hof- en overheidskringen zo weinig wordt gebruikt zoals het bedoeld is. Namelijk als een manier om structuur te geven aan belangrijke ontmoetingen op elk niveau. Met protocol breng je mensen met elkaar in contact, bijvoorbeeld door ze naast elkaar te placeren. Bij klassiek protocol doe je dat op basis van de rangordelijst, in onze methodiek kijk je naar het stakeholdermanagement van het bedrijf of de organisatie, waarin alle relaties van een organisatie in volgorde van belangrijkheid worden beschreven. De belangrijkste mensen placeer je uiteraard op het hoogste niveau: op de eerste rij of aan de beste tafel. Bij een relatie- of netwerkbijeenkomst vertaal je het naar een protocol als leidraad voor de sales- of accountmanagers. Die kunnen op een grote bijeenkomst maar met tien, twaalf gasten spreken. Welke tien dat dan zijn, bepaal je met de protocolmethode, aansluitend bij het grote verhaal van de organisatie."
Wat is het grootste struikelblok voor effectieve netwerkmeetings?
"Bijvoorbeeld dat eventmanagers een netwerkbijeenkomst vaak niet als zodanig inrichten. Tijdens een diner van 18.00 tot 23.00 uur aan ronde tafels kun je toch niet netwerken? Een protocolspecialist kijkt met andere ogen naar een bijeenkomst, zal altijd met de eventmanager overleggen om de netwerkfunctie zo veel mogelijk te faciliteren. Verder is zelfs een goed georganiseerde bijeenkomst niet effectief zonder een goed uitgevoerde follow-up. Een ander punt dat vaak vergeten wordt, is hoe belangrijk persoonlijke aandacht is. In de hectiek van onze 21e-eeuwse maatschappij is er een enorme behoefte aan persoonlijke aandacht. Dat betekent dat 'tijd' het allergrootste geschenk is dat je iemand kunt geven. Zorgen voor rust en ruimte bij een persoonlijk ontmoeting draagt daarom echt veel meer bij aan het resultaat dan alle entertainment en culinaire hoogstandjes bij elkaar."
Tot slot: protocol heeft in deze tijd een wat negatieve lading: ouderwetse franje, die alleen maar over etiquetteregels zou gaan.
"Dat is het beeld bij het grote publiek, dat het protocol lang geleden al heeft weggezet als oubollige overbodigheid. Helaas zitten ook sommige bedrijven en organisaties op die lijn. Volkomen ten onrechte, als je kijkt vanuit het moderne protocolmanagement waarin het protocol van essentieel belang is voor je zakelijke netwerk. Wat de zaak verder bemoeilijkt is dat er ook nog een kleine groep fanatieke protocolliefhebbers is. Voor hen gaat protocol inderdaad alleen maar over de etiquetteregels en zij vinden onze moderne benadering veel te vooruitstrevend. Die groep staat een betere beeldvorming ernstig in de weg. Als moderne protocolexpert voer je dus eigenlijk een strijd op twee fronten."
Opleiding Strategisch Relatiemanagement
De opleiding Strategisch Relatiemanagement wordt vanaf 3 maart 2016 in 6 lesdagen verspreid over twee maanden op de campus van de Hotelschool The Hague gegeven. Meer informatie:
Bron: Interview en tekst: Carla van Elst
